6 Möglichkeiten, Datenverlust in Textverarbeitungssoftware zu verhindern

Der Verlust wichtiger Dokumente, die Sie so lange erstellt haben, ist frustrierend, besonders wenn Sie wie die meisten Benutzer, die Dokumente direkt am Computer erstellen und nicht den Vorteil einer handschriftlichen Kopieren.

Hier sind sechs Möglichkeiten, Ihre Textdokumente sicher aufzubewahren.

Speichern Sie Ihre Dokumente niemals auf Ihrem Betriebssystemlaufwerk

Während die meisten Textverarbeitungsprogramme Ihre Dateien im Ordner Eigene Dateien speichern, ist dies der schlechteste Ort für sie. Ob Virus- oder Softwarefehler, die meisten Computerprobleme betreffen die Betriebssystem, und oft besteht die einzige Lösung darin, das Laufwerk neu zu formatieren und das Betriebssystem neu zu installieren. In einem solchen Fall geht alles auf dem Laufwerk verloren.

Die Installation einer zweiten Festplatte auf Ihrem Computer ist eine relativ kostengünstige Möglichkeit, dieses Problem zu beheben. Eine zweite interne Festplatte ist nicht betroffen, wenn das Betriebssystem beschädigt ist, und kann sogar auf einem anderen Computer installiert werden, wenn Sie eine neue kaufen müssen.

Wenn Sie der Installation eines zweiten internen Laufwerks skeptisch gegenüberstehen, ist eine externe Festplatte eine ausgezeichnete Option. Ein externes Laufwerk kann jederzeit an jeden Computer angeschlossen werden, indem es in eine USB oder FireWire-Anschluss. Viele externe Laufwerke haben auch den zusätzlichen Vorteil von One-Touch- oder geplanten Backups; Sie legen die Ordner und den Zeitplan fest und die Software kümmert sich um den Rest.

Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig

Es reicht nicht aus, Ihre Dateien an einem anderen Ort als Ihrem Betriebssystem zu speichern; Sie müssen regelmäßig Backups Ihrer Dateien erstellen. Erhöhen Sie Ihre Chancen, eine Datei wiederherzustellen, indem Sie ein zweites Backup davon erstellen. Wenn die Daten wichtig sind, sollten Sie erwägen, ein Backup in einem feuerfesten Tresor zu speichern.

Vorsicht vor E-Mail-Anhängen

Auch wenn Sie sicher sind, dass sie nicht enthalten Viren, E-Mail-Anhänge können zu Datenverlust führen. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit demselben Namen wie auf Ihrem Laufwerk erhalten und Ihre E-Mail-Software ist Wenn Sie Anhänge am selben Speicherort speichern, besteht die Gefahr, dass die bereits vorhandene Datei überschrieben wird dort. Dies geschieht häufig, wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und Kollegen Updates per E-Mail senden.

Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass Anhänge an einem eindeutigen Ort gespeichert werden, oder überlegen Sie es sich anders, bevor Sie einen E-Mail-Anhang auf Ihrer Festplatte speichern.

Vorsicht vor Benutzerfehlern

Nutzen Sie die in Ihrem Textverarbeitungsprogramm enthaltenen Sicherheitsvorkehrungen, wie z. B. Versionsverwaltungsfunktionen und nachverfolgte Änderungen. Benutzer verlieren häufig Daten, wenn sie ein Dokument bearbeiten und versehentlich Teile löschen. Nachdem das Dokument gespeichert wurde, gehen die geänderten oder gelöschten Teile verloren, es sei denn, Sie haben Funktionen aktiviert, die Änderungen für Sie speichern.

Wenn Sie sich nicht mit den erweiterten Funktionen befassen möchten, verwenden Sie die F12 Schlüssel, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um die Datei unter einem anderen Namen zu speichern. Es ist nicht so organisiert wie einige der anderen Methoden, aber es ist eine nützliche Methode.

Geh in die Cloud

Das Speichern von Dateien und deren Backups in der Cloud wird immer häufiger. Cloud-Speicher bietet viele Vorteile wie großzügige Platzaufteilung, einfache Bedienung, Zugriff von überall und von jedem Gerät aus und Zuverlässigkeit.

Cloud-Speicherdienste sichern ihre Server, sodass auf diese Weise gespeicherte Dateien doppelt geschützt sind. Aus diesen Gründen ist Cloud-Speicher für die meisten Menschen zunehmend die beste Option.

Es gibt mehrere kostenlose Mainstream-Optionen:

• Google Drive bietet 15 GB mit jedem Google-Konto.
• Mac-Benutzer erhalten 5 GB mit iCloud, die in jedem Apple-Gerät integriert ist.
• Microsoft bietet 5 GB Speicherplatz mit Eine Fahrt, die mit Microsoft 365- und Xbox-Konten geliefert wird.

Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, bieten die oben genannten Dienste wie andere Cloud-Speicherunternehmen kostenpflichtige Optionen.

Bewahren Sie Kopien Ihrer Dokumente auf

Es wird Sie nicht daran hindern, Ihr Dokument erneut einzugeben und zu formatieren, aber Sie behalten eine gedruckte Kopie eines wichtiges Dokument stellt zumindest sicher, dass Sie den Inhalt der Datei haben, und das ist besser, als nichts zu haben überhaupt.