Exceli andmete haldamine andmebaaside, tabelite, kirjete ja väljadega

Excelil pole relatsiooniliste andmebaasiprogrammide (nt SQL Server ja Microsoft Access) andmehaldusvõimalusi. Kuid see võib toimida lihtsa andmebaasina, mis täidab andmehaldusnõuded.

Excelis korraldatakse andmed kasutades read ja veerud töölehel. The tabeli funktsioon muudab selle sisestamise, redigeerimise ja manipuleerimise lihtsaks andmeid.

Andmebaasi tingimused: kirjed ja väljad

Andmebaas on seotud teabe kogum, mis on salvestatud ühte või mitmesse arvutifaili. Sageli on andmed korraldatud tabeliteks nii, et neid saab hõlpsasti värskendada, sorteerida, parandada ja filtreerida.

Lihtne andmebaas, näiteks Excel, sisaldab kogu teavet ühe teema kohta ühes tabelis. Relatsiooniandmebaasid seevastu koosnevad paljudest tabelitest, millest igaüks sisaldab teavet erinevate, kuid seotud teemade kohta.

Rekordid

Andmebaasi terminoloogias a rekord sisaldab kogu teavet või andmeid ühe konkreetse objekti kohta andmebaasis. Excelis iga 

kamber sisaldab ühte teavet või väärtust.

Väljad

Igale andmebaasikirje teabele, näiteks telefoninumbrile või tänavanumbrile, viidatakse kui a valdkonnas. Excelis toimivad töölehe üksikud lahtrid väljadena, kuna iga lahter võib sisaldada objekti kohta ühte teavet.

Väljade nimed

Oluline on korraldada andmebaas nii, et saaksite andmeid sortida või filtreerida konkreetse teabe leidmiseks. Veerupäiste, mida nimetatakse väljanimedeks, lisamine hõlbustab andmete sisestamist iga kirje jaoks samas järjekorras.

Näidisandmebaas

Ülaltoodud pildil on igal õpilasel tabelis eraldi rida, mis sisaldab kogu tema kohta saadaolevat teavet.

Iga rea ​​lahter on väli, mis sisaldab ühte teavet. Päisereal olevad väljanimed aitavad tagada andmete korrastatuse, säilitades kõik andmed konkreetse teema kohta (nt nimi või vanus) kõigi õpilaste jaoks samas veerus.

Exceli andmehaldustööriistad

Lisaks on Microsoftil mitmeid andmetööriistu, mis hõlbustavad Exceli tabelitesse salvestatud suure hulga andmetega töötamist ja aitavad neid heas seisukorras hoida.

Kirjete vormi kasutamine

Üks neist tööriistadest on andmevorm. Saate seda kasutada kirjete otsimiseks, redigeerimiseks, sisestamiseks või kustutamiseks kuni 32 välja või veergu sisaldavates tabelites.

Vaikevorm sisaldab väljanimede loendit nende tabelis järjestatud järjekorras, et kasutajad saaksid kirjeid õigesti sisestada. Iga välja nime kõrval on tekstikast üksikute andmeväljade sisestamiseks või muutmiseks.

Kuigi kohandatud vorme on võimalik luua, piisab sageli vaikevormi loomisest ja kasutamisest.

Eemaldage dubleerivad andmekirjed

Kõigi andmebaaside tavaline probleem on andmevead. Lisaks lihtsatele õigekirjavigadele või puuduvatele andmeväljadele võivad andmetabeli suuruse kasvades muret tekitada dubleerivad andmekirjed.

Selleks saab kasutada teist Exceli andmetööriista eemaldage need topeltkirjed — kas täpsed või osalised duplikaadid.

Andmete sortimine Excelis

Sorteerimine tähendab andmete ümberkorraldamist vastavalt konkreetsele omadusele, näiteks tabeli sortimist tähestikulises järjekorras perekonnanimede järgi või kronoloogiliselt vanimast noorimani.

Exceli sortimisvalikud hõlmavad sortimist ühe või mitme välja järgi, kohandatud sortimist (nt kuupäeva või kellaaja järgi) ja sorteerimine ridade järgi mis võimaldab tabelis olevaid välju ümber järjestada.