¿No puede concentrarse en reuniones remotas? No estás solo

Si trabaja de forma remota, es muy probable que haya realizado varias tareas durante una reunión la semana pasada, y no está solo.

Un nuevo papel publicado por Microsoft pone números al problema. Si bien la multitarea era poco común en reuniones cortas y pequeñas, aumentó a niveles casi universales en reuniones que se prolongaron durante más de una hora. Sin embargo, no todo son malas noticias: el documento, que se centró en el uso de Microsoft Teams, sugiere varias formas en que los trabajadores podrían mejorar su enfoque.

"FocusAssist para Windows ya se envió y podría ser de gran ayuda aquí", dijo por correo electrónico la Dra. Mary Czerwinski, investigadora asociada y gerente de investigación de Microsoft. "Programar el tiempo de enfoque a través de Cortana es otra opción disponible en Outlook".

¿Qué puede hacer un trabajador remoto?

La multitarea en una reunión a menudo se considera de mala educación o contraproducente, y el periódico encontró que esto a veces resultaba cierto. Sin embargo, los investigadores sostienen un punto más complejo. No todas las tareas múltiples son negativas y se pueden utilizar herramientas para guiar a los trabajadores remotos hacia resultados positivos.

Los participantes detallaron los beneficios de la multitarea positiva en un diario anónimo. "Me han frustrado menos las reuniones que no fueron muy útiles para mí", dijo uno.

Otros dijeron que aprecian la opción de prestar mucha atención cuando es necesario y luego concentrarse en otra parte cuando no lo es. Los participantes dijeron que la multitarea les ayudó a encontrar información, como archivos relacionados o intercambios de correo electrónico, relevante para una reunión.

El Dr. Czerwinski dijo que los trabajadores remotos que usan Microsoft Teams o Windows pueden recurrir a Focus Assist y Tiempo de enfoque para eliminar las distracciones que no son relevantes para una reunión y hacer tiempo para concentrarse en temas específicos. Tareas. El periódico favorece cualquier herramienta que haga a un lado las demandas externas sobre la atención de los trabajadores durante una reunión.

Las nuevas y mejores funciones en las plataformas de trabajo remoto podrían ir aún más lejos para fomentar la multitarea positiva. El documento propone un "modo de enfoque" específico de la reunión para ayudar a los trabajadores a realizar múltiples tareas de manera relevante para una reunión, como abrir correos electrónicos o archivos en la interfaz de una reunión en lugar de otra ventana o programa. Esto fomentaría la multitarea positiva al tiempo que eliminaría las distracciones que se encuentran en otros programas.

Los investigadores también sugieren herramientas mejoradas para la agenda que permiten a los trabajadores salir temprano de las reuniones o unirse a la mitad de la reunión si solo algunas partes de la reunión son relevantes. Esto podría combatir al archienemigo de cada lapso de atención: reuniones largas y aburridas.

Los trabajadores remotos aprovechan las reuniones largas

La multitarea no era especialmente común cuando se agrupaban todas las reuniones: aproximadamente el 30% de las reuniones implicaban la multitarea por correo electrónico y aproximadamente el 24% veía la multitarea de archivos.

Pero eso cambió con la duración. Como era de esperar, las reuniones de menos de 20 minutos mostraron pocos casos de multitarea, pero aumentaron a una velocidad impactante como una droga de reunión.

Una reunión de 20 a 40 minutos de duración tenía casi el doble de probabilidades de enviar a los asistentes luchando por otros trabajo, y un maratón de 80 minutos que provocó gemidos tenía seis veces más probabilidades de distraer a los trabajadores.

El tamaño de la reunión, como el número de personas que asistieron, también fue crucial. Las reuniones individuales fomentaron la menor cantidad de tareas múltiples, y una tercera persona apenas cambió el resultado. Pero es probable que se sumerja en otras tareas a medida que aparecieron más caras en una videollamada. La multitarea era más del doble de probable en una reunión con 10 o más personas.

Un participante detalló una motivación identificable. "En las grandes reuniones, como los ayuntamientos, tiendo a detenerme y escuchar realmente cuando se dice algo de interés", dijo el participante. "El resto del tiempo, parece que no me concentro en el trabajo en absoluto".

Los datos incluyeron otro resultado más débil pero más sorprendente: las reuniones programadas son malas noticias. Una reunión programada tenía alrededor de una vez y media más probabilidades de fomentar la multitarea que una reunión ad-hoc. De las reuniones programadas, las reuniones periódicas eran el terreno más fértil para la distracción.

"La forma en que se programan y estructuran las reuniones remotas está significativamente asociada con cuándo y en qué medida las personas dividen su atención", concluye el documento. Por lo tanto, antes de presionar enviar en una invitación a una reunión de una hora, reconsidere, a menos que desee dar tiempo a sus compañeros de trabajo para limpiar su bandeja de entrada.