Οι αυτόματοι φάκελοι είναι το νέο μυστικό όπλο του Dropbox

Το Dropbox θα οργανώστε αυτόματα τους φακέλους σας για εσάς, μετονομασία, μετακίνηση και ακόμη και μετάφραση οτιδήποτε πέφτετε εκεί.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αυτοματοποιήσετε τους φακέλους στο Dropbox σας—εξάλλου, είναι απλώς ένας φάκελος γεμάτος αρχεία—αλλά η ύπαρξη ενός ενσωματωμένου εργαλείου θα μπορούσε να προσφέρει μερικά πλεονεκτήματα όσον αφορά την ευκολία, την ασφάλεια και αξιοπιστία. Και μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε όλα εκείνα τα εργαλεία τρίτων που σας αρέσουν. Λοιπόν, γιατί οι αυτοματοποιημένοι φάκελοι είναι τόσο υπέροχη ιδέα και τι μπορούν να κάνουν για εσάς;

"[Οι αυτοματοποιημένοι φάκελοι είναι] ένας απίστευτα εύκολος τρόπος διαχείρισης κάθε είδους μεγάλου έργου, πολλών αρχείων και πολλών συντελεστών."

Ντέβον Φάτα, Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας προγραμματιστών ιστού Pixoul, είπε στο Lifewire μέσω email. "Η δημιουργία ενός καλού συστήματος οργάνωσης που λειτουργεί για όλους είναι μια συνεχής μάχη σε κάθε είδους εργασία που βασίζεται σε έργα, και αυτό θα μπορούσε να εξοικονομήσει πολύ χρόνο σε αυτούς τους τομείς."

Το τέλος της κατάθεσης

Οι φάκελοι είναι συχνά ένα χάος. Αποθέτουμε αρχεία σε έναν φάκελο για να καθαρίσουμε, ας πούμε, τους επιτραπέζιους υπολογιστές μας και, στη συνέχεια, ρίχνουμε μερικά από αυτά τα αρχεία σε έναν υποφάκελο για να καθαρίσουμε τον πρώτο φάκελο. Φανταστείτε αν αυτά τα αρχεία μπορούσαν να οργανωθούν μόνα τους.

Ακόμη και όσοι από εμάς κρατάμε τα πάντα στο τετράγωνο, μπορούμε να επωφεληθούμε από την αυτόματη κατάθεση. Και με το Dropbox, σύντομα θα είναι εύκολο. Απλώς πρέπει να ρυθμίσετε τους κανόνες αυτοματοποίησής σας μία φορά, τότε το Dropbox κάνει όλη τη δουλειά.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που τοποθετεί αυτόματα τα αρχεία σας σε φακέλους με βάση την ημερομηνία. Ρίξτε μια δέσμη αρχείων στο Dropbox σας και θα δημιουργήσει φακέλους για τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο και ούτω καθεξής, και θα τοποθετήσει τα αρχεία σας σε αυτούς. Τα μελλοντικά αρχεία που θα προστεθούν στον κύριο φάκελο θα μετακινηθούν αυτόματα σε αυτούς τους υποφακέλους. Είναι ιδανικό για να διατηρείτε αποδείξεις για τους φόρους σας, για παράδειγμα.

Αυτό είναι ωραίο και ήδη πολύ δυνατό, αλλά είναι γίνεται πολύ καλύτερα. Το Dropbox μπορεί επίσης να μετονομάσει αυτόματα αρχεία και φωτογραφίες, ίσως με βάση την ημερομηνία δημιουργίας/λήψης τους. Μπορεί επίσης να προσθέσει ετικέτες στα αρχεία σας και ακόμη και να τα μετατρέψει σε άλλες μορφές. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε έναν φάκελο που μετατρέπει οτιδήποτε σε PDF ή έναν φάκελο που αποσυμπιέζει αυτόματα τα αρχεία zip.

Το καθαρό μέρος είναι ότι αυτές οι ενέργειες ενεργοποιούνται με τη μετακίνηση αρχείων σε φακέλους, κάτι που μπορεί να γίνει σε οποιαδήποτε συνδεδεμένη συσκευή.

