Kuinka Trellon avulla pysyt järjestyksessä

Trello on a Kanban-tyyliin projektinhallintatyökalu, joka edustaa visuaalisesti tehtäviä, jotka sinun tai tiimisi on suoritettava. Sen avulla voit nähdä, mitä kaikki tiimissä tekevät kulloinkin. Trello on maksuton ryhmille ja yksityishenkilöille, jotka johtavat yrityksiä tai haluavat seurata henkilökohtaisia ​​tehtäviä.

Trello on yksi helpoimmista saatavilla olevista projektinhallintatyökaluista käyttää ja toteuttaa, mutta sen tyhjältä pöydältä käyttöliittymä voi olla hieman pelottava. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua ja tiimiäsi saamaan kaiken irti Trellosta riippumatta siitä, millaisia ​​tehtäviä seuraat.

Mikä on Kanban?

Japanilainen valmistusprosessi, jonka Toyota otti käyttöön 1940-luvun lopulla, kertoo Kanban-tyylistä projektinhallintaa. Se pyrki tehostamaan tehtaitaan seuraamalla varastoa reaaliajassa käyttämällä lattialla olevien työntekijöiden kesken luovutettuja kortteja. Kun tietty materiaali loppui, työntekijät tekivät sen muistiin toimittajalle, joka sitten lähetti pyydetyn tuotteen varastoon. Näitä kortteja kutsuttiin usein Kanbaniksi, mikä tarkoittaa kylttiä tai mainostaulua japaniksi.

Trellon kaltaiset ohjelmistot ottavat tämän käsitteen korttien kiertämisestä ja asettavat sen visuaaliseen käyttöliittymään. Tehtävät asetetaan virtuaaliselle taululle ja sovitetaan joukkueen työkykyyn. Aluksella on alkeellisimmillaan kolme osaa: tehtävä, tekeminen (tai käynnissä) ja tehty. Tiimit voivat kuitenkin käyttää tätä työkalua millä tahansa niille sopivalla tavalla.

Trellon käytön aloittaminen

Trello käyttää tauluja, luetteloita ja kortteja sekä tarroja, luokkia, tunnisteita ja värejä auttaakseen pitämään ne järjestyksessä ja niiden tilan ajan tasalla.

Taulut ovat Trellon perusorganisaatiotyökalu, johon kiinnität luetteloita ja kortteja. Ne ovat tyypillisesti projekteja (esimerkiksi verkkosivuston uudelleensuunnittelua tai kylpyhuoneen remonttia), ja ne sisältävät luetteloita tehtävistä (kuten grafiikka ja laatoitus) ja kortit (alatehtävät ja vaihtoehdot, kuten suunnittelijan palkkaaminen tai laattojen koosta ja väreistä päättäminen).

Kun olet päättänyt järjestää luettelosi, voit lisätä kortteja, joissa voi olla tarkistuslistoja ja tunnisteita. Tarkistuslistat ovat tapa jakaa tehtävät osatehtäviin. Jos esimerkiksi käytät Trelloa loman suunnitteluun, sinulla voi olla kortti ravintolaan, jota haluat kokeilla, tarkistuslistalla, joka sisältää varauksen tekemisen, parhaiden ruokien tutkimisen ja sen tarkistamisen lapsiystävällinen.

Voit käyttää tunnisteita kuvaamaan kortin tilaa (esimerkiksi hyväksytty tai lähetetty), luokkaa (kuten tiede, tekniikka tai taide) tai mitä tahansa haluamaasi tunnistetta. Sitten voit tehdä haun, joka tuo esiin esimerkiksi kaikki tieteeseen liittyvät kortit tai kaikki hyväksytyt kortit. Sinun ei kuitenkaan tarvitse lisätä otsikkoa tarraan; Voit käyttää niitä myös värikoodaukseen (saatavana on jopa 10 väriä ja värisokea vaihtoehto).

Kun työskentelet ja suoritat tehtäviä, voit vetää ja pudottaa kortteja luettelosta toiseen helposti. Lopulta saatat haluta arkistoida kortit ja luettelot, jos käyttöliittymä tulee raskaaksi.

Trello-ilmoitukset ja mobiilisovellukset

Käyttäjät voivat jakaa kortteja tiimin jäsenille ja lisätä kommentteja, tiedostoliitteitä, värikoodattuja tarroja ja eräpäiviä. Joukkueen jäsenet voivat @maininta muut kommenteissa aloittaaksesi keskustelun. Trello hyväksyy tiedostoja tietokoneeltasi ja pilvitallennuspalveluista, kuten Google asema, Dropbox, laatikko ja OneDrive.

Mukana on myös näppärä sähköpostiintegraatio. Jokaisella taululla on yksilöllinen sähköpostiosoite, jota voit käyttää korttien (tehtävien) luomiseen. Voit lähettää liitteitä myös tähän sähköpostiosoitteeseen. Kun saat sähköposti-ilmoituksen, voit vastata siihen suoraan Trellon käynnistämisen sijaan.

Ilmoitukset, mukaan lukien maininnat ja kommentit, ovat saatavilla mobiilisovelluksissa, työpöytäselaimissa ja sähköpostissa. Trellosta on versioita iOS- ja Android-laitteille, mukaan lukien puhelimet, tabletit, kellot ja Kindle Fire.

Ilmaiset, Business Class- ja Enterprise-versiot

Trello tarjoaa yli 30 lisäominaisuutta ja integraatiota, joita kutsutaan tehostuksiksi. Esimerkkejä tehostuksista ovat kalenterinäkymä, kortin toistin toistuvia tehtäviä varten ja integrointi muihin sovelluksiin, kuten Evernote, Google Hangouts, Salesforce ja paljon muuta. Ilmaiset tilit sisältävät yhden käynnistyksen per kortti.

Kaikki Trellon ydinominaisuudet ovat saatavilla ilmaisessa versiossa. Heinäkuusta 2021 alkaen Business Class- ja Enterprise -tilaukset ovat 10 dollaria ja 17,50 dollaria kuukaudessa, ja ne maksetaan vuosittain (hieman enemmän, kun maksetaan kuukausittain), ja niihin lisätään pitkä lista etuja kuten enemmän tehoja korttia kohden, suuremmat liitetiedostot, erilaiset näkymät ja paljon muuta.