Die 50 beliebtesten Outlook-Tipps, Tricks und Geheimnisse

Während Sie nicht am Computer sind, kann Outlook automatisch auf eingehende E-Mails mit einer Nachricht antworten, die den Absendern mitteilt, wann Sie einzeln antworten können.

Richten Sie einen kurzen Text ein, der wichtige Kontaktinformationen, einen Slogan oder vielleicht eine Anzeige oder ein Angebot enthält, und fügen Sie diese Informationen in jede E-Mail ein, die Sie aus Outlook senden. Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten mit Outlook verwenden, erstellen Sie mehrere E-Mail-Signaturen.

Erstellen Sie eine Signatur, die an Ihre ausgehenden E-Mails in Outlook angehängt wird, und verbessern Sie die Erfahrung, indem Sie Grafiken, Animationen und Logos hinzufügen.

Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden möchten, deren E-Mail-Adressen jedoch verborgen bleiben möchten, senden Sie sie in Outlook an "Nicht offengelegte Empfänger".

Winmail.dat ist ein proprietäres Windows-Format für Anhänge, das die .dat-Datei generische Codierung. Wenn Ihr Outlook-Programm Anhänge als Winmail.dat sendet, kann dies die Empfänger verwirren und beunruhigen. Konfigurieren Sie Outlook, um sicherzustellen, dass keine winmail.dat-Anhänge an E-Mail-Empfänger gesendet werden.

Sie können Ihre Fotos, Skizzen oder andere Bilder in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachrichten statt als Anhänge einfügen. Diese Grafiken werden als Inline-Bilder bezeichnet und automatisch im Textkörper einer E-Mail-Nachricht angezeigt.

Verwenden Sie Microsoft Outlook, um E-Mail-Nachrichten über Ihr Hotmail- oder Outlook.com-Konto einfach und mit der Leistungsfähigkeit und Flexibilität eines Desktop-E-Mail-Clients abzurufen und zu senden.

Ist die Schriftart, die Outlook verwendet, wenn Sie eine Nachricht verfassen oder eine E-Mail lesen, zu breit, hoch, klein, groß oder blau? Geben Sie die genaue Schriftart, den Stil und die Farbe an, die standardmäßig für E-Mails in Outlook verwendet werden sollen.

Ist die kleine Schrift in E-Mails zu schwer für Sie zu lesen? Erhöhen Sie die Textgröße in Ihren E-Mail-Nachrichten in Outlook.

Geben Sie Ihren E-Mails in Outlook einen farbenfrohen und originellen Hintergrund. Einige Empfänger sehen diesen Hintergrund möglicherweise nicht, wenn ihr E-Mail-Programm so konfiguriert ist, dass es keine Bilder oder spezielle Designs aus dem Internet herunterlädt oder anzeigt.

Blindkopien werden verwendet, um Kopien der Nachricht an mehrere Empfänger zu senden, ohne einige dieser Empfänger preiszugeben. Mit dieser Technik können Sie E-Mails an viele Empfänger senden, ohne deren Namen oder E-Mail-Adressen allen anderen anzuzeigen, an die die Nachricht gesendet wird.

Integrieren Sie Ihren Google- oder iPhone-Kalender mit Ihren Outlook-Informationen. Richten Sie sie so ein, dass sie mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert werden, damit auf allen Ihren Geräten dieselben Ereignisse und Termine angezeigt werden.

Erstellen Sie Ihre eigenen Mailinglisten in Outlook und senden Sie ganz einfach Nachrichten an Personengruppen. Eine Do-it-yourself-Liste eignet sich hervorragend für Heimanwender, die keinen Zugriff auf eine Unternehmensverteilerliste haben.

Wenn sich Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook befinden, erstellen Sie eine Sicherungskopie dieser Informationen, um sicherzustellen, dass sie nicht verloren gehen, wenn Ihre Festplatte abstürzt oder Outlook nicht mehr funktioniert. Erstellen Sie Sicherungskopien Ihrer persönlichen Ordner (.pst)-Dateien – die Dateien, in denen diese Informationen gespeichert werden. Das Erstellen eines Backups ist so einfach wie das Kopieren der Datei an einen zweiten Speicherort.

Wenn Sie eine neue Nachricht in Outlook starten, wird die Standardkonto bestimmt automatisch, welche Einstellungen – zum Beispiel die Signatur und die E-Mail-Adresse des Absenders – verwendet werden. Legen Sie das Standardkonto fest, wenn mehr als ein Konto mit Outlook verbunden ist.