Εναλλακτικές

Η αυτοματοποίηση φακέλων Dropbox έρχεται τελικά σε όλους, αλλά προς το παρόν διατίθεται μόνο σε επιχειρηματικούς πελάτες. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές ακόμη πιο ισχυρές επιλογές για την αυτοματοποίηση των φακέλων σας στο Dropbox—ή οποιωνδήποτε άλλων φακέλων.

Υπάρχουν δύο κύριες κατηγορίες για την αυτοματοποίηση φακέλων. Το ένα είναι μια διαδικτυακή υπηρεσία όπως Ζάπιερ ή IFTTT (Αν Αυτό Τότε Αυτό). Το άλλο είναι ένα εργαλείο που τρέχει τοπικά στον υπολογιστή σας, όπως το εξαιρετικό Hazel για το Mac. Στη συνέχεια, υπάρχουν περισσότερες υπηρεσίες ενός σκοπού όπως Cloud Convert, το οποίο θα παρακολουθεί έναν φάκελο Dropbox και θα μετατρέπει οτιδήποτε προσθέτετε. Είναι ισχυρό και εύκολο στη χρήση.

Το πλεονέκτημα ενός εργαλείου που βασίζεται στο web είναι ότι μπορεί να συνδεθεί με άλλες υπηρεσίες web. Το IFTTT μπορεί να κάνει κάποια άγρια ​​πράγματα. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να αναβοσβήνει ο έξυπνος λαμπτήρας σας κόκκινο κάθε φορά που δημοσιεύεται ένα νέο άρθρο εδώ στο Lifewire News. Το Zapier προσφέρει ακόμη βαθύτερους –αν και πολύ πιο σύνθετους στη ρύθμιση– αυτοματισμούς που σκάβουν στο Gmail, το Slack, το Twitter, το Trello, κι αλλα.

Το μειονέκτημα αυτών των διαδικτυακών εργαλείων είναι ότι τα προσωπικά σας δεδομένα πρέπει να αφήσουν τον υπολογιστή σας για να κάνουν τη δουλειά τους. Από την άλλη πλευρά, πολλά από αυτά τα δεδομένα βρίσκονται ήδη κάπου στο σύννεφο ούτως ή άλλως.

Τοπικός

Αν θέλετε να ασχοληθείτε πολύ σοβαρά με την αυτοματοποίηση στον υπολογιστή σας, υπάρχουν πολλά εργαλεία. Σε Mac και iOS, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη εφαρμογή Συντομεύσεις, η οποία συνοδεύεται από μια συλλογή προκατασκευασμένων αυτοματισμών. Μερικά από αυτά λειτουργούν και με το Dropbox.

Για αυτοματοποίηση φακέλων, δοκιμάστε το Hazel. Αυτό παρακολουθεί φακέλους για νέα αρχεία και ενεργεί σε αυτούς.

Ένας κανόνας Hazel που χρησιμοποιώ παρακολουθεί την επιφάνεια εργασίας μου για εικόνες. Αλλάζει το μέγεθος των στιγμιότυπων οθόνης σε πλάτος 2.000 pixel, ώστε να μπορώ να τα χρησιμοποιήσω για διαδικτυακά άρθρα όπως αυτό. Ένας άλλος κανόνας παίρνει εικόνες webp και τις μετατρέπει σε JPG. Έχω επίσης έναν κανόνα που αντιγράφει τραγούδια στην εφαρμογή που ήταν παλαιότερα γνωστή ως iTunes.

Η Hazel προσφέρει το δικό της σύνολο ενσωματωμένων ενεργειών, αλλά μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε συντομεύσεις, AppleScripts, ενέργειες Automator, ακόμη και να γράψετε τα δικά σας σενάρια στη γλώσσα προγραμματισμού της επιλογής σας. Αυτή η αρθρωτότητα καθιστά τόσο εξαιρετικά εύκολο να ξεκινήσετε, αλλά και απεριόριστες δυνατότητες. Και, φυσικά, μπορεί να ενεργήσει σε οποιονδήποτε φάκελο στο Dropbox σας.

Ο νέος ενσωματωμένος αυτοματισμός του Dropbox φαίνεται υπέροχος και καλύπτει τα βασικά, αλλά ελπίζουμε ότι θα προκαλέσει επίσης το ενδιαφέρον για πιο ισχυρούς αυτοματισμούς. Γιατί τι νόημα έχει ένας υπολογιστής αν δεν μπορεί να αναλάβει όλη την πολυάσχολη δουλειά για εσάς;