Automaattiset kansiot ovat Dropboxin uusi salainen ase

Dropbox tekee järjestää kansiosi automaattisesti puolestasi, nimeämällä uudelleen, siirtämällä ja jopa kääntämällä kaiken, mitä sinne pudotat.

On monia tapoja automatisoida Dropboxin kansiot – loppujen lopuksi se on vain kansio täynnä tiedostot, mutta sisäänrakennetun työkalun käyttö voi tarjota muutamia etuja mukavuuden, turvallisuuden ja luotettavuus. Ja voit silti käyttää kaikkia haluamiasi kolmannen osapuolen työkaluja. Joten miksi automaattiset kansiot ovat niin hyvä idea, ja mitä ne voivat auttaa sinua?

"[Automaattiset kansiot ovat] uskomattoman helppo tapa hallita mitä tahansa suuria, usean tiedoston ja monen osallistujan projekteja." Devon Fata, verkkokehittäjäyhtiö Pixoulin toimitusjohtaja kertoi Lifewirelle sähköpostitse. "Hyvän ja kaikille toimivan organisaatiojärjestelmän rakentaminen on jatkuvaa taistelua kaikenlaisessa projektipohjaisessa työssä, ja se voisi säästää paljon aikaa näillä alueilla."

Arkistoinnin loppu

Kansiot ovat usein sekaisin. Pudotamme tiedostot kansioon puhdistaaksemme esimerkiksi työpöytämme, ja sitten vedämme osan tiedostoista alikansioon ensimmäisen kansion puhdistamiseksi. Kuvittele, voisivatko tiedostot järjestellä itseään.

Jopa ne meistä, jotka pitävät kaiken linjassa, voivat hyötyä automaattisesta arkistuksesta. Ja Dropboxin avulla se on pian helppoa. Sinun tarvitsee vain määrittää automaatiosäännöt kerran, niin Dropbox tekee kaiken työn.

Voit esimerkiksi luoda säännön, joka sijoittaa tiedostosi automaattisesti kansioihin päivämäärän perusteella. Pudota joukko tiedostoja Dropboxiin, niin se luo kansioita tammikuulle, helmikuulle ja niin edelleen ja tallentaa tiedostosi niihin. Tulevat pääkansioon lisätyt tiedostot siirretään automaattisesti näihin alikansioihin. Se sopii erinomaisesti esimerkiksi verokuittien säilyttämiseen.

Se on mukavaa ja jo aika voimakasta, mutta se on paranee paljon. Dropbox voi myös automaattisesti nimetä tiedostoja ja valokuvia uudelleen, ehkäpä niiden luomis-/ottopäivämäärän perusteella. Se voi myös merkitä tiedostosi ja jopa muuntaa ne muihin muotoihin. Sinulla voi esimerkiksi olla kansio, joka muuntaa kaiken PDF-tiedostoksi, tai kansio, joka purkaa zip-tiedostot automaattisesti.

Siisti osa on, että nämä toiminnot käynnistyvät siirtämällä tiedostoja kansioihin, mikä voidaan tehdä millä tahansa yhdistetyllä laitteella.

Vaihtoehtoja

Dropbox-kansioautomaatio on lopulta tulossa kaikille, mutta tällä hetkellä se otetaan käyttöön vain yritysasiakkaille. Silti Dropbox-kansioiden tai muiden kansioiden automatisoimiseen on paljon vieläkin tehokkaampia vaihtoehtoja.

Kansioiden automatisoinnissa on kaksi pääluokkaa. Yksi on verkkopohjainen palvelu, kuten Zapier tai IFTTT (Jos tämä, niin se). Toinen on työkalu, joka toimii paikallisesti tietokoneellasi, kuten erinomainen Hazel Macille. Sitten on enemmän yksikäyttöisiä palveluita, kuten Pilvi muuntaa, joka valvoo Dropbox-kansiota ja muuntaa kaiken lisäämäsi. Se on tehokas ja helppokäyttöinen.

Verkkopohjaisen työkalun etuna on, että se voi muodostaa yhteyden muihin verkkopalveluihin. IFTTT voi tehdä villiä juttua. Voit esimerkiksi saada älykkään hehkulampun vilkkumaan punaisena aina, kun täällä Lifewire Newsissa julkaistaan ​​uusi artikkeli. Zapier tarjoaa entistä syvempiä – vaikkakin paljon monimutkaisempia – automatisointeja, jotka kaivautuvat Gmailiin, Slackiin, Twitteriin, Trelloon, ja enemmän.

Näiden verkkotyökalujen haittapuoli on se, että yksityisten tietojesi on poistettava tietokoneeltasi, jotta he voivat tehdä asiansa. Toisaalta suuri osa tiedoista on jo jossain pilvessä.

Paikallinen

Jos haluat ottaa todella vakavasti tietokoneesi automatisoinnin, työkaluja on monia. Mac- ja iOS-käyttöjärjestelmissä voit käyttää sisäänrakennettua Pikakuvakkeet-sovellusta, jonka mukana tulee galleria valmiista automaatioista. Jotkut näistä toimivat myös Dropboxin kanssa.

Jos haluat automatisoida kansioita, kokeile Hazelia. Tämä tarkkailee kansioita uusien tiedostojen varalta ja toimii niiden mukaan.

Yksi käyttämäni Hazel-sääntö tarkkailee työpöytääni kuvien katseluun. Se muuttaa kuvakaappausten koon 2 000 pikseliä leveiksi, jotta voin käyttää niitä tämän kaltaisissa online-artikkeleissa. Toinen sääntö ottaa webp-kuvia ja muuttaa ne JPG-tiedostoiksi. Minulla on myös sääntö, joka kopioi kappaleet sovellukseen, joka tunnettiin aiemmin nimellä iTunes.

Hazel tarjoaa omat sisäänrakennetut toiminnot, mutta voit käyttää sitä myös pikakuvakkeiden, AppleScripts- ja Automator-toimintojen suorittamiseen ja jopa omien skriptien kirjoittamiseen valitsemallasi ohjelmointikielellä. Tämä modulaarisuus tekee siitä äärimmäisen helpon aloittamisen, mutta myös rajattomat. Ja tietysti se voi toimia missä tahansa Dropboxisi kansiossa.

Dropboxin uusi sisäänrakennettu automaatio näyttää hyvältä ja kattaa perusasiat, mutta toivottavasti se herättää myös kiinnostusta tehokkaampia automaatioita kohtaan. Koska mitä järkeä tietokoneella on, jos se ei pysty hoitamaan kaikkia kiireisiä töitä puolestasi?