Kan du ikke holde fokus på fjernmøder? Du er ikke alene

Hvis du arbejder eksternt, er der en god chance for, at du har multitasket under et møde i den seneste uge - og du er næppe alene.

Et nyt papir udgivet af Microsoft sætter tal på problemet. Mens multitasking var sjældent i korte, små møder, steg det til næsten universelle niveauer i møder, der trak ud i mere end en time. Det er dog ikke alle dårlige nyheder: Avisen, der fokuserede på brugen af ​​Microsoft Teams, foreslår flere måder, hvorpå arbejdere kan forbedre deres fokus.

"FocusAssist til Windows er allerede sendt og kan være en stor hjælp her," sagde Dr. Mary Czerwinski, en partnerforsker og forskningschef hos Microsoft, over e-mail. "Planlægning af fokustid gennem Cortana er en anden tilgængelig mulighed i Outlook."

Hvad skal en fjernmedarbejder gøre?

Multitasking i et møde bliver ofte betragtet som uhøfligt eller kontraproduktivt, og avisen fandt, at dette nogle gange viste sig sandt. Forskerne argumenterer dog for en mere kompleks pointe. Ikke al multitasking er negativ, og værktøjer kan bruges til at guide fjernarbejdere til positive resultater.

Deltagerne beskrev fordelene ved positiv multitasking i en anonym dagbog. "Jeg har været mindre frustreret over møder, der ikke var særlig nyttige for mig," sagde en.

Andre sagde, at de værdsætter valget om at være meget opmærksom, når det kræves, og derefter fokusere andre steder, når det ikke er det. Deltagerne sagde, at multitasking hjalp dem med at finde information, såsom relaterede filer eller e-mail-udvekslinger, der var relevante for et møde.

Dr. Czerwinski sagde, at fjernarbejdere, der bruger Microsoft Teams eller Windows, kan henvende sig til Focus Assist og Fokus Tid til at fjerne forstyrrelser, der ikke er relevante for et møde, og afsætte tid til at fokusere på specifikke opgaver. Avisen favoriserer ethvert værktøj, der skubber udefrakommende krav til arbejdernes opmærksomhed til side under et møde.

Nye, bedre funktioner i fjernarbejdsplatforme kunne gå endnu længere for at tilskynde til positiv multitasking. Papiret foreslår en mødespecifik "fokustilstand" for at hjælpe medarbejdere med at multitaske på måder, der er relevante for et møde, som at åbne e-mails eller filer i et mødes grænseflade i stedet for et andet vindue eller program. Dette ville tilskynde til positiv multitasking og samtidig eliminere distraktioner, der findes i andre programmer.

Forskerne foreslår også forbedrede dagsordensværktøjer, der lader arbejdere forlade møder tidligt eller deltage i midtmødet, hvis kun dele af mødet er relevante. Dette kunne bekæmpe ærkefjenden af ​​enhver opmærksomhedsperiode: lange, kedelige møder.

Fjernarbejdere trykker ud i lange møder

Multitasking var ikke særlig almindeligt, når alle møder var samlet: omkring 30 % af møderne involverede multitasking via e-mail, og omkring 24 % oplevede fil-multitasking.

Men det ændrede sig med varigheden. Ikke overraskende viste møder, der var kortere end 20 minutter, få tilfælde af multitasking, men steg med chokerende hastighed som mødemiddel.

Et møde på 20 til 40 minutter var næsten dobbelt så sandsynligt, at det ville få deltagerne til at søge andre arbejde, og et stønfremkaldende 80-minutters maraton var over seks gange større sandsynlighed for, at arbejdere blev distraheret.

Mødestørrelsen - som i antallet af deltagere - var også afgørende. En-til-en møder tilskyndede til mindst mulig multitasking, og en tredje person ændrede næppe resultatet. Men at dykke ind i andre opgaver blev sandsynligt, da flere ansigter dukkede op i et videoopkald. Multitasking var over dobbelt så sandsynligt i et møde med 10 eller flere personer.

En deltager beskrev en relaterbar motivation. "I de store møder, som på rådhuse, plejer jeg at stoppe op og faktisk lytte, når der bliver sagt noget af interesse," sagde deltageren. "Resten af ​​tiden lader det til, at jeg slet ikke fokuserer på arbejdet."

Dataene inkluderede et andet svagere, men mere overraskende resultat: planlagte møder er dårlige nyheder. Et planlagt møde var omkring halvanden gang mere tilbøjeligt til at opmuntre til multitasking end et ad hoc-møde. Af planlagte møder var tilbagevendende møder den mest frugtbare grund til distraktion.

"Hvordan fjernmøder er planlagt og struktureret er væsentligt forbundet med, hvornår og i hvilket omfang folk deler deres opmærksomhed," konkluderer avisen. Så før du trykker på send på en timelang mødeinvitation, skal du genoverveje det – medmindre du vil give kollegerne tid til at rydde deres indbakke.