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Cómo utilizar un escáner para organizarse

Qué saber

  • Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetas y subcarpetas para organizar los archivos.
  • Asegúrese de que el escáner o la impresora sean compatibles con el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y que tenga instalado el software de OCR.
  • El proceso es diferente dependiendo de si desea escanear un documento en Mac o escanear un documento en Windows.

Digitalización de documentos en papel puede ayudar a organizar su papeleo importante. Archivos digitales, incluidos PDFs, se pueden convertir en archivos de búsqueda utilizando software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que normalmente viene con una impresora. Eso significa que su información no ocupa espacio y es más fácil de encontrar. Además, puede guardar sus archivos digitales en CD o DVD, en una unidad flash, en una instalación de almacenamiento en línea. A continuación, le indicamos cómo organizar sus documentos escaneados.

Persona que usa un escáner de superficie plana
anyaberkut / Getty Images

Cómo usar un escáner para organizarse

A continuación, se indican algunos pasos que puede seguir para organizar su negocio o su hogar utilizando un escáner. Necesitará un escáner de documentos para que esto funcione. No tiene por qué ser caro o elegante. Si no tiene uno, comience con estos

revisiones de escáneres de fotografías y escáneres de documentos para algunas mejores compras.

Si no desea un escáner por separado, un económico impresora todo en uno hará el trabajo.

  1. Revise su papeleo y decida qué puede digitalizar y qué puede tirar con seguridad.

    Es probable que esto lleve algún tiempo. Trabaje en pequeños incrementos si es necesario.

  2. Antes de digitalizar sus archivos, cree carpetas y subcarpetas para almacenar los archivos. Piense en las categorías que necesita y configure una carpeta para cada una. Ponga los recibos de las tarjetas de crédito en una carpeta y la documentación del seguro del automóvil en otra. Las facturas de teléfono, los recibos de comestibles, las facturas de reparaciones del hogar, etc. se pueden colocar en carpetas separadas. Dentro de cada carpeta, cree subcarpetas para cada año (o mes). Es más fácil comenzar con un sistema organizado y agregar nuevos documentos al archivo correcto que reorganizar el sistema cada vez que se escanea un nuevo recibo.

    Para crear una nueva carpeta en Windows, haga clic con el botón derecho en el escritorio y elija Nuevo > Carpeta. Repita este paso mientras está dentro de la nueva carpeta para crear una subcarpeta. Para crear una nueva carpeta en Mac, seleccione Expediente > Nueva carpeta, o presione Cambio+Mando+norte.

  3. Asegúrese de que el escáner o la impresora vengan con el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto le permite escanear documentos en formato PDF y editar los archivos. Existe una buena posibilidad de que haya instalado un software de OCR decente en su computadora con Windows.

    Si el software OCR no está instalado en su computadora, ABBYY FineReader y Adobe Acrobat Pro DC son opciones populares.

  4. Es hora de escanear sus documentos. La forma exacta de hacerlo depende del tipo de escáner y software que utilice.

    Lifewire tiene guías para escanear documentos en Ventanas y Mac.

  5. Cuando haya terminado de digitalizar documentos, manténgase al tanto del papeleo físico. Asegúrese de escanear documentos automáticamente cada vez que reciba nuevos recibos o trámites. De lo contrario, los papeles comenzarán a apilarse nuevamente.