Möglichkeiten, Ihre Word-Dokumente zu organisieren

Wenn du mehr Zeit mit der Suche verbringst Microsoft Word-Dateien als Sie an Ihren Dokumenten arbeiten, nutzen Sie die organisatorischen Möglichkeiten, die Word und Ihr Computer bieten.

Speichern Sie alle Word-Dateien mit Miniaturansichten

Speichern von Word-Dateien mit a Vorschaubild oder Miniaturansicht macht es einfacher, das benötigte Dokument zu identifizieren, ohne es öffnen zu müssen.

So speichern Sie alle Word-Dokumente mit einer Vorschau oder Miniaturansicht:

1. Öffnen Sie in Microsoft Word ein leeres oder vorhandenes Dokument und gehen Sie dann zum Datei Tab.

   

2. Auswählen Die Info.

   

3. Wähle aus Eigenschaften Dropdown-Pfeil und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften.

   

4. In dem Eigenschaften Dialogfeld, gehen Sie zum Zusammenfassung Tab.

   

5. Wähle aus Miniaturansichten für alle Word-Dokumente speichern Kontrollkästchen.

   

6. Auswählen OK.

   

Word-Dokumenteigenschaften aktualisieren

Wenn Sie mit mehreren Word-Dokumenten arbeiten, die ähnliche Namen und Speicherorte haben, verwenden Sie das Word-Dokument Eigenschaften-Funktion.

1. Öffnen Sie das Dokument, dem Sie beschreibende Eigenschaften hinzufügen möchten, und gehen Sie dann zum Datei Tab.

   

2. Auswählen Die Info.

   

3. Wähle aus Eigenschaften Dropdown-Pfeil und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften.

   

4. In dem Eigenschaften Dialogfeld, gehen Sie zum Zusammenfassung Tab.

   

5. Geben Sie Kommentare, Schlüsselwörter, Kategorien, einen Titel und Betreffinformationen ein, um Ihre Dateien zu unterscheiden.

   

6. Auswählen OK um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen. Wenn es an der Zeit ist, eine Suche durchzuführen, kann Word genau das finden, was Sie brauchen.

Erstellen Sie Ordner auf Ihrem Computer und verwenden Sie sie

Richten Sie einen Ordner für Ihre Word-Dokumente ein und benennen Sie ihn so, dass Sie ihn nicht vergessen werden, z MyWordDocs. Füllen Sie es mit Ordnern, die für Sie sinnvoll benannt sind, und verwenden Sie diese Ordner, um Ihre Word-Dateien zu speichern und zu sortieren. Wenn Sie beispielsweise wöchentliche Besprechungsnotizen erstellen, erstellen Sie einen Ordner für diese Notizen und fügen Sie für Monate oder Jahre zusätzliche Ordner darin ein.

Wenn Sie jahrelang Word-Dokumente auf Ihrem Computer haben und keine Zeit haben, jedes einzelne zu öffnen und zu entscheiden, ob Sie es behalten möchten oder nicht, erstellen Sie einen Ordner für jedes Jahr und verschieben Sie die Dokumente in diese Ordner. Dies ist eine gute Möglichkeit, ältere Dateien zu speichern, bis Sie Zeit haben, die Dateien so zu organisieren, wie es für Sie funktioniert.

Verwenden Sie ein konsistentes Dateibenennungssystem

Ein Benennungssystem einrichten um die gewünschten Dateien schnell zu finden. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Dateien zu benennen. Wählen Sie ein Benennungssystem und verwenden Sie es konsequent.

Hier sind ein paar Vorschläge:

• Fügen Sie den Dokumenttyp in den Dateinamen ein, z. B. Vertrag, Mietvertrag oder Newsletter. Auf diese Weise können Sie den Dateinamen überprüfen, um eine Datei zu finden.
• Beginnen Sie den Dateinamen mit dem Namen des Kunden (oder dem Nachnamen des Empfängers, wenn es sich um Briefe handelt).
• Fügen Sie das Datum in den Dateinamen ein.

Lass dir Zeit

Wenn der Speicherplatz auf der Festplatte Ihres Computers knapp ist, erledigen Sie Ihre organisatorischen Aufgaben nicht auf einmal. Teilen Sie den Job in überschaubare Teile auf und verbringen Sie 15 Minuten am Tag damit, daran zu arbeiten.

Legen Sie beim Organisieren von Word-Dateien auf Ihrem Computer jede Datei in einen der von Ihnen erstellten Ordner ab, erstellen Sie einen neuen Ordner oder löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie mit einer Datei tun sollen, legen Sie sie in einen Ordner mit dem Titel HoldBisDate und wählen Sie ein Datum in der Zukunft aus, an dem Sie den Ordner problemlos löschen können, wenn Sie ihn bis dahin nicht geöffnet haben.

Welche Arten von Ordnern Sie auch immer erstellen, legen Sie diese Ordner in Ihren Word-Hauptordner, damit Sie wissen, wo Sie suchen müssen.