So erstellen Sie eine Excel-Datenbank

Geben Sie die Daten ein

Das Grundformat zum Speichern von Daten in einer Excel-Datenbank ist eine Tabelle. Verwenden Sie nach dem Erstellen einer Tabelle die Datentools von Excel, um Datensätze in der Datenbank zu suchen, zu sortieren und zu filtern, um bestimmte Informationen zu finden.

Um diesem Tutorial zu folgen, geben Sie die Daten wie in der Abbildung oben gezeigt ein.

Geben Sie die Studentenausweise schnell ein

1. Geben Sie die ersten beiden IDs ein, ST348-245 und ST348-246, in Zellen A5 und A6, bzw.
2. Markieren Sie die beiden IDs, um sie auszuwählen.
3. Zieh den Füllgriff in die Zelle A13.

Die restlichen Studentenausweise werden korrekt in die Zellen A6 bis A13 eingetragen.

Daten richtig eingeben

Bei der Eingabe der Daten ist auf die korrekte Eingabe zu achten. Lassen Sie außer Zeile 2 zwischen dem Tabellentitel und den Spaltenüberschriften keine weiteren leeren Zeilen bei der Eingabe Ihrer Daten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie keine leeren Zellen hinterlassen.

Datenfehler durch falsche Dateneingabe verursacht werden, sind die Quelle vieler Probleme im Zusammenhang mit der Datenverwaltung. Wenn die Daten anfänglich richtig eingegeben wurden, ist es wahrscheinlicher, dass das Programm Ihnen die gewünschten Ergebnisse zurückgibt.

Zeilen sind Rekorde

Jede Datenzeile in einer Datenbank wird als Datensatz bezeichnet. Beachten Sie bei der Eingabe von Datensätzen die folgenden Richtlinien:

• Lassen Sie keine leeren Zeilen in der Tabelle. Dazu gehört, dass zwischen den Spaltenüberschriften und der ersten Datenzeile keine leere Zeile gelassen wird.
• Ein Datensatz darf nur Daten zu einem bestimmten Element enthalten.
• Ein Datensatz muss auch alle Daten in der Datenbank zu diesem Element enthalten. Informationen zu einem Element dürfen nicht in mehr als einer Zeile enthalten sein.

Spalten sind Felder

Während Zeilen in einer Excel-Datenbank als Datensätze bezeichnet werden, werden die Spalten als Felder bezeichnet. Jede Spalte benötigt eine Überschrift, um die darin enthaltenen Daten zu identifizieren. Diese Überschriften werden Feldnamen genannt.

• Feldnamen werden verwendet, um sicherzustellen, dass die Daten für jeden Datensatz in der gleichen Reihenfolge eingegeben werden.
• Daten in einer Spalte müssen im gleichen Format eingegeben werden. Wenn Sie beginnen, Zahlen als Ziffern einzugeben (z. B. 10 oder 20), fahren Sie fort. Wechseln Sie nicht zwischendurch und beginnen Sie mit der Eingabe von Zahlen als Wörter (z. B. zehn oder zwanzig). Seien Sie konsequent.
• Die Tabelle darf keine leeren Spalten enthalten.

Erstellen Sie die Tabelle

Nachdem die Daten eingegeben wurden, können sie in eine Tabelle umgewandelt werden. So konvertieren Sie Daten in eine Tabelle:

1. Markieren Sie die Zellen A3 bis E13 im Arbeitsblatt.
2. Wähle aus Heim Tab.
3. Auswählen Als Tabelle formatieren um das Dropdown-Menü zu öffnen.
4. Wähle das Blau Tischstil mittel 9 Option, um das Dialogfeld Als Tabelle formatieren zu öffnen.
5. Während das Dialogfeld geöffnet ist, sind die Zellen A3 bis E13 auf dem Arbeitsblatt von einer gepunkteten Linie umgeben.
6. Wenn die gestrichelte Linie den richtigen Zellbereich umgibt, wählen Sie OK im Dialogfeld Als Tabelle formatieren.
7. Wenn die gestrichelte Linie nicht den richtigen Zellbereich umgibt, markieren Sie den richtigen Bereich im Arbeitsblatt und wählen Sie dann OK im Dialogfeld Als Tabelle formatieren.

