Was ist SharePoint und was macht es?

SharePoint ist die Kollaborationsplattform von Microsoft, ähnlich wie Google Drive, noch viel mehr. Es ist ein Ort, an dem Teammitglieder kommunizieren, Daten austauschen und zusammenarbeiten können. ein gemeinsam genutztes Datei-Repository, ein Blog, ein Web-Content-Management-System und ein Intranet.

SharePoint als verbessertes Dateilaufwerk

Vor einigen Jahren bestand die hochmoderne Microsoft-Kollaboration aus zwei Komponenten: Exchange, das E-Mail unterstützte, und geteilte Kalender, und Netzwerkdateilaufwerke. Diese Laufwerke, von denen Sie sich vielleicht erinnern, dass sie Laufwerksbuchstaben wie "S" und "X" hatten, enthielten Dateien, auf die Ihr gesamtes Team zugreifen konnte, aber nur eine Person konnte sie gleichzeitig bearbeiten. Als Workaround können Sie sie auf Ihren lokalen Computer kopieren und dort bearbeiten. Dies führte manchmal zu Verwirrung, vielem Überschreiben und kryptischen Dateinamen.

Microsoft hat SharePoint entwickelt, das einige Vorteile bietet:

• Dateiversionierung: Dies bedeutet, dass Sie eine einzelne Datei "Unser wichtiger Bericht.doc" haben können. SharePoint würde "Revision 1", "Revision 2" usw. verwalten. Es bietet sogar eine Kommentarfunktion, sodass Sie beschreiben können, welche Änderungen diese Revision eingeführt hat, z. "dies enthält Aarons Kommentare".
• Einchecken Auschecken: Die Fähigkeit eines Benutzers, eine Datei sperren von Änderungen durch einen anderen Benutzer. Wenn jemand versucht, auf eine Datei zuzugreifen, die ein anderer Benutzer ausgecheckt hat, fordert SharePoint ihn auf, laden Sie es lokal herunter, aber warnen Sie auch, dass alle vorgenommenen Änderungen möglicherweise nicht mit dem aktuellen Benutzer synchronisiert sind macht. Dies stellte einen einfachen Workflow bereit, bei dem zumindest jemand warten sollte, bis der andere fertig ist. Neuere Versionen bieten sogar an, eine Person zu benachrichtigen, wenn die Datei freigegeben wird.
• Leistungsstarke Indizierung und Suche: Dies wurde zu einem Eckpfeiler, als sich die Welt daran gewöhnte, alles zu googeln. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch ein Dutzend Ordnerebenen wühlen und hoffen musste, dass man sich genau an sie erinnert.
• Ein Webinterface: In Kombination mit der verbesserten Suche wurde SharePoint zu einer zentralen Anlaufstelle für die Zusammenarbeit an Unternehmensinhalten.
• Integration mit Windows-Apps: Die Möglichkeit, eine Datei von SharePoint mithilfe des Datei > Offen Dialoge in Windows-Programmen wie Microsoft Office.

Clever hat Microsoft auch das alte Konzept des Dateilaufwerks beibehalten, dh Sie können eine Excel-Datei von Ihrem "X"-Laufwerk öffnen, ändern und dann speichern, wie zuvor. Im Hintergrund checkt SharePoint die Datei jedoch für Sie aus, checkt sie dann wieder ein und versioniert sie für Sie. Diese Funktionen sind immer noch vorhanden und funktionieren gut, aber SharePoint ist heute mehr als nur ein schickes Dateilaufwerk.

Microsoft 365 und die SharePoint-Collaboration-Plattform

Als Google, Apple, DropBox und andere die Fähigkeiten ihrer Cloud-Dienste verbesserten, arbeitete Microsoft auf eigene Faust. Ein neuer File-Sharing-Dienst namens SkyDrive (jetzt Eine Fahrt) übernahm die einfache Dateifreigabe. Damit wurde SharePoint zu einem wichtigen Bestandteil von 365-Produkt von Microsoft, die cloudbasierte Zusammenarbeit mit abonnementbasiertem Zugriff auf Office kombiniert.

SharePoint ist eine Web-Content-Plattform, aber nicht genau das WordPress oder Squarespace, das Sie wahrscheinlich mit diesem Begriff verbinden. Sie könnten SharePoint verwenden, um Seiten zu erstellen und als Website zu veröffentlichen, aber Sie könnten auch eine Website für ein Abteilungsteam erstellen und dann Webparts löschen darin enthalten, die einen Blog mit Ankündigungen, eine Liste der Teammitglieder von Exchange, eine Dokumentenbibliothek und ein datengesteuertes Raster enthalten können Excel-Arbeitsmappe.

Als öffentlich zugängliches Web-CMS war es angemessen, aber als Intranet, das einige Unternehmensdaten anzeigen konnte, war es ziemlich cool.

Was ist SharePoint heute?

Das heutige SharePoint baut auf seinen Stärken auf und ist kompatibel mit Fenster, Mac OS, Android, iOS, und Webbrowser. Es behält das gleiche Konzept einer Site bei, aber neuere Versionen haben die Möglichkeit eingeführt, dieser Site Apps hinzuzufügen. Drittentwickler haben sogar einen Marktplatz, auf dem sie ihren eigenen anbieten können.

SharePoint ist wie eine Homebase für Ihr Team, in der Sie Dateien, Diskussionen, Ankündigungen und fast jede andere Form der Zusammenarbeit sammeln können, die Sie sich vorstellen können.

Tipps zur Verwendung von SharePoint

• SharePoint ist als Teil von Microsoft 365 verfügbar, jedoch nur für Geschäftskonten. Das heißt, diese Konten können für nur 5 USD / Monat geführt werden.
• Das zentrale Konzept in SharePoint ist eine Site. Sie müssen zuerst eine Site einrichten, dann können Sie ihr Inhalte oder Widgets hinzufügen.
• Während SharePoint früher ein CMS ähnlich wie WordPress war, bei dem Sie Inhalte eingeben und diese auf einer öffentlichen Website veröffentlicht wurden, wird die Microsoft 365-Version häufiger als Kollaborationsraum verwendet.