Können Sie in Remote-Meetings nicht konzentriert bleiben? Du bist nicht allein

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, besteht eine gute Chance, dass Sie in der letzten Woche während eines Meetings Multitasking gemacht haben – und Sie sind kaum allein.

Ein neues Papier von Microsoft veröffentlichte Zahlen zu dem Problem. Während Multitasking in kurzen, kleinen Meetings selten war, stieg es in Meetings, die sich über eine Stunde hinzogen, auf ein nahezu universelles Niveau. Es sind jedoch nicht nur schlechte Nachrichten: Das Papier, das sich auf die Verwendung von Microsoft Teams konzentrierte, schlägt verschiedene Möglichkeiten vor, wie Mitarbeiter ihre Konzentration verbessern können.

„FocusAssist für Windows wurde bereits ausgeliefert und könnte hier eine große Hilfe sein“, sagte Dr. Mary Czerwinski, Partnerforscherin und Forschungsmanagerin bei Microsoft, per E-Mail. "Das Planen der Fokuszeit über Cortana ist eine weitere verfügbare Option in Outlook."

Was ist ein Remote Worker zu tun?

Multitasking in einem Meeting wird oft als unhöflich oder kontraproduktiv angesehen, und das Papier stellte fest, dass dies manchmal wahr war. Die Forscher argumentieren jedoch mit einem komplexeren Punkt. Nicht jedes Multitasking ist negativ, und Tools können verwendet werden, um Remote-Mitarbeiter zu positiven Ergebnissen zu führen.

In einem anonymen Tagebuch erläuterten die Teilnehmer die Vorteile von positivem Multitasking. "Ich war weniger frustriert von Meetings, die für mich nicht sehr nützlich waren", sagte einer.

Andere sagten, sie schätzen die Entscheidung, bei Bedarf genau aufzupassen und sich dann auf andere Dinge zu konzentrieren, wenn dies nicht der Fall ist. Die Teilnehmer sagten, Multitasking habe ihnen geholfen, Informationen wie verwandte Dateien oder E-Mail-Austausch zu finden, die für ein Meeting relevant sind.

Dr. Czerwinski sagte, dass Remote-Mitarbeiter, die Microsoft Teams oder Windows verwenden, sich an Focus Assist wenden können und Fokus Zeit, um für ein Meeting nicht relevante Ablenkungen zu entfernen und Zeit zu gewinnen, um sich auf bestimmte Dinge zu konzentrieren Aufgaben. Das Papier favorisiert jedes Werkzeug, das die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter während einer Besprechung von außen beiseite drängt.

Neue, bessere Funktionen in Remote-Arbeitsplattformen könnten noch weiter gehen, um positives Multitasking zu fördern. Das Papier schlägt einen besprechungsspezifischen „Fokusmodus“ vor, um Mitarbeitern zu helfen, Multitasking auf eine für ein Meeting relevante Weise durchzuführen, wie z. B. das Öffnen von E-Mails oder Dateien in der Benutzeroberfläche eines Meetings anstelle eines anderen Fensters oder Programms. Dies würde positives Multitasking fördern und gleichzeitig Ablenkungen beseitigen, die in anderen Programmen zu finden sind.

Die Forscher schlagen auch verbesserte Agenda-Tools vor, mit denen Mitarbeiter Besprechungen vorzeitig verlassen oder mitten in Besprechungen beitreten können, wenn nur Teile der Besprechung relevant sind. Damit könnte man den Erzfeind jeder Aufmerksamkeitsspanne bekämpfen: lange, langweilige Meetings.

Remote-Mitarbeiter klopfen in langen Meetings aus

Multitasking war nicht besonders verbreitet, wenn alle Meetings zusammengefasst wurden: Etwa 30 % der Meetings beinhalteten E-Mail-Multitasking und etwa 24 % sahen Datei-Multitasking.

Aber das änderte sich mit der Dauer. Es überrascht nicht, dass Meetings, die kürzer als 20 Minuten waren, nur wenige Fälle von Multitasking zeigten, aber mit schockierender Geschwindigkeit als Meeting-Droge hochgefahren wurden.

Bei einer Besprechung von 20 bis 40 Minuten war die Wahrscheinlichkeit fast doppelt so hoch, dass die Teilnehmer nach anderen suchten Arbeit, und ein 80-Minuten-Marathon, der ein Stöhnen auslöste, war mehr als sechsmal wahrscheinlicher, dass die Arbeiter abgelenkt wurden.

Die Größe der Meetings – ebenso wie die Anzahl der Teilnehmer – war ebenfalls entscheidend. Einzelgespräche förderten am wenigsten Multitasking, und eine dritte Person änderte das Ergebnis kaum. Das Eintauchen in andere Aufgaben wurde jedoch wahrscheinlich, da in einem Videoanruf mehr Gesichter auftauchten. Multitasking war in einem Meeting mit 10 oder mehr Personen mehr als doppelt so wahrscheinlich.

Ein Teilnehmer beschrieb eine zuordenbare Motivation. „Bei großen Meetings, wie Rathäusern, höre ich eher inne und höre zu, wenn etwas Interessantes gesagt wird“, sagt die Teilnehmerin. "Die restliche Zeit scheine ich mich überhaupt nicht auf die Arbeit zu konzentrieren."

Die Daten enthielten ein weiteres schwächeres, aber überraschenderes Ergebnis: Geplante Meetings sind eine schlechte Nachricht. Ein geplantes Meeting förderte Multitasking mit etwa eineinhalb Mal höherer Wahrscheinlichkeit als ein Ad-hoc-Meeting. Von den geplanten Meetings waren wiederkehrende Meetings der fruchtbarste Grund für Ablenkung.

„Wie Remote-Meetings geplant und strukturiert werden, hängt maßgeblich damit zusammen, wann und in welchem ​​Ausmaß Menschen ihre Aufmerksamkeit teilen“, schließt das Papier. Bevor Sie also bei einer einstündigen Besprechungseinladung auf Senden drücken, überlegen Sie es sich noch einmal – es sei denn, Sie möchten Ihren Kollegen Zeit geben, ihren Posteingang zu leeren.