Sie müssen nicht jedes Mal Ihr bevorzugtes Nachrichtenformat auswählen, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen. Machen Sie Ihre bevorzugten Einstellungen zu Ihren Standardeinstellungen in Outlook.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto haben, das Sie zum Sichern Ihrer Nachrichten verwenden, oder wenn Sie bei jedem Nachricht, die Sie senden, kann Outlook automatisch eine Kopie jeder Nachricht, die Sie verfassen, an eine andere E-Mail senden die Anschrift.

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Anlage senden und Outlook das Senden nicht zulässt, weil die Anlage einen bestimmten Grenzwert überschreitet, passen Sie die Größenbeschränkung für Outlook-Anlagen an. Stellen Sie das Limit so ein, dass es dem Ihres E-Mail-Servers entspricht, damit E-Mails nicht als unzustellbar zurückgesendet werden. Durch diese Änderung können Sie auch unnötige Outlook-Fehler vermeiden.

Behalten Sie Ihre Kontakte, auch wenn Sie Outlook hinter sich lassen. Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte als CSV-Datei speichern, können Sie sie problemlos an anderer Stelle importieren.

Es sind nur wenige Schritte erforderlich, um Kontakte in Outlook zu importieren. Dann können Sie diese Kontakte verwenden, um beispielsweise die Grundlage für eine Mailingliste zu schaffen. Outlook unterstützt Importe, wenn die zugrunde liegende Datei ein unterstützter Typ ist, z. B. ein CSV-Dokument.

Die Suchfunktionen in Outlook erleichtern das Auffinden einer Nachricht, wenn Sie sie benötigen. Das Erstellen eines Ordners „Alle E-Mails“ für alle Ihre Nachrichten macht es noch einfacher – es ist eine großartige Möglichkeit, einen einheitlichen Posteingang in Outlook zu erstellen.

Weisen Sie Outlook an, eine Nachricht an oder nach einem bestimmten Datum zuzustellen. Das verzögerte Senden eignet sich hervorragend für Erinnerungen, Geburtstagswünsche und ähnliche Artikel, die Sie heute planen, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt senden werden.

Lassen Sie Outlook die ursprüngliche Nachrichtenquelle beibehalten, wenn es E-Mails aus dem Internet abruft. Vollständige Header sind nützlich, wenn Sie ein Problem beheben oder Tatsachen über den Empfang einer Nachricht nachweisen müssen.

Outlook macht das Bearbeiten empfangener E-Mails einfach. Verwenden Sie diese Technik, um Betreffzeilen und andere wichtige Informationen anzupassen.

Leiten Sie die E-Mail vollständig und in dem Zustand weiter, in dem Sie sie als EML-Anhang in Outlook erhalten haben. Dadurch bleiben alle Metadaten der Originalnachricht erhalten, was insbesondere bei der Fehlerbehebung oder in rechtlichen Zusammenhängen nützlich ist.

Verwenden Sie Kommas, um mehrere E-Mail-Empfänger in einer Nachricht zu trennen. Outlook verwendet standardmäßig Semikolons, aber Sie können das Trennzeichen bei Bedarf in Kommas ändern.

Sofern Sie eine Nachricht nicht dauerhaft gelöscht haben, bewahrt Outlook alle Nachrichten eines bestimmten Absenders in einem Ordner auf. Verwenden Sie diese Funktion, um sie als Referenz schnell zu finden.

Wenn Outlook sich an eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse erinnert oder wenn Sie einen veralteten Namen loswerden möchten, löschen Sie unerwünschte Einträge aus der Auto-Vervollständigen-Liste, die angezeigt wird, wenn Sie eine E-Mail-Adresse in das To. eingeben Gebiet.

Stellen Sie Nachrichten, Ihr Adressbuch, Ihren Kalender und andere wichtige Outlook-Daten aus einer Sicherungskopie wieder her. Stellen Sie diese wichtigen E-Mail-Informationen aus einer gespeicherten Version Ihrer PST-Datei wieder her.

Wenn Sie E-Mails von einem bestimmten Absender erhalten, die Sie zum späteren Nachschlagen ablegen müssen, richten Sie Outlook so ein, dass diese Nachrichten sofort nach Erhalt an einen bestimmten Ordner gesendet werden. Beginnen Sie mit einer Nachricht und richten Sie dann einen Outlook-Filter ein, um alle zukünftigen E-Mails des Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

Möchten Sie eine Nachricht für immer in Outlook löschen, aber den Ordner "Gelöschte Elemente" nicht leeren? Lernen So stellen Sie gelöschte Outlook-E-Mails wieder her.

