Avantages et inconvénients de l'outil de réunion en ligne WebEx
WebEx, fabriqué par Systèmes Cisco, est l'un des plus utilisés outils de réunion en ligne partout dans le monde. Il s'agit d'un outil riche en fonctionnalités qui permet aux utilisateurs de se rencontrer sur Internet tout en partageant des écrans et en parlant via un téléphone ou via VoIP. C'est un programme robuste qui fonctionne bien sur Windows, Mac et même sur les smartphones et les tablettes, offrant aux participants la possibilité d'assister aux réunions à partir de leur appareil préféré.
WebEx en un coup d'œil
Il n'est pas étonnant que WebEx soit l'un des outils de réunion en ligne les plus utilisés, car il offre aux utilisateurs suffisamment de fonctionnalités pour créer une réunion en ligne qui donne aux participants l'impression d'être dans l'entreprise salle de réunion. Il fonctionne bien sur Windows et Mac et est un excellent choix pour ceux qui aiment assister à des réunions en déplacement à partir de leurs smartphones ou tablettes.
Avantages et inconvénients
Avantages:
Les inconvénients: Le navigateur par défaut choisi par WebEx est Internet Explorer, donc si vous préférez utiliser Firefox ou Chrome, vous devrez modifier les paramètres du navigateur avant de cliquer sur un lien partagé via l'outil.
WebEx commence à 49 $ par mois pour des réunions illimitées avec jusqu'à 25 participants chacune (au moment de la rédaction). C'est comparable à GoToMeeting, qui pour le même prix permet jusqu'à 15 participants par réunion. Les utilisateurs ont également la possibilité de payer par utilisation.
Créer et rejoindre une réunion
La création d'une réunion avec WebEx est simple, une fois que le processus de configuration initiale a été effectué et que Meeting Center a été chargé sur l'ordinateur de l'hôte. WebEx est un outil de réunion en ligne basé sur le Web, ce qui signifie qu'aucun téléchargement n'est nécessaire et que tout ce dont il a besoin pour fonctionner est un navigateur Web tel que Firefox, Internet Explorer ou Chrome.
Les hôtes peuvent inviter des participants par e-mail, Message instantané ou même dans un chat. L'invitation comprend un lien qui amène rapidement les participants directement à la réunion, leur demandant de se connecter via leur ligne téléphonique ou via VoIP. Des numéros gratuits sont fournis, et il existe des numéros d'appel pour plusieurs pays, de sorte que les participants qui travaillent à l'étranger n'ont pas à payer les frais d'appels internationaux pour assister à la réunion.
Partage de présentations et d'applications
Bien que le partage d'écran soit une fonctionnalité de base de la plupart des outils de réunion en ligne, WebEx va plus loin en donnant aux hôtes un contrôle panneau qui leur permet de discuter ou de prendre le contrôle de la réunion en privé, car ce panneau ne peut être vu par aucun autre participant. La sortie du partage d'écran est simple et se fait en un clic.
Les utilisateurs qui ne souhaitent pas partager leur écran mais souhaitent participer à une présentation de réunion en ligne ont la possibilité possibilité de partager une application telle que PowerPoint ou même uniquement le fichier de présentation unique de leur ordinateur. Le fichier ou l'application sera alors affiché sur l'écran de réunion.
Les applications peuvent être vues et contrôlées à distance par les participants si cela est autorisé par l'hôte. Si vous travaillez sur un feuille de calcul Excel, par exemple, vous pouvez laisser vos participants saisir leurs propres données pendant la réunion. WebEx dispose également d'une fonctionnalité de tableau blanc, qui permet aux utilisateurs de dessiner ou d'écrire sur le tableau blanc comme ils le feraient lors d'une réunion en face à face.
Partage de vidéos
WebEx peut détecter si un participant à une réunion a un webcam, donc si un participant décide d'être devant la caméra, il lui suffit de cliquer sur le bouton de la caméra sur le panneau de commande, et son image apparaîtra chaque fois qu'il parlera. Ceci, associé à la fonction de collaboration en direct, aide vraiment les participants à sentir qu'ils travaillent tous ensemble dans la même pièce.
WebEx est l'un des rares outils de réunion en ligne à offrir cette capacité, ce qui en fait un outil essentiel à prendre en compte si vous pensez que l'élément face-time est important dans les réunions en ligne.
Prendre des notes
WebEx dispose d'une fonction pratique qui permet à l'organisateur de la réunion d'affecter un preneur de notes dédié ou de laisser tous les participants prendre des notes directement dans le logiciel, avec son application de prise de notes. Une fois la réunion terminée, les notes peuvent être enregistrées sur l'ordinateur de chaque preneur de notes, ce qui facilite grandement le suivi de la réunion en ligne.
Les notes peuvent également être partagées avec les participants pendant la réunion, il est donc facile de revenir sur un point qui a été discuté ou une question qui a été posée en cas de besoin.
Une variété d'outils utiles
Comme mentionné, WebEx est un outil riche en fonctionnalités qui donne l'impression que les réunions en ligne ressemblent à des réunions en face à face. Par exemple, l'hôte de la réunion peut créer des sondages et décider si les participants peuvent choisir des réponses uniques, des réponses multiples ou même des réponses courtes. Les réponses au sondage peuvent ensuite être enregistrées sur l'ordinateur de l'hôte pour une analyse future. WebEx dispose également d'une fonction de discussion, où les participants peuvent discuter entre eux en public ou en privé, selon les restrictions de discussion mises en place par l'hôte.
Les hôtes ont le contrôle total de la réunion, et ils peuvent décider si participants peut enregistrer, imprimer ou faire une annotation sur un document partagé. Ils peuvent également couper le son de tous les participants lors de l'entrée, ou même couper le son de certains participants au milieu d'une réunion. De plus, les hôtes peuvent restreindre la réunion à tout moment, ce qui peut aider à empêcher les utilisateurs qui tentent de rejoindre la réunion en retard de la perturber, par exemple.
Dans l'ensemble, WebEx est un excellent outil pour ceux qui veulent se sentir comme dans la salle de réunion lors de leurs réunions à distance. L'outil regorge de fonctionnalités utiles, qui non seulement donnent aux hôtes un contrôle total sur leurs réunions, mais aident également les participants à collaborer en temps réel.