Mikä on ryhmätyö?

Termi ryhmätyö koskee usean tyyppisiä yhteistyöohjelmistoja. Yhteentoimivuutta ja kollektiivista työskentelyä usean käyttäjän ympäristössä painottaen ryhmäohjelmisto toimii portaalina, josta käyttäjät luovat ja päivittää versioohjattuja asiakirjoja, hallinnoida verkkosisältöä, jakaa sisältöä, kuten kalentereita ja postilaatikoita, ja keskustella chatin ja viestien kautta ominaisuudet.

Mitä ryhmätyö tarkoittaa?

Joissakin tapauksissa ryhmätyö on erillinen työkalu, kuten OnlyOffice-alusta dokumenttien yhteistyöhön tai Intuit Quick Base -alusta tiedonhallintaan. Muissa tapauksissa ryhmäohjelma toimii sisällönhallintajärjestelmänä (kuten WordPress) tai täyden palvelun intranet (kuten SharePoint).

Termi ryhmätyö kattaa hyvin laajat ja hyvin spesifiset ohjelmistototeutukset. Yhteistä kaikille määritelmille on kuitenkin se, että useampi kuin yksi käyttäjä tekee yhteistyötä samassa ympäristössä samoilla työkaluilla ja prosesseilla.

Ryhmätyön edut ja ominaisuudet

Ryhmätyöskentely mahdollistaa paikan päällä olevien työntekijöiden ja maantieteellisesti hajallaan olevien ryhmän jäsenten työskennellä toistensa kanssa Internetin tai intranetin kautta. Nämä ohjelmistosovellukset tarjoavat yleensä monia etuja:

• Todennus ja kirjaus: Vakiotapoja käyttää ryhmätyötä, lokeja siitä, kuka tekee mitä ja tietueita, jotka täyttävät lailliset löytövaatimukset.
• Viestintä: Chat-työkalut, ketjutetut keskusteluryhmät ja yksityiset postilaatikot.
• Interaktiivinen työ: Äänestykset, reaaliaikainen tiedostojen muokkaus ja jaettu tehtävien hallinta.
• Löydettävyys: Tiedostojen ja tietoresurssien keskustallennus, jota tukee vahva hakutyökalu.
• Koordinoidut työnkulut: Ryhmäohjelmiston hallitsemat prosessit, jotka käsittelevät hyväksyntöjä, tarkastuksia ja oikolukuja sekä tukea projektinhallintaprosesseille.
• Yrityksen tiedonhallinta: Sisäiset wikit, suojatut viiteasiakirjat, ryhmäkirjanmerkit, jaetut salasanavarastot ja versionhallintahistoriat.
• Sosiaalinen sitoutuminen ja maineenhallinta: Käyttäjäryhmät, profiilimerkit, profiilin mukauttaminen käyttäjien toimesta, pelillistäminen käyttäjätasojen kautta ja käyttäjien sitoutumiskilpailut.

Ryhmäohjelmiston käyttämisestä ei ole hyötyä vain suurten yritysten työntekijöille; yrittäjille ja freelancereille nämä työkalut mahdollistavat helpon tiedostojen jakamisen, yhteistyön ja viestinnän projekteissa etäasiakkaiden kanssa, kaikki mukavasti kotitoimistosta käsin.

Erilaiset ryhmätyöratkaisut tukevat erilaisia ​​ominaisuuksia. Useimmat ryhmätyöympäristöt eivät tarjoa kaikkia yllä lueteltuja ominaisuuksia, mutta monet tarjoavat osajoukon eri yhdistelminä.

Esimerkkejä ryhmätyöohjelmistoista

IBM Lotus Notes (tai Lotus Software IBM Lotus -verkkosivuston mukaan) oli varhainen yhteistyöohjelmistopaketti, ja sitä käytetään edelleen monissa toimistoissa. Microsoft SharePoint on toinen suuri ryhmätyöratkaisu, joka on vakiintunut suurissa yrityksissä.

IBM: n ja Microsoftin tarjonnan lisäksi suuria kattavia ryhmätyöpaketteja ovat:

• G-Suite: Googlen sähköpostin, asiakirjojen ja sosiaalisen yhteistyön alusta.
• Zoho One: Yrityskeskeinen sarja pienille ja keskisuurille yrityksille.
• Myyntivoima: Alusta asiakassuhteiden hallintaan.

Lisäksi kukoistava ryhmätyöekosysteemi kohdistetuilla käyttötapauksilla tarjoaa joustavuutta etsiä parhaita ratkaisuja käytettäväksi kalliimman kattavan ryhmäohjelman kanssa tai sen sijaan sviitti:

• Basecamp: Suosittu maksullinen projektinhallintatyökalu.
• Värjötellä: Tarjoaa ilmaisen mutta rajoitetun tilin ja maksulliset tilit.
• Xero: Tarjoaa täydellisen online-kirjanpitojärjestelmän pilvessä.
• WordPress: ilmainen alusta verkkopohjaiselle sisällölle.