Sulge
Menüü

Kuidas kasutada skannerit organiseerimiseks

Mida teada

  • Enne failide digiteerimist looge failide korraldamiseks kaustad ja alamkaustad.
  • Veenduge, et skanner või printer toetab optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara ja et teil on OCR-tarkvara installitud.
  • Protsess on erinev sõltuvalt sellest, kas soovite skannige dokumenti Macis või dokumendi skannimine Windowsis.

Paberdokumentide digiteerimine võib aidata teie olulise paberimajanduse korraldamisel. Digitaalsed failid, sealhulgas PDFs, saab teisendada otsitavateks failideks, kasutades optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara mis on tavaliselt printeriga kaasas. See tähendab, et teie teave ei võta ruumi ja seda on lihtsam leida. Samuti saate salvestada oma digitaalsed failid CD-le või DVD-le, mälupulgale või võrgus olevasse salvestusruumi. Siit saate teada, kuidas skannitud dokumente korraldada.

Isik, kes kasutab lameskannerit
anyaberkut / Getty Images

Kuidas kasutada skannerit organiseerimiseks

Siin on mõned sammud, mida saate teha oma ettevõtte või kodu korraldamiseks skanneri abil. Selle töö tegemiseks vajate dokumendiskannerit. See ei pea olema kallis ega uhke. Kui teil seda pole, alustage nendest

fotoskannerite ja dokumendiskannerite ülevaated mõne parima ostu jaoks.

Kui te ei soovi eraldi skannerit, siis odav kõik-ühes printer teeb töö ära.

  1. Vaadake oma paberitööd läbi ja otsustage, mida saate digiteerida ja mida saate ohutult visata.

    See võtab tõenäoliselt aega. Vajadusel töötage väikeste sammudega.

  2. Enne failide digiteerimist looge failide salvestamiseks kaustad ja alamkaustad. Mõelge vajalikele kategooriatele ja looge igaühe jaoks kaust. Krediitkaardi kviitungid pane ühte kausta, autokindlustuse paberid teise. Telefoniarved, toidukaupade kviitungid, kodu remondi arved ja nii edasi saab paigutada eraldi kaustadesse. Looge igas kaustas iga aasta (või kuu) alamkaustad. Lihtsam on alustada korrastatud süsteemiga ja lisada õigesse faili uued paberitööd, kui iga kord, kui uus kviitung skannitakse, süsteemi ümber korraldada.

    Windowsis uue kausta loomiseks paremklõpsake töölaual ja valige Uus > Kaust. Alamkausta loomiseks korrake seda sammu uues kaustas. Macis uue kausta loomiseks valige Fail > Uus kaustvõi vajutage Shift+Käsk+N.

  3. Veenduge, et skanneri või printeriga oleks kaasas optilise märgituvastuse (OCR) tarkvara. See võimaldab teil dokumente PDF-vormingusse skannida ja faile redigeerida. On hea võimalus, et teie Windowsi arvutisse on installitud korralik OCR-tarkvara.

    Kui OCR-tarkvara pole teie arvutisse installitud, on populaarsed valikud ABBYY FineReader ja Adobe Acrobat Pro DC.

  4. On aeg oma dokumendid skannida. Kuidas te seda täpselt teete, sõltub kasutatava skanneri tüübist ja tarkvarast.

    Lifewire'il on juhendid dokumentide skannimiseks Windows ja Mac.

  5. Kui olete dokumentide digiteerimise lõpetanud, hoidke end füüsilise paberimajandusega kursis. Veenduge, et skanniksite dokumendid automaatselt iga kord, kui saate uued kviitungid või paberitööd. Muidu hakkavad paberid jälle kuhjuma.