Durchsuchen Sie den Text in einer Nachricht in Outlook, um ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Ausdruck zu finden.

Wenn Sie eine E-Mail mit mehreren Anhängen erhalten, speichern Sie diese nicht einzeln. Speichern Sie stattdessen alle an eine E-Mail angehängten Dateien gleichzeitig in einem Ordner.

Wenn Sie ungelesene Nachrichten hervorheben möchten, markieren Sie ungelesene E-Mails in Outlook mit speziellen Schriftarten, Farben und mehr.

Legen Sie Ihre Standardantwortadresse für ein E-Mail-Konto in Outlook fest. Diese Technik ist nützlich, wenn Sie E-Mails von mehreren E-Mail-Adressen erhalten, die mit demselben Konto verknüpft sind.

Die Anwendung OS X-Adressbuch importiert Outlook-Kontakte zur Verwendung in Mac OS X Mail.

Wenn Sie Ihre Kontakte kategorisieren, verwandeln Sie Ihre Outlook-Kontakte in elegante, flexible und stabile Mailinglisten, indem Sie Kategorien anstelle von Verteilerlisten verwenden.

Wenn Sie mit Microsoft Outlook eine Datei zusammen mit Ihrer E-Mail senden möchten, hängen Sie die Datei an die E-Mail-Nachricht an.

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook mit bestimmten Arten von Konten löschen, wird die gelöschte Nachricht möglicherweise ausgegraut und durchgestrichen angezeigt. Um sie dauerhaft zu löschen, löschen Sie die zum Löschen markierten Nachrichten im IMAP-Ordner.

Um sich von unerwünschten Mailinglisten abzumelden, müssen Sie möglicherweise eine E-Mail mit einer alten E-Mail-Adresse senden, die Sie vor Jahren nicht mehr verwendet haben. Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf die alte E-Mail-Adresse haben, senden Sie eine E-Mail von einer beliebigen Adresse in Outlook.

Verwenden Sie Tastenkombinationen, um E-Mails schnell zu verschieben. Es ist ganz einfach, in Outlook Verknüpfungen zum Ablegen von E-Mails einzurichten.

Möchten Sie Nachrichten nicht automatisch öffnen? Gefällt Ihnen der Ablauf einer Nachrichtenliste ohne Vorschaufenster? Hier sind zwei Möglichkeiten, den Lesebereich von Outlook zu deaktivieren – für alle Ordner und standardmäßig.

Ändern Sie den Schriftstil und die Größe der Nachrichtenliste in Outlook entsprechend Ihrer Mode und Ihren Bedürfnissen. Diese Optimierung hilft, wenn Sie mit größeren Schriften besser arbeiten.

Verwenden Sie Ihre AOL-E-Mail-Konten mit Outlook. So richten Sie den AOL-Bildschirmnamen als IMAP-E-Mail-Konten in Outlook ein.

Wenn Sie nicht ständig gelöschte Nachrichten aus Ihrem IMAP-Posteingang in Outlook löschen möchten und keine Nachrichten sehen möchten, die gelöscht werden sollten, blenden Sie die zum Löschen markierten Nachrichten aus.

Richten Sie Outlook so ein, dass die Gesamtanzahl der Ordnernachrichten angezeigt wird. Standardmäßig wird Ihnen die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt, Sie können jedoch auch die Gesamtzahl der Nachrichten anzeigen.

Verwenden Sie Outlook für alle Ihre E-Mail-Aufgaben, indem Sie Windows so konfigurieren, dass Outlook als Ihr Standard-E-Mail-Programm erkannt wird. Auf diese Weise wird Outlook geöffnet, wenn Sie das nächste Mal auf einen Mail-to-Link klicken.

Verfassen Sie Ihre E-Mails mit Stil und reichhaltiger Formatierung in Outlook und stellen Sie sicher, dass Personen, die eine Nur-Text-Version bevorzugen oder benötigen, diese automatisch erhalten. Bei so vielen Viren und Malware, die durch Rich-Text- oder HTML-Nachrichten verbreitet werden, ist es keine schlechte Idee, sich bei all Ihren ausgehenden E-Mails auf Klartext zu verlassen.

Um mehrere E-Mails einzeln und automatisch in Outlook weiterzuleiten, benötigen Sie einen Ordner und eine Regel. Befolgen Sie diese Anweisungen, um den Ordner und die Regel einzurichten, um mehrere E-Mails automatisch einzeln weiterzuleiten.

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