Neben jedem Feldnamen werden Dropdown-Pfeile hinzugefügt und die Tabellenzeilen werden abwechselnd hell- und dunkelblau formatiert.

Verwenden Sie die Datenbanktools

Nachdem Sie die Datenbank erstellt haben, verwenden Sie die Tools, die sich unter den Dropdown-Pfeilen neben jedem Feldnamen befinden, um Ihre Daten zu sortieren oder zu filtern.

Daten sortieren.

1. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil neben dem Feld Nachname aus.
2. Auswählen Sortieren von A bis Z um die Datenbank alphabetisch zu sortieren.
3. Einmal sortiert, Graham J. ist der erste Rekord in der Tabelle und Wilson R ist der letzte.

Daten filtern.

1. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil neben dem Feld Programm aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Wählen Sie Alle um alle Kontrollkästchen zu deaktivieren.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Unternehmen um dem Kästchen ein Häkchen hinzuzufügen.
4. Auswählen OK.
5. Nur zwei Studenten, G. Thompson und F. Smith sind sichtbar, weil sie die einzigen beiden Studenten sind, die im Wirtschaftsprogramm eingeschrieben sind.
6. Um alle Datensätze anzuzeigen, wählen Sie den Dropdown-Pfeil neben dem Feld Programm und wählen Sie Filter löschen von "Programm."

Datenbankfunktionen

Syntax: Dfunction (Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)

Wo dFunktion ist einer der folgenden:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUKT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Typ: Datenbank.

Datenbankfunktionen sind praktisch, wenn Google Sheets verwendet wird, um strukturierte Daten wie eine Datenbank zu verwalten. Jede Datenbankfunktion, Dfunction, berechnet die entsprechende Funktion für eine Teilmenge eines Zellbereichs, der als Datenbanktabelle angesehen wird. Datenbankfunktionen benötigen drei Argumente:

• Datenbank_arr ist ein Bereich, ein eingebettetes Array oder ein von einem Array-Ausdruck generiertes Array. Es ist so strukturiert, dass jede Zeile nach Zeile 1 ein Datenbankdatensatz ist und jede Spalte ein Datenbankfeld ist. Zeile 1 enthält die Beschriftungen für jedes Feld.
• Feld_str|num gibt an, welche Spalte (Feld) die zu mittelnden Werte enthält. Dies kann entweder als Feldname (Textzeichenfolge) oder als Spaltennummer ausgedrückt werden, wobei die Spalte ganz links als 1 dargestellt wird.
• Kriterien_arr ist ein Bereich, ein eingebettetes Array oder ein von einem Array-Ausdruck generiertes Array. Es ist so aufgebaut, dass die erste Zeile den (die) Feldnamen enthält, auf die das Kriterium (die Kriterien) angewendet wird, und die nachfolgenden Zeilen den (die) bedingten Test (s) enthalten.

Die erste Zeile in Kriterien gibt Feldnamen an. Jede zweite Zeile in Kriterien stellt einen Filter dar, eine Reihe von Einschränkungen für die entsprechenden Felder. Einschränkungen werden in der Notation Query-by-Example beschrieben und umfassen einen abzugleichenden Wert oder einen Vergleichsoperator gefolgt von einem Vergleichswert. Beispiele für Einschränkungen sind: "Schokolade", "42", ">= 42" und "<> 42". Eine leere Zelle bedeutet keine Einschränkung des entsprechenden Felds.

Ein Filter entspricht einer Datenbankzeile, wenn alle Filtereinschränkungen (die Einschränkungen in der Zeile des Filters) erfüllt sind. Eine Datenbankzeile (ein Datensatz) erfüllt die Kriterien, wenn mindestens ein Filter damit übereinstimmt. Ein Feldname kann im Kriterienbereich mehrmals vorkommen, um mehrere gleichzeitig geltende Einschränkungen zu ermöglichen (z. B. Temperatur >= 65 und Temperatur <= 82).

DGET ist die einzige Datenbankfunktion, die keine Werte aggregiert. DGET gibt den Wert des im zweiten Argument angegebenen Felds zurück (ähnlich wie a SVERWEIS) nur, wenn genau ein Datensatz den Kriterien entspricht; Andernfalls wird ein Fehler zurückgegeben, der angibt, dass keine oder mehrere Übereinstimmungen vorhanden sind.