Was ist Groupware?

Der Begriff Groupware bezieht sich auf verschiedene Arten von kollaborativer Software. Mit einem Schwerpunkt auf Interoperabilität und kollektivem Arbeiten in einer Mehrbenutzerumgebung fungiert Groupware als Portal, von dem aus Benutzer erstellen und Versionskontrollierte Dokumente aktualisieren, Online-Inhalte verwalten, Assets wie Kalender und Posteingänge teilen und über Chat und Messaging beraten Merkmale.

Was bedeutet Groupware?

In einigen Fällen ist Groupware ein eigenständiges Tool, wie bei der OnlyOffice-Plattform für die Dokumentenzusammenarbeit oder der Intuit Quick Base-Plattform für die Datenverwaltung. In anderen Fällen funktioniert die Groupware wie ein Content-Management-System (wie bei WordPress) oder als vollwertiges Intranet (wie bei SharePoint).

Der Begriff Groupware umfasst sehr breite und sehr spezifische Software-Implementierungen. Allen Definitionen gemeinsam ist jedoch, dass mehr als ein Benutzer in derselben Umgebung mit denselben Tools und Prozessen zusammenarbeiten.

Vorteile und Funktionen von Groupware

Groupware ermöglicht es Mitarbeitern vor Ort und geografisch verteilten Teammitgliedern, über das Internet oder ein Intranet miteinander zu arbeiten. Diese Softwareanwendungen bieten in der Regel viele Vorteile:

• Authentifizierung und Protokollierung: Standardmethoden für den Zugriff auf die Groupware, Protokolle darüber, wer was tut, und Aufzeichnungen, die die gesetzlichen Anforderungen an die Ermittlung erfüllen.
• Kommunikation: Chat-Tools, Diskussionsgruppen mit Threads und private Postfächer.
• Interaktives Arbeiten: Umfragen, Dateibearbeitung in Echtzeit und gemeinsame Aufgabenverwaltung.
• Auffindbarkeit: Zentrale Speicherung von Dateien und Informationsressourcen, unterstützt durch ein robustes Suchwerkzeug.
• Abgestimmte Arbeitsabläufe: Von der Groupware verwaltete Prozesse, die Genehmigungen, Überprüfungen und Korrekturlesen sowie die Unterstützung von Projektmanagementprozessen abwickeln.
• Unternehmens-Wissensmanagement: Interne Wikis, geschützte Referenzdokumente, Gruppenlesezeichen, gemeinsam genutzte Passwort-Repositorys und Versionskontrollhistorien.
• Soziales Engagement und Reputationsmanagement: Benutzergruppen, Profilabzeichen, Profilanpassung durch Benutzer, Gamification durch Benutzerebenen und Wettbewerbe zur Benutzerbindung.

Nicht nur Mitarbeiter großer Unternehmen profitieren vom Einsatz von Groupware; für Unternehmer und Freiberufler ermöglichen diese Tools die einfache gemeinsame Nutzung von Dateien, Zusammenarbeit und Kommunikation über Projekte mit Remote-Kunden, alles bequem vom Home-Office aus.

Verschiedene Groupware-Lösungen unterstützen unterschiedliche Funktionen. Die meisten Groupware-Umgebungen bieten nicht alle oben aufgeführten Funktionen, aber viele bieten eine Teilmenge in verschiedenen Kombinationen.

Groupware-Softwarebeispiele

IBM Lotus Notes (oder Lotus Software gemäß der IBM Lotus-Website) war eine frühe Collaboration-Software-Suite und wird immer noch in vielen Büros verwendet. Microsoft SharePoint ist eine weitere wichtige Groupware-Lösung, die in großen Unternehmen gut etabliert ist.

Zu den wichtigsten umfassenden Groupware-Suiten, die über die Angebote von IBM und Microsoft hinausgehen, gehören:

• G-Suite: Googles Plattform für E-Mail, Dokumente und soziale Zusammenarbeit.
• Zoho One: Eine geschäftsorientierte Suite für kleine und mittelständische Unternehmen.
• Zwangsversteigerung: Eine Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement.

Darüber hinaus bietet ein florierendes Groupware-Ökosystem mit gezielten Anwendungsfällen Flexibilität, um Best-of-Breed-Lösungen für den Einsatz mit oder anstelle einer teureren umfassenden Groupware verfolgen Suite:

• Basislager: Ein beliebtes kostenpflichtiges Projektmanagement-Tool.
• Haufen: Bietet ein kostenloses, aber begrenztes Konto und kostenpflichtige Konten.
• Xero: Bietet ein komplettes Online-Buchhaltungssystem in der Cloud.
• WordPress: Eine kostenlose Plattform für webbasierte Inhalte.