Kiinni
Valikko

Skannerin käyttäminen järjestäytymiseen

click fraud protection

Mitä tietää

  • Ennen kuin digitoit tiedostot, luo kansiot ja alikansiot tiedostojen järjestämistä varten.
  • Varmista, että skanneri tai tulostin tukee Optical Character Recognition (OCR) -ohjelmistoa ja että sinulla on OCR-ohjelmisto asennettuna.
  • Prosessi vaihtelee sen mukaan, haluatko skannaa asiakirja Macilla tai skannaa asiakirja Windowsissa.

Paperiasiakirjojen digitalisointi voi auttaa järjestämään tärkeitä papereitasi. Digitaaliset tiedostot, mukaan lukien PDFs, voidaan muuntaa haettavissa oleviksi tiedostoiksi käyttämällä optinen merkintunnistusohjelmisto (OCR). joka tulee yleensä tulostimen mukana. Tämä tarkoittaa, että tietosi eivät vie tilaa, ja ne on helpompi löytää. Voit myös tallentaa digitaaliset tiedostosi CD- tai DVD-levylle, flash-asemalle tai online-tallennustilaan. Näin järjestät skannatut asiakirjat.

Tasoskanneria käyttävä henkilö
anyaberkut / Getty Images

Skannerin käyttäminen järjestäytymiseen

Tässä on joitain vaiheita, joiden avulla voit järjestää yrityksesi tai kotisi skannerin avulla. Tarvitset asiakirjaskannerin tehdäksesi tämän. Sen ei tarvitse olla kallista tai hienoa. Jos sinulla ei ole sellaista, aloita näistä

valokuvaskannereiden ja asiakirjaskannerien arvostelut parhaita ostoksia varten.

Jos et halua erillistä skanneria, niin edullinen all-in-one-tulostin tekee työn.

  1. Käy paperityösi läpi ja päätä, mitä voit digitoida ja mitä voit turvallisesti heittää.

    Tämä kestää todennäköisesti jonkin aikaa. Työskentele tarvittaessa pienissä erissä.

  2. Ennen kuin digitoit tiedostot, luo kansiot ja alikansiot tiedostojen tallentamista varten. Mieti tarvitsemasi luokat ja luo kullekin kansio. Laita luottokorttikuitit yhteen kansioon, autovakuutuspaperit toiseen. Puhelinlaskut, päivittäistavarakuitit, kodin korjauslaskut ja niin edelleen voidaan sijoittaa erillisiin kansioihin. Luo jokaiseen kansioon alikansioita jokaiselle vuodelle (tai kuukaudelle). On helpompi aloittaa organisoidulla järjestelmällä ja lisätä uusia papereita oikeaan tiedostoon kuin järjestää järjestelmä uudelleen aina, kun uusi kuitti skannataan.

    Luo uusi kansio Windowsissa napsauttamalla työpöytää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Uusi > Kansio. Toista tämä vaihe, kun olet uudessa kansiossa luodaksesi alikansion. Luo uusi kansio Macissa valitsemalla Tiedosto > Uusi kansiotai paina Siirtää+Komento+N.

  3. Varmista, että skannerin tai tulostimen mukana tuli optinen merkintunnistusohjelmisto (OCR). Tämän avulla voit skannata asiakirjoja PDF-muotoon ja muokata tiedostoja. On hyvä mahdollisuus, että kunnollinen OCR-ohjelmisto on asennettu Windows-tietokoneellesi.

    Jos OCR-ohjelmistoa ei ole asennettu tietokoneellesi, ABBYY FineReader ja Adobe Acrobat Pro DC ovat suosittuja vaihtoehtoja.

  4. On aika skannata asiakirjasi. Kuinka teet tämän tarkalleen, riippuu käyttämäsi skannerin tyypistä ja ohjelmistosta.

    Lifewiressa on oppaat asiakirjojen skannaamiseen Windows ja Mac.

  5. Kun olet valmis digitoimaan asiakirjat, pysy fyysisen paperityön päällä. Varmista, että skannaat asiakirjat automaattisesti aina, kun saat uusia kuitteja tai papereita. Muuten paperit alkavat taas kasautua.