Mis on SharePoint ja mida see teeb?

SharePoint on Microsofti koostööplatvorm, mis sarnaneb Google Drive, veel palju rohkem. See on koht, kus meeskonnaliikmed saavad suhelda, andmeid vahetada ja koostööd teha; jagatud failihoidla, ajaveeb, veebisisu haldussüsteem ja sisevõrk.

SharePoint täiustatud failidraivina

Mõned aastad tagasi oli Microsofti tipptasemel koostööl kaks komponenti: Exchange, mis toidab meili ja jagatud kalendrid, ja võrgu failidraivid. Nendel draividel, mille draivitähed, nagu "S" ja "X", olid teie meelest failid, millele pääses juurde kogu meeskond, kuid neid sai korraga redigeerida ainult üks inimene. Lahendusena võite need kopeerida kohalikku masinasse ja seal redigeerida. See põhjustab mõnikord segadust, palju ülekirjutamist ja salapäraseid failinimesid.

Microsoft lõi SharePointi, mis andis mõned eelised:

• Faili versioonide määramine: See tähendab, et teil võib olla üks fail "Meie oluline aruanne.doc". SharePoint haldaks "versioon 1", "versioon 2" jne. Sellel oli isegi kommenteerimisfunktsioon, et saaksite kirjeldada, milliseid muudatusi see redaktsioon sisse tõi, nt. "see sisaldab Aaroni kommentaare".
• Kirjuta sisse Kirjuta välja: kasutaja võimalus lukustada fail teise kasutaja tehtud muudatustest. Kui keegi üritas pääseda juurde failile, mille teine ​​kasutaja on välja registreerinud, palub SharePoint tal seda teha laadige see alla kohalikult, kuid hoiatage ka, et kõik tehtud muudatused võivad olla praeguse kasutajaga sünkroonist väljas teeb. See andis lihtsa töövoo, kus vähemalt keegi peaks ootama, kuni teine ​​inimene on lõpetanud. Uuemad versioonid pakuvad isegi faili vabanemisest teavitamist.
• Võimas indekseerimine ja otsimine: Sellest sai nurgakivi, kuna maailm harjus kõike googeldama. Möödas olid päevad, mil pidite tosina taseme kaustadesse kaevama ja lootma, et mäletasite neid täpselt.
• Veebi liides: see koos täiustatud otsinguga muutis SharePointi ettevõtte sisuga koostöö tegemiseks ühes kohas.
• Integreerimine Windowsi rakendustega: võimalus hankida fail SharePointist kasutades Fail > Avatud Windowsi programmides (nt Microsoft Office.

Kavala liigutusega säilitas Microsoft ka vana failidraivi kontseptsiooni, mis tähendab, et saate avada Exceli faili oma X-draivilt, seda muuta ja seejärel salvestada, nagu varemgi. Taustal kontrollib SharePoint faili teie eest välja, seejärel kontrollib uuesti ja versioonib selle teie eest. Need funktsioonid on endiselt olemas ja töötavad hästi, kuid SharePoint on tänapäeval midagi enamat kui lihtsalt väljamõeldud failidraiv.

Microsoft 365 ja SharePointi koostööplatvorm

Kui Google, Apple, DropBox ja teised täiustasid oma pilveteenuste võimalusi, töötas Microsoft ise. Uus failijagamisteenus nimega SkyDrive (nüüd OneDrive) võttis üle lihtsa failijagamise. Sellega sai SharePoint oluliseks komponendiks Microsofti 365 toode, mis sidus pilvepõhise koostöö tellimuspõhise juurdepääsuga Office'ile.

SharePoint on veebisisu platvorm, kuid mitte täpselt WordPress või Squarespace, mida tõenäoliselt selle terminiga seostate. Võite kasutada SharePointi lehtede loomiseks ja veebisaidina avaldamiseks, kuid võite luua saidi ka osakonna meeskonnale ja seejärel loobuda veebiosadest. sellesse, mis võib sisaldada teadaannetega ajaveebi, Exchange'i meeskonnaliikmete loendit, dokumentide teeki ja andmevõrgustikku, mida juhib Exceli töövihik.

Avalikkusele suunatud veebi-CMS-na oli see piisav, kuid sisevõrguna, mis suutis näidata killukesi ettevõtte andmeid, oli see päris lahe.

Mis on SharePoint täna?

Tänapäeva SharePoint tugineb oma tugevatele külgedele ja ühildub Windows, macOS, Android, iOSja veebibrauserid. See säilitab sama saidi kontseptsiooni, kuid hiljutised versioonid pakkusid võimaluse lisada sellele saidile rakendusi. Kolmandate osapoolte arendajatel on isegi turg, kus nad saavad oma tooteid pakkuda.

SharePoint on nagu teie meeskonna kodubaas, kuhu saate koguda faile, arutelusid, teadaandeid ja peaaegu kõiki muid koostöövorme, mida saate ette kujutada.

Näpunäiteid SharePointi kasutamiseks

• SharePoint on saadaval Microsoft 365 osana, kuid ainult ettevõttekontode jaoks. Sellegipoolest saab neid kontosid kasutada vaid 5 dollari eest kuus.
• SharePointi keskne kontseptsioon on sait. Esmalt peate seadistama saidi, seejärel saate sellele sisu või vidinaid lisada.
• Kui SharePoint oli varem CMS, nagu WordPress, kuhu sisestasite sisu ja see avaldati avalikul veebisaidil, siis Microsoft 365 versiooni kasutatakse sagedamini koostööruumina.