Automatische Ordner sind die neue Geheimwaffe von Dropbox

Dropbox wird Organisiere deine Ordner automatisch für dich, umbenennen, verschieben und sogar alles übersetzen, was Sie dort eingeben.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Ordner in Ihrer Dropbox zu automatisieren – schließlich ist es nur ein Ordner voller Dateien – aber ein integriertes Tool könnte einige Vorteile in Bezug auf Komfort, Sicherheit und Verlässlichkeit. Und Sie können weiterhin alle Tools von Drittanbietern verwenden, die Sie mögen. Warum sind automatisierte Ordner eine so gute Idee und was können sie für Sie tun?

„[Automatisierte Ordner sind] eine unglaublich einfache Möglichkeit, jede Art von großen Projekten mit mehreren Dateien und mehreren Mitwirkenden zu verwalten.“ Devon Fata, CEO des Webentwicklers Pixoul, teilte Lifewire per E-Mail mit. "Ein gutes Organisationssystem aufzubauen, das für alle funktioniert, ist ein ständiger Kampf bei jeder Art von projektbezogener Arbeit, und das könnte in diesen Bereichen viel Zeit sparen."

Das Ende der Einreichung

Ordner sind oft ein Chaos. Wir legen Dateien in einen Ordner, um beispielsweise unsere Desktops zu bereinigen, und dann einige dieser Dateien in einen Unterordner, um den ersten Ordner zu bereinigen. Stellen Sie sich vor, diese Dateien könnten sich selbst organisieren.

Selbst diejenigen von uns, die alles im Quadrat halten, können von der automatischen Ablage profitieren. Und mit Dropbox wird es bald ganz einfach. Sie müssen Ihre Automatisierungsregeln nur einmal einrichten, dann erledigt Dropbox die ganze Arbeit.

Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die Ihre Dateien basierend auf dem Datum automatisch in Ordner ablegt. Legen Sie eine Reihe von Dateien in Ihre Dropbox ab, und es werden Ordner für Januar, Februar usw. erstellt und Ihre Dateien dort abgelegt. Zukünftige Dateien, die dem Hauptordner hinzugefügt werden, werden automatisch in diese Unterordner verschoben. Ideal zum Aufbewahren von Quittungen für Ihre Steuern.

Das ist schön und schon ziemlich mächtig, aber es wird viel besser. Dropbox kann auch Dateien und Fotos automatisch umbenennen, möglicherweise basierend auf dem Datum, an dem sie erstellt/aufgenommen wurden. Es kann auch Ihre Dateien mit Tags versehen und sie sogar in andere Formate konvertieren. Sie könnten beispielsweise einen Ordner haben, der alles in eine PDF-Datei konvertiert oder einen Ordner, der ZIP-Dateien automatisch entpackt.

Das Schöne daran ist, dass diese Aktionen durch das Verschieben von Dateien in Ordner ausgelöst werden, was auf jedem angeschlossenen Gerät durchgeführt werden kann.

Alternativen

Die Automatisierung von Dropbox-Ordnern kommt irgendwann zu jedem, aber derzeit wird sie nur für Geschäftskunden eingeführt. Dennoch gibt es viele noch leistungsfähigere Optionen zur Automatisierung Ihrer Dropbox-Ordner – oder anderer Ordner.

Es gibt zwei Hauptkategorien für die Automatisierung von Ordnern. Einer ist ein webbasierter Dienst wie Zapier oder IFTTT (Wenn das, dann das). Das andere ist ein Tool, das lokal auf Ihrem Computer ausgeführt wird, wie das Excellent Haselnuss für den Mac. Dann gibt es mehr Einzweckdienste wie Cloud-Konvertierung, die einen Dropbox-Ordner überwacht und alles, was Sie hinzufügen, konvertiert. Es ist leistungsstark und einfach zu bedienen.

Der Vorteil eines webbasierten Tools besteht darin, dass es sich mit anderen Webdiensten verbinden kann. IFTTT kann einige wilde Sachen machen. Sie könnten beispielsweise Ihre intelligente Glühbirne jedes Mal rot blinken lassen, wenn hier in den Lifewire News ein neuer Artikel veröffentlicht wird. Zapier bietet noch tiefere – wenn auch viel komplexer einzurichtende – Automatisierungen, die sich in Gmail, Slack, Twitter, Trello, und mehr.

Der Nachteil dieser Online-Tools ist, dass Ihre privaten Daten Ihren Computer verlassen müssen, damit sie ihr Ding machen können. Andererseits befinden sich viele dieser Daten ohnehin schon irgendwo in der Cloud.

Lokal

Wenn Sie die Automatisierung auf Ihrem Computer wirklich ernst nehmen möchten, gibt es viele Tools. Auf dem Mac und iOS können Sie die integrierte Shortcuts-App verwenden, die eine Galerie mit vorgefertigten Automatisierungen enthält. Einige davon funktionieren auch mit Dropbox.

Um Ordner zu automatisieren, versuchen Sie es mit Hazel. Dies überwacht Ordner auf neue Dateien und reagiert auf diese.

Eine Hazel-Regel, die ich verwende, überwacht meinen Desktop nach Bildern. Es ändert die Größe von Screenshots auf 2.000 Pixel Breite, sodass ich sie für Online-Artikel wie diesen verwenden kann. Eine andere Regel nimmt Webp-Bilder und wandelt sie in JPGs um. Ich habe auch eine Regel, die Songs in die App kopiert, die früher als iTunes bekannt war.

Hazel bietet einen eigenen Satz integrierter Aktionen, aber Sie können damit auch Shortcuts, AppleScripts, Automator-Aktionen ausführen und sogar Ihre eigenen Skripte in der Programmiersprache Ihrer Wahl schreiben. Diese Modularität macht den Einstieg extrem einfach, aber auch grenzenlos in seinem Potenzial. Und natürlich kann es auf jeden Ordner in Ihrer Dropbox wirken.

Die neue integrierte Automatisierung von Dropbox sieht toll aus und deckt die Grundlagen ab, wird aber hoffentlich auch Interesse an leistungsfähigeren Automatisierungen wecken. Denn was nützt ein Computer, wenn er Ihnen die hektische Arbeit nicht abnehmen kann?