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Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen in Outlook

Wenn Sie häufig sehr ähnliche E-Mails senden, speichern Sie zunächst eine dieser Nachrichten als Nachrichtenvorlage in Outlook. Anstatt die E-Mail von Grund auf neu zu erstellen, beginnen Sie dann mit einer Vorlage und passen Sie sie an Ihren E-Mail-Empfänger an. Sie sparen Zeit und werden effizienter bei Ihren E-Mail-Aufgaben.

Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; und Outlook für Microsoft 365.

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage (für neue Nachrichten) in Outlook

So speichern Sie eine Nachricht als Vorlage in Outlook:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Auswählen Heim > Neue e-mail, oder drücken Sie Strg+N.

    Erstellen einer neuen E-Mail in Outlook.

  2. Geben Sie einen Betreff ein, wenn Sie einen für Ihre Nachrichtenvorlage verwenden möchten.

    Hinzufügen einer Betreffzeile zu einer E-Mail in Outlook.

    Sie können eine E-Mail-Vorlage ohne Standardbetreff in Outlook speichern.

  3. Geben Sie Text, Bilder und andere Elemente ein, die in der E-Mail-Nachrichtenvorlage angezeigt werden sollen.

    Eingeben von Text in den Textkörper einer E-Mail in Outlook.

    Entfernen Sie Signaturen, wenn Sie Richten Sie Outlook ein, um eine Signatur hinzuzufügen automatisch, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen.

  4. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage eingerichtet haben, wählen Sie Datei > Speichern als. Wählen Sie in Outlook 2007 BüroTaste > Speichern als.

    Dateioptionen in Outlook.

  5. Geben Sie einen Dateinamen ein.

  6. Wähle aus Speichern unter Dropdown-Pfeil, dann wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft). Wählen Sie in Outlook 2007 das Speichern unter Dropdown-Pfeil, dann wählen Sie Outlook-Vorlage.

    Speichern einer E-Mail als Vorlage in Outlook.

  7. Auswählen Speichern.

  8. Schließen Sie die ursprüngliche E-Mail.

Erstellen Sie eine E-Mail mit einer Vorlage in Outlook

So schreiben Sie eine neue Nachricht (Antworten siehe unten) mithilfe einer Nachrichtenvorlage in Outlook:

  1. Wähle aus Heim Registerkarte, dann wählen Sie Neue Dinge > Weitere Artikel > Formular auswählen. Wählen Sie in Outlook 2007 Werkzeuge > Formen > Formular auswählen.

    Auswählen eines Formulars für eine neue E-Mail in Outlook.

  2. In dem Formular auswählen Dialogfeld, wählen Sie die Nachsehen in Dropdown-Pfeil, dann wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem.

    Auswählen der neu erstellten Vorlage in Outlook.

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

    Auswählen, welche Vorlage für eine neue E-Mail in Outlook verwendet werden soll.

  4. Auswählen Offen.

Erstellen Sie eine einfache E-Mail-Vorlage für schnelle Antworten in Outlook

So richten Sie eine Vorlage für Antworten in Outlook ein:

  1. Wähle aus Heim Tab.

  2. In dem Schnelle Schritte Gruppe, wählen Erstelle neu.

    Wählen Sie die Option Neu erstellen unter QuickSteps in Outlook aus.

  3. In dem Name Geben Sie im Textfeld einen beschreibenden Namen für die Antwortvorlage ein.

    Bearbeiten eines schnellen Schritts in Outlook.

  4. Wähle aus Wähle eine Aktion Dropdown-Pfeil.

    Auswählen einer Aktion für einen schnellen Schritt in Outlook.

  5. In dem Antworten Abschnitt, wählen Antwort.

    Auswählen der Antwortaktion für schnelle Schritte in Outlook.

    Um eine einfache Vorlage für neue Nachrichten einzurichten, die einen Standardempfänger enthalten, wählen Sie Neue Nachricht.

  6. Auswählen Optionen anzeigen.

    Zusätzliche Optionen für schnelle Schritte in Outlook.

  7. In dem Text Geben Sie im Textfeld die Nachricht für Ihre Antwort ein. Fügen Sie eine Unterschrift hinzu.

  8. Wähle aus Bedeutung Dropdown-Pfeil und wählen Sie Normal damit Ihre Antwort unabhängig von der Ebene der ursprünglichen Nachricht mit normaler Bedeutung verschickt wird.

    Auswahl der Wichtigkeitsstufe eines schnellen Schrittes in Outlook.

  9. Wählen Sie optional Automatisch nach 1 Minute Verzögerung senden. Die Nachricht geht automatisch in den Postausgang und bleibt 1 Minute im Postausgang. Während dieser Zeit können Sie es löschen oder erstellen eine Bearbeitung.

    Auswählen, um die Nachricht in Outlook in 1 Minute automatisch zu senden.

  10. Um weitere Aktionen hinzuzufügen, wählen Sie Aktion hinzufügen. Fügen Sie beispielsweise eine Aktion zu. hinzu Verschieben Sie die ursprüngliche Nachricht in Ihren Archivordner oder fügen Sie eine Aktion hinzu, um sie mit einer Farbe zu kategorisieren, um Nachrichten zu identifizieren, die eine Standardantwort erhalten haben.

    Hinzufügen einer zusätzlichen Aktion in schnellen Schritten in Outlook.

  11. Um eine Tastenkombination für die Aktion hinzuzufügen, wählen Sie die Tastenkürzel Dropdown-Pfeil und wählen Sie dann eine Verknüpfung aus.

    Auswählen einer Tastenkombination für einen schnellen Schritt in Outlook.

  12. Auswählen Speichern. Wählen Sie in Outlook 2019 Beenden.

Beantworten Sie eine E-Mail schnell mit einer Schnellantwortvorlage in Outlook

So senden Sie eine Antwort mit einer vordefinierten Quick Step-Vorlage:

  1. Wählen Sie die Nachricht aus, auf die Sie antworten möchten. Öffnen Sie die Nachricht entweder im Lesebereich oder in einem separaten Fenster.

  2. Wenn die Nachricht im Lesebereich angezeigt wird, wählen Sie die Heim Tab. Wenn die Meldung in einem separaten Fenster erscheint, wählen Sie die Nachricht Tab.

    Eine geöffnete E-Mail in Outlook.

  3. In dem Schnelle Schritte Gruppe, wählen Sie den Schnellschritt für die Antwortvorlage aus. Wenn Sie für die Aktion eine Tastenkombination definiert haben, drücken Sie die entsprechenden Tastaturtasten.

    Auswählen einer QuickStep-Antwort in Outlook.

  4. Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen an der E-Mail vor und wählen Sie dann Senden.

    Eine Nachricht wurde über QuickSteps in Outlook gesendet.