Las carpetas automáticas son la nueva arma secreta de Dropbox

Dropbox lo hará organiza automáticamente tus carpetas por ti, renombrar, mover e incluso traducir cualquier cosa que ingrese allí.

Hay muchas formas de automatizar las carpetas de tu Dropbox; después de todo, es solo una carpeta llena de archivos, pero tener una herramienta incorporada podría ofrecer algunas ventajas en términos de conveniencia, seguridad y fiabilidad. Y aún puede usar todas las herramientas de terceros que desee. Entonces, ¿por qué las carpetas automatizadas son una gran idea y qué pueden hacer por usted?

"[Las carpetas automatizadas son] una manera increíblemente fácil de administrar cualquier tipo de proyecto grande, de múltiples archivos y de múltiples colaboradores". Devon Fata, CEO de la empresa de desarrollo web Pixoul, dijo a Lifewire por correo electrónico. "Establecer un buen sistema de organización que funcione para todos es una batalla constante en cualquier tipo de trabajo basado en proyectos, y esto podría ahorrar mucho tiempo en esas áreas".

El fin de la presentación

Las carpetas suelen ser un desastre. Volcamos archivos en una carpeta para limpiar, digamos, nuestros escritorios, luego volcamos algunos de esos archivos en una subcarpeta para limpiar la primera carpeta. Imagínese si esos archivos pudieran organizarse solos.

Incluso aquellos de nosotros que mantenemos todo en orden podemos beneficiarnos de la presentación automática. Y con Dropbox, pronto será fácil. Solo tienes que configurar tus reglas de automatización una vez, luego Dropbox hace todo el trabajo.

Por ejemplo, puede crear una regla que coloque automáticamente sus archivos en carpetas según la fecha. Suelta un montón de archivos en tu Dropbox y creará carpetas para enero, febrero, etc., y guardará tus archivos en ellas. Los archivos que se agreguen en el futuro a la carpeta principal se moverán automáticamente a estas subcarpetas. Es ideal para guardar los recibos de sus impuestos, por ejemplo.

Eso es agradable y ya bastante poderoso, pero se pone mucho mejor. Dropbox también puede cambiar el nombre de archivos y fotos automáticamente, quizás en función de la fecha en que se crearon / tomaron. También puede etiquetar sus archivos e incluso convertirlos a otros formatos. Por ejemplo, podría tener una carpeta que convierta cualquier cosa a PDF o una que descomprima automáticamente los archivos zip.

Lo bueno es que estas acciones se activan al mover archivos a carpetas, lo que se puede hacer en cualquier dispositivo conectado.

Alternativas

La automatización de carpetas de Dropbox eventualmente llegará a todos, pero actualmente solo se está implementando para clientes comerciales. Aún así, hay muchas opciones aún más poderosas para automatizar sus carpetas de Dropbox, o cualquier otra carpeta.

Hay dos categorías principales para automatizar carpetas. Uno es un servicio basado en web como Zapier o IFTTT (Si esto entonces eso). La otra es una herramienta que se ejecuta localmente en su computadora, como la excelente Hazel para Mac. Luego hay más servicios de un solo propósito como Conversión en la nube, que supervisará una carpeta de Dropbox y convertirá todo lo que agregue. Es potente y fácil de usar.

La ventaja de una herramienta basada en web es que puede conectarse a otros servicios web. IFTTT puede hacer algunas cosas salvajes. Por ejemplo, podría hacer que su bombilla inteligente parpadee en rojo cada vez que haya un artículo nuevo publicado aquí en Lifewire News. Zapier ofrece automatizaciones aún más profundas, aunque mucho más complejas de configurar, que profundizan en su Gmail, Slack, Twitter, Trello, y más.

La desventaja de estas herramientas en línea es que sus datos privados tienen que salir de su computadora para que ellos hagan lo suyo. Por otro lado, muchos de esos datos ya están en algún lugar de la nube.

Local

Si desea tomarse realmente en serio la automatización en su computadora, existen muchas herramientas. En Mac e iOS, puede usar la aplicación de accesos directos incorporada, que viene con una galería de automatizaciones prefabricadas. Algunos de estos también funcionan con Dropbox.

Para automatizar carpetas, prueba Hazel. Esto monitorea las carpetas en busca de nuevos archivos y actúa sobre ellos.

Una regla de Hazel que utilizo mira mi escritorio en busca de imágenes. Cambia el tamaño de las capturas de pantalla a 2000 píxeles de ancho, por lo que puedo usarlas para artículos en línea como este. Otra regla toma imágenes webp y las convierte en JPG. También tengo una regla que copia canciones en la aplicación antes conocida como iTunes.

Hazel ofrece su propio conjunto de acciones integradas, pero también puedes usarlo para ejecutar accesos directos, AppleScripts, acciones de Automator e incluso escribir tus propios scripts en el lenguaje de programación que elijas. Esta modularidad hace que sea extremadamente fácil comenzar, pero también ilimitado en su potencial. Y, por supuesto, puede actuar en cualquier carpeta de tu Dropbox.

La nueva automatización incorporada de Dropbox se ve muy bien y cubre los conceptos básicos, pero con suerte, también despertará interés en automatizaciones más poderosas. Porque, ¿de qué sirve una computadora si no puede ocuparse de todo el trabajo por usted?