Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του WebEx Online Meeting Tool
WebEx, κατασκευής Cisco Systems, είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία διαδικτυακής συνάντησης σε όλο τον κόσμο. Είναι ένα πλούσιο σε δυνατότητες εργαλείο που επιτρέπει στους χρήστες να συναντώνται μέσω Διαδικτύου ενώ μοιράζονται οθόνες και μιλούν μέσω τηλεφώνου ή μέσω VoIP. Είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα που λειτουργεί καλά σε Windows, Mac, ακόμη και σε smartphone και tablet, δίνοντας στους συμμετέχοντες την ευελιξία να παρακολουθούν συσκέψεις από τη συσκευή που προτιμούν.
WebEx με μια ματιά
Δεν είναι περίεργο που το WebEx είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα εργαλεία διαδικτυακών συναντήσεων, καθώς παρέχει στους χρήστες αρκετές δυνατότητες για να δημιουργήσετε μια διαδικτυακή σύσκεψη που κάνει τους συμμετέχοντες να αισθάνονται σαν να είναι στην εταιρεία αίθουσα συνεδριάσεων. Λειτουργεί καλά σε Windows και Mac και είναι μια εξαιρετική επιλογή για όσους θέλουν να παρακολουθούν συσκέψεις εν κινήσει από τα smartphone ή τις συσκευές tablet τους.
Υπέρ και κατά
Πλεονεκτήματα:
Μειονεκτήματα: Το προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης που έχει επιλέξει η WebEx είναι Internet Explorer, οπότε αν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε Firefox ή Chrome, θα πρέπει να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης πριν κάνετε κλικ σε έναν σύνδεσμο που μοιράζεστε μέσω του εργαλείου.
WebEx ξεκινά από 49 $ το μήνα για απεριόριστες συναντήσεις με έως και 25 συμμετέχοντες η καθεμία (τη στιγμή της σύνταξης). Αυτό είναι συγκρίσιμο με το GoToMeeting, το οποίο για την ίδια τιμή επιτρέπει έως και 15 συμμετέχοντες ανά συνάντηση. Οι χρήστες έχουν επίσης τη δυνατότητα να πληρώσουν ανά χρήση.
Δημιουργία και συμμετοχή σε μια συνάντηση
Η δημιουργία μιας σύσκεψης με το WebEx είναι απλή, αφού ολοκληρωθεί η αρχική διαδικασία εγκατάστασης και το Κέντρο συσκέψεων έχει φορτωθεί στον υπολογιστή του κεντρικού υπολογιστή. Το WebEx είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο συσκέψεων, που σημαίνει ότι δεν χρειάζονται λήψεις και το μόνο που χρειάζεται για να λειτουργήσει είναι ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού όπως ο Firefox, ο Internet Explorer ή ο Chrome.
Οι οικοδεσπότες μπορούν να προσκαλέσουν τους συμμετέχοντες μέσω email, Αμεσο μήνυμα ή ακόμα και σε μια συνομιλία. Η πρόσκληση περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο που οδηγεί γρήγορα τους συμμετέχοντες απευθείας στη σύσκεψη, δίνοντάς τους οδηγίες είτε να συνδεθούν μέσω της τηλεφωνικής γραμμής τους είτε μέσω VoIP. Παρέχονται αριθμοί χωρίς χρέωση και υπάρχουν αριθμοί κλήσης για πολλές χώρες, επομένως οι συμμετέχοντες που εργάζονται στο εξωτερικό δεν χρειάζεται να πληρώσουν για διεθνείς κλήσεις για να παρακολουθήσουν τη συνάντηση.
Κοινή χρήση Παρουσιάσεων και Εφαρμογών
Παρόλο που η κοινή χρήση οθόνης είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό των περισσότερων εργαλείων διαδικτυακών συσκέψεων, το WebEx προχωρά παραπέρα καθώς δίνει στους οικοδεσπότες τον έλεγχο πίνακα που τους επιτρέπει να συνομιλούν ή να αναλαμβάνουν τον έλεγχο της σύσκεψης ιδιωτικά, καθώς αυτό το πλαίσιο δεν είναι ορατό από άλλους συμμετέχοντες. Η έξοδος από την κοινή χρήση οθόνης είναι εύκολη και γίνεται με ένα κλικ.
Οι χρήστες που δεν θέλουν να μοιραστούν την οθόνη τους αλλά θα ήθελαν να περάσουν από μια παρουσίαση διαδικτυακής σύσκεψης έχουν το επιλογή κοινής χρήσης μιας εφαρμογής όπως το PowerPoint ή ακόμα και μόνο του μεμονωμένου αρχείου παρουσίασης από τους υπολογιστή. Στη συνέχεια, το αρχείο ή η εφαρμογή θα εμφανιστεί στην οθόνη της σύσκεψης.
