Etkö pysty keskittymään etäkokouksiin? Et ole yksin

Jos työskentelet etänä, on hyvä mahdollisuus, että olet tehnyt useita asioita kokouksen aikana kuluneen viikon aikana – etkä ole yksin.

Uusi lehti Microsoftin julkaisemat numerot ratkaisevat ongelman. Vaikka moniajo oli harvinaista lyhyissä, pienissä kokouksissa, se nousi lähes yleismaailmalliselle tasolle kokouksissa, jotka kestivät yli tunnin. Se ei kuitenkaan ole huono uutinen: Microsoft Teamsin käyttöön keskittyvä paperi ehdottaa useita tapoja, joilla työntekijät voisivat parantaa keskittymiskykyään.

"FocusAssist for Windows on jo toimitettu ja voisi olla valtava apu tässä", tohtori Mary Czerwinski, kumppanitutkija ja Microsoftin tutkimuspäällikkö, sanoi sähköpostitse. "Keskitysajan ajoittaminen Cortanan kautta on toinen käytettävissä oleva vaihtoehto Outlookissa."

Mitä etätyöntekijän tulee tehdä?

Moniajoa kokouksessa pidetään usein töykeänä tai haitallisena, ja lehti havaitsi, että tämä joskus osoittautui todeksi. Tutkijat väittävät kuitenkin monimutkaisemman asian. Kaikki moniajo ei ole negatiivista, ja työkalujen avulla voidaan ohjata etätyöntekijöitä kohti myönteisiä tuloksia.

Osallistujat kuvailivat positiivisen moniajon edut nimettömässä päiväkirjassa. "Olen ollut vähemmän turhautunut kokouksiin, jotka eivät olleet minulle kovin hyödyllisiä", sanoi yksi.

Toiset sanoivat arvostavansa valintaa kiinnittää erityistä huomiota tarvittaessa ja keskittyä sitten muualle, kun sitä ei ole. Osallistujat sanoivat, että moniajo auttoi heitä löytämään kokoukseen liittyviä tietoja, kuten aiheeseen liittyviä tiedostoja tai sähköpostinvaihtoja.

Dr. Czerwinski sanoi, että etätyöntekijät, jotka käyttävät Microsoft Teamsia tai Windowsia, voivat kääntyä Focus Assistin ja Keskity aika poistaaksesi häiriötekijät, jotka eivät liity kokoukseen, ja varaa aikaa keskittyä tiettyihin asioihin tehtäviä. Paperi suosii kaikkia työkaluja, jotka syrjäyttävät työntekijöiden huomion ulkopuoliset vaatimukset kokouksen aikana.

Uudet, paremmat ominaisuudet etätyöympäristöissä voisivat mennä vielä pidemmälle kannustamaan positiivista moniajoa. Paperissa ehdotetaan kokouskohtaista "fokusointitilaa", jonka avulla työntekijät voivat tehdä monia asioita kokoukseen liittyvillä tavoilla, kuten sähköpostien tai tiedostojen avaaminen kokouksen käyttöliittymässä toisen ikkunan tai ohjelman sijaan. Tämä rohkaisisi positiiviseen moniajoon ja poistaisi muista ohjelmista löytyvät häiriötekijät.

Tutkijat ehdottavat myös parannettuja esityslistatyökaluja, joiden avulla työntekijät voivat lähteä kokouksista aikaisin tai liittyä kokouksen puoliväliin, jos vain osa kokouksesta on merkityksellistä. Tämä voisi taistella kaiken huomion perimmäistä vihollista vastaan: pitkiä, tylsiä kokouksia.

Etätyöntekijät käyvät läpi pitkissä kokouksissa

Moniajo ei ollut erityisen yleistä, kun kaikki kokoukset koottiin yhteen: noin 30 % kokouksista sisälsi sähköpostin moniajoa ja noin 24 % näki tiedostojen moniajoa.

Mutta se muuttui keston myötä. Ei ole yllättävää, että alle 20 minuuttia kestäneet kokoukset osoittivat muutamia tapauksia moniajosta, mutta ne kiihtyivät järkyttävällä nopeudella, kun kokoushuume oli päällä.

20–40 minuuttia kestävä kokous sai osallistujat lähes kaksi kertaa todennäköisemmin etsimään muita 80 minuutin maratonin murhaaminen oli yli kuusi kertaa todennäköisempää, että työntekijät hajamielivät.

Kokouksen koko - kuten osallistujien määrä - oli myös ratkaiseva. Henkilökohtaiset tapaamiset rohkaisivat vähiten moniajoon, eikä kolmas henkilö juurikaan muuttanut tulosta. Mutta muihin tehtäviin uppoaminen tuli todennäköiseksi, kun videopuheluun ilmestyi enemmän kasvoja. Moniajo oli yli kaksi kertaa todennäköisempää tapaamisessa, jossa oli 10 henkilöä tai enemmän.

Eräs osallistuja kuvaili suhteellista motivaatiota. "Isoissa kokouksissa, kuten kaupungintaloissa, minulla on tapana pysähtyä kuuntelemaan, kun puhutaan jotain kiinnostavaa", sanoi osallistuja. "Lopun aikana en näytä keskittyvän työhön ollenkaan."

Dataan sisältyi toinenkin heikompi, mutta yllättävämpi tulos: sovitut tapaamiset ovat huonoja uutisia. Suunniteltu kokous oli noin puolitoista kertaa todennäköisemmin kannustava moniajolle kuin tilapäinen kokous. Suunnitelluista kokouksista toistuvat kokoukset olivat hedelmällisin häiriötekijä.

"Se, miten etäkokoukset ajoitetaan ja rakennetaan, liittyy merkittävästi siihen, milloin ja missä määrin ihmiset jakavat huomionsa", lehti päättelee. Joten ennen kuin painat tunnin mittaisen kokouskutsun lähetyspainiketta, harkitse uudelleen – ellet halua antaa työtovereillesi aikaa tyhjentää postilaatikkonsa.