Erstellen einer Access-Datenbank in Microsoft 365
Microsoft Access - ein Teil der Microsoft 365 Office-Suite – bietet eine robuste relationale Datenbank der Desktop-Klasse, die keinen Server benötigt. Access-Datenbanken arbeiten mit einer festen Datei auf Ihrer Festplatte oder einer Netzwerkfreigabe und bieten ausgereifte Tools zum Erstellen von Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten.
Erste Schritte und wichtige Bedingungen in Access
Starten Sie Microsoft Access. Von dem Schaffen Menüpunkt, auswählen Tisch. Eine Tabelle ist die grundlegende Speichereinheit in einer Datenbank. In einem Objekt wie einer Tabelle werden Informationen in Attribut/Wert-Kombinationen gespeichert.
Hier sind einige wichtige Begriffe, die Sie bei der Verwendung von Access kennen sollten:
- Felder: Datenelemente in einer Tabelle, die Spalten entsprechen.
- Datenbank: Eine Datenbank ist eine Reihe wohldefinierter Objekte, die Sie mit Beziehungen verbinden.
- Form: Ein grafisches Frontend, in das Sie Informationen in eine Tabelle eingeben.
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Anfragen: EIN Anfrage destilliert eine Teilmenge einer oder mehrerer Tabellen, um zu einem eindeutigen On-the-Fly-Satz von Informationen zu gelangen.
- Aufzeichnungen: Datenelemente in einer Tabelle, die Zeilen entsprechen.
- Berichte:Der Inhalt einer Tabelle oder die Ergebnisse einer Abfrage. Berichte sind druckbare Zusammenfassungen von Informationen.
- Tabellen: Strukturierte, gut definierte Sammlungen von Attributen. Die Organisation einer Tabelle basiert auf Feldern (Spalten) und Datensätzen (Zeilen).
Beziehungen von Objekten in Access
Alle Tabellen beziehen sich über eine Reihe von Beziehungen. Microsoft Access ist ein Relationales Datenbank Management System, was bedeutet, dass Regeln erzwungen werden, die bestimmen, wie sich Daten in einer Tabelle auf Daten in einer anderen Tabelle beziehen.
So verwenden Sie Formulare in Access
Verwenden Sie ein Formular, um die geordnete Eingabe von Datensätzen in die Datenbank zu erleichtern. Formulare sind grafische Werkzeuge, die für die Unterstützung der Dateneingabe optimiert sind. Anstatt Informationen direkt in die Tabelle einzufügen, geben Benutzer sie in ein Formular ein, das einfacher zu navigieren und zu lesen ist.
Abfragen in Access
Die Ergebnisse einer Abfrage stimmen nicht perfekt mit den Ergebnissen einer Tabelle überein. Stattdessen verwendet eine Abfrage eine oder mehrere Tabellen mithilfe erweiterter Filter- und Sortierregeln, um ein tabellenähnliches Ergebnis zurückzugeben, das einen Bericht oder eine strukturierte Exportdatei einspeist.
Berichte in Access
Verwenden Sie einen Bericht, um die Ergebnisse einer Abfrage oder den Inhalt einer Tabelle zu verwenden und eine lesbare Version zu erstellen, die Sie einfach drucken oder auf einem Bildschirm teilen können. Berichte fassen den Inhalt einer Tabelle ganz oder teilweise zusammen.
Spezielle Datenquellen in Access
Microsoft Access ist ein Front-End-Reporting-Tool, das Daten aus Testdateien bezieht, Excel-Tabellen, SQL- oder Azure-Datenbanken, Microsoft Outlook, oder Dutzende anderer Informationsquellen. Durch den Import verknüpfter Tabellen oder importierter Datenquellen können Sie Access als Abfragetool und Berichterstellungs-Agent verwenden. Access unterstützt auch die Veröffentlichung von Berichten und Daten in anderen Datenbanken und der Microsoft SharePoint-Plattform.
Ausgabeformate in Access
Informationen innerhalb einer Access-Datenbank bleiben größtenteils darin. Abfragen und Berichte werden jedoch sauber aus der Datenbank in Excel-, Nur-Text-, XML-, PDF- oder XPS-Formate exportiert. Außerdem füttert Access Microsoft Outlook- und Microsoft Word-Verteilerlisten.