Οι εφαρμογές μπορούν να δουν και να ελέγχονται από τους συμμετέχοντες εξ αποστάσεως, εάν αυτό επιτρέπεται από τον κεντρικό υπολογιστή. Εάν εργάζεστε σε ένα Υπολογιστικό φύλλο Excel, για παράδειγμα, μπορείτε να αφήσετε τους συμμετέχοντες σας να εισάγουν τα δικά τους δεδομένα κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Το WebEx διαθέτει επίσης μια λειτουργία λευκού πίνακα, που επιτρέπει στους χρήστες να σχεδιάζουν ή να γράφουν στον πίνακα όπως θα έκαναν σε μια προσωπική συνάντηση.
Κοινή χρήση βίντεο
Το WebEx μπορεί να εντοπίσει εάν ένας συμμετέχων στη σύσκεψη έχει α κάμερα web, οπότε αν κάποιος συμμετέχων αποφασίσει να βρίσκεται στην κάμερα, το μόνο που έχει να κάνει είναι να κάνει κλικ στο κουμπί της κάμερας στον πίνακα ελέγχου και η εικόνα του θα εμφανίζεται όποτε μιλάει. Αυτό, μαζί με τη δυνατότητα ζωντανής συνεργασίας, βοηθά πραγματικά τους συμμετέχοντες να αισθάνονται ότι εργάζονται όλοι μαζί στο ίδιο δωμάτιο.
Το WebEx είναι ένα από τα λίγα εργαλεία διαδικτυακών συσκέψεων που προσφέρει αυτή τη δυνατότητα, καθιστώντας το ένα απαραίτητο εργαλείο που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν πιστεύετε ότι το στοιχείο "face-time" είναι σημαντικό στις διαδικτυακές συναντήσεις.
Κρατάω σημειώσεις
Το WebEx διαθέτει μια εύχρηστη δυνατότητα που επιτρέπει στον διοργανωτή της σύσκεψης είτε να εκχωρήσει ένα ειδικό σημειωματάριο είτε να αφήσει όλους τους συμμετέχοντες να κρατούν σημειώσεις απευθείας στο λογισμικό, με την εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Μόλις ολοκληρωθεί η σύσκεψη, οι σημειώσεις μπορούν να αποθηκευτούν στον υπολογιστή κάθε χρήστη σημειώσεων, καθιστώντας τη διαδικασία παρακολούθησης της διαδικτυακής συνάντησης πολύ πιο εύκολη.
Οι σημειώσεις μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνάντησης, επομένως είναι εύκολο να επανεξετάσετε ένα σημείο που έχει συζητηθεί ή μια ερώτηση που έχει τεθεί όταν χρειάζεται.
Μια ποικιλία από χρήσιμα εργαλεία
Όπως αναφέρθηκε, το WebEx είναι ένα πλούσιο σε δυνατότητες εργαλείο που κάνει τις διαδικτυακές συναντήσεις να αισθάνονται ακριβώς όπως οι πρόσωπο με πρόσωπο. Για παράδειγμα, ο οικοδεσπότης της σύσκεψης μπορεί να δημιουργήσει δημοσκοπήσεις και να αποφασίσει εάν οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν μεμονωμένες απαντήσεις, πολλαπλές απαντήσεις ή ακόμα και σύντομες απαντήσεις. Οι απαντήσεις της δημοσκόπησης μπορούν στη συνέχεια να αποθηκευτούν στον υπολογιστή του οικοδεσπότη για μελλοντική ανάλυση. Το WebEx διαθέτει επίσης μια δυνατότητα συνομιλίας, όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να συνομιλούν μεταξύ τους είτε δημόσια είτε ιδιωτικά, ανάλογα με τους περιορισμούς συνομιλίας που έχει θέσει ο οικοδεσπότης.
Οι οικοδεσπότες έχουν τον πλήρη έλεγχο της συνάντησης και μπορούν να αποφασίσουν αν συμμετέχοντες μπορεί να αποθηκεύσει, να εκτυπώσει ή να δημιουργήσει έναν σχολιασμό σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο. Μπορούν επίσης να κάνουν σίγαση όλων των συμμετεχόντων κατά την είσοδο ή ακόμη και να κάνουν σίγαση επιλεγμένων συμμετεχόντων στη μέση της συνάντησης. Επιπλέον, οι οικοδεσπότες μπορούν να περιορίσουν τη σύσκεψη ανά πάσα στιγμή, κάτι που μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή, για παράδειγμα, στους χρήστες που προσπαθούν να συμμετάσχουν καθυστερημένα στη σύσκεψη.
Συνολικά, το WebEx είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για όσους θέλουν την αίσθηση της αίθουσας συνεδριάσεων στις απομακρυσμένες συναντήσεις τους. Το εργαλείο είναι γεμάτο χρήσιμα χαρακτηριστικά, τα οποία όχι μόνο δίνουν στους οικοδεσπότες τον πλήρη έλεγχο των συναντήσεών τους, αλλά βοηθούν επίσης τους συμμετέχοντες να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο.