Kas te ei suuda kaugkoosolekutel keskenduda? Sa ei ole üksi

Kui töötate eemalt, on suur tõenäosus, et olete eelmisel nädalal koosolekul mitut toimingut teinud – ja te pole peaaegu üksi.

Uus paber Microsofti välja antud seab numbrid probleemile. Kuigi lühikestel väikestel koosolekutel oli multitegumtöö harvaesinev, tõusis see enam kui tund aega kestnud koosolekutel peaaegu universaalsele tasemele. Kuid see pole kõik halvad uudised: Microsoft Teamsi kasutamisele keskendunud paber soovitab mitmeid viise, kuidas töötajad saaksid oma keskendumist parandada.

"FocusAssist for Windows on juba tarnitud ja võib siin suureks abiks olla," ütles Microsofti partnerteadur ja uurimisjuht dr Mary Czerwinski meili teel. Fookusaja planeerimine Cortana kaudu on Outlookis veel üks saadaolev valik.

Mida peab kaugtöötaja tegema?

Koosolekul mitut ülesannet täitmist peetakse sageli ebaviisakaks või kahjulikuks ning leht leidis, et see osutus mõnikord tõeks. Teadlased väidavad aga keerulisemat punkti. Mitte kõik multitegumtöö ei ole negatiivne ja tööriistu saab kasutada kaugtöötajate suunamiseks positiivsete tulemusteni.

Osalejad kirjeldasid positiivse multitegumtöö eeliseid anonüümses päevikus. "Ma olen vähem pettunud koosolekute pärast, mis ei olnud mulle eriti kasulikud," ütles üks.

Teised ütlesid, et hindavad valikut pöörata vajaduse korral suurt tähelepanu ja keskenduda mujale, kui see pole nii. Osalejad ütlesid, et multitegumtöö aitas neil leida koosoleku jaoks olulist teavet, nagu seotud failid või meilivahetused.

Dr Czerwinski ütles, et Microsoft Teamsi või Windowsi kasutavad kaugtöötajad saavad pöörduda Focus Assisti ja Keskenduge aeg, et eemaldada koosolekuga mitteseotud segajad ja eraldada aega konkreetsetele asjadele keskendumiseks ülesandeid. Paber eelistab kõiki tööriistu, mis lükkavad koosoleku ajal kõrvale töötajate tähelepanu nõudmised.

Kaugtööplatvormide uued ja paremad funktsioonid võiksid positiivse multitegumtöö soodustamiseks veelgi kaugemale jõuda. Dokumendis pakutakse välja koosolekuspetsiifiline "fookusrežiim", mis aitab töötajatel koosolekuga seotud viisil teha mitut ülesannet, näiteks avada e-kirju või faile koosoleku liideses, mitte mõnes muus aknas või programmis. See soodustaks positiivset multitegumtööd, kõrvaldades samal ajal teistes programmides esinevad segajad.

Teadlased soovitavad ka täiustatud päevakorratööriistu, mis võimaldavad töötajatel koosolekutelt varakult lahkuda või koosoleku keskel liituda, kui koosolekust on asjakohased vaid osad. See võib võidelda iga tähelepanuvõime peavaenlasega: pikkade ja igavate koosolekutega.

Kaugtöölised saavad pikkadel koosolekutel välja tulla

Multitegumtöö ei olnud eriti levinud, kui kõik koosolekud olid koondatud: umbes 30% koosolekutest hõlmas e-posti multitegumtööd ja ligikaudu 24% nägi failide multitegumtööd.

Kuid see muutus kestusega. Pole üllatav, et lühemad kui 20-minutilised koosolekud näitasid üksikuid multitegumtöö juhtumeid, kuid need kasvasid šokeeriva kiirusega koosolekuravimi sisselülitamisel.

20–40 minuti pikkune koosolek pani osalejaid peaaegu kaks korda tõenäolisemalt otsima tööl ja oigamist tekitaval 80-minutilisel maratonil oli üle kuue korra suurem tõenäosus, et töötajad on hajunud.

Ülioluline oli ka koosoleku suurus – nagu ka kohalviibijate arv. Üks-ühele kohtumised julgustasid kõige vähem multitegumtöötamist ja peaaegu ei muutnud kolmas isik tulemust. Kuid muudesse ülesannetesse sukeldumine muutus tõenäoliseks, kuna videokõnesse ilmus rohkem nägusid. 10 või enama inimesega kohtumisel oli multitegumtöö üle kahe korra tõenäolisem.

Üks osaleja kirjeldas võrreldavat motivatsiooni. "Suurtel koosolekutel, nagu raekojas, kipun seisma jääma ja päriselt kuulama, kui räägitakse midagi huvitavat," rääkis osaleja. "Ülejäänud aja tundub, et ma ei keskendu üldse tööle."

Andmed sisaldasid veel üht nõrgemat, kuid üllatavamat tulemust: plaanitud koosolekud on halb uudis. Plaanitud koosolek julgustas umbes poolteist korda tõenäolisemalt multitegumtööd kui ajutine koosolek. Planeeritud koosolekutest olid korduvad koosolekud kõige soodsamad pinnased tähelepanu hajutamiseks.

"See, kuidas kaugkohtumised on planeeritud ja üles ehitatud, on oluliselt seotud sellega, millal ja mil määral inimesed oma tähelepanu jagavad," järeldab raamat. Nii et enne, kui vajutate tunniajalise koosolekukutse saatmise nuppu, mõelge uuesti läbi – välja arvatud juhul, kui soovite anda töökaaslastele aega oma postkasti tühjendamiseks.