Võimalused Wordi dokumentide korrastamiseks

Kui kulutate otsimisele rohkem aega Microsoft Wordi failid kui te oma dokumentidega töötate, kasutage Wordi ja teie arvuti pakutavaid organisatsioonilisi funktsioone.

Salvestage kõik Wordi failid pisipiltidega

Wordi failide salvestamine a pildi või pisipildi eelvaade hõlbustab vajaliku dokumendi tuvastamist ilma seda avamata.

Kõigi Wordi dokumentide eelvaate või pisipildiga salvestamiseks tehke järgmist.

1. Avage Microsoft Wordis tühi või olemasolev dokument ja minge seejärel lehele Fail sakk.

   

2. Valige Info.

   

3. Valige Omadused rippmenüü nool ja valige Täpsemad omadused.

   

4. Aastal Omadused dialoogiboksis avage Kokkuvõte sakk.

   

5. Valige Salvestage kõigi Wordi dokumentide pisipildid märkeruut.

   

6. Valige Okei.

   

Värskendage Wordi dokumendi atribuute

Kui töötate mitme sarnase nime ja asukohaga Wordi dokumendiga, kasutage Wordi dokumenti omaduste funktsioon.

1. Avage dokument, millele soovite kirjeldavaid atribuute lisada, ja seejärel minge lehele Fail sakk.

   

2. Valige Info.

   

3. Valige Omadused rippmenüü nool ja valige Täpsemad omadused.

   

4. Aastal Omadused dialoogiboksis avage Kokkuvõte sakk.

   

5. Failide eristamiseks sisestage kommentaarid, märksõnad, kategooriad, pealkiri ja teemateave.

   

6. Valige Okei muudatuste rakendamiseks ja dialoogiboksi sulgemiseks. Kui on aeg otsida, leiab Word täpselt selle, mida vajate.

Looge oma arvutis kaustu ja kasutage neid

Seadistage oma Wordi dokumentide jaoks üks kaust ja nimetage see millekski, mida te ei unusta, näiteks MyWordDocs. Täitke see teile sobival viisil nimetatud kaustadega ning kasutage neid kaustu oma Wordi failide salvestamiseks ja sortimiseks. Kui koostate näiteks iganädalasi koosoleku märkmeid, looge nende märkmete jaoks kaust ja lisage sinna kuude või aastate jooksul täiendavaid kaustu.

Kui teie arvutis on aastaid Wordi dokumente ja teil pole aega neid kõiki avada ja otsustada, kas jätta see alles või mitte, tehke iga aasta jaoks kaust ja teisaldage dokumendid nendesse kaustadesse. See on hea viis vanemate failide salvestamiseks, kuni teil on aega faile teile sobival viisil korraldada.

Kasutage ühtset failinimede andmise süsteemi

Luua nimesüsteem soovitud failide kiireks leidmiseks. Failidele nimede andmiseks on mitu võimalust. Valige nimesüsteem ja kasutage seda järjepidevalt.

Siin on mõned soovitused.

• Lisage failinimesse dokumendi tüüp, näiteks leping, liising või uudiskiri. Nii saate faili leidmiseks vaadata failinime.
• Alustage failinime kliendi nimega (või saaja perekonnanimega, kui dokumendid on tähtedega).
• Lisage failinimesse kuupäev.

Võta aega

Kui teie arvuti kõvakettal on vähe salvestusruumi, ärge tegelege oma organisatsiooniliste ülesannetega korraga. Jagage töö juhitavateks osadeks ja kulutage selle kallale 15 minutit päevas.

Kui korraldate oma arvutis Wordi faile, pange iga fail ühte enda tehtud kaustadest, looge uus kaust või kustutage failid, mida te enam ei vaja. Kui te pole kindel, mida failiga teha, pange see kausta nimega HoldUntilDate ja vali kuupäev tulevikus, et kui sa pole kausta selleks ajaks avanud, tunned end mugavalt selle kustutamisel.

Ükskõik mis tüüpi kaustu teete, pange need kaustad oma Wordi põhikausta, et teaksite, kust otsida.