Automatiske mapper er Dropboxs nye hemmelige våben

Dropbox vil organisere dine mapper automatisk for dig, omdøbe, flytte og endda oversætte alt, hvad du falder ind der.

Der er masser af måder at automatisere mapperne i din Dropbox - det er trods alt bare en mappe fuld af filer - men at have et indbygget værktøj kan give nogle få fordele med hensyn til bekvemmelighed, sikkerhed og pålidelighed. Og du kan stadig bruge alle de tredjepartsværktøjer, du kan lide. Så hvorfor er automatiserede mapper så god en idé, og hvad kan de gøre for dig?

"[Automatiske mapper er] en utrolig nem måde at administrere enhver form for store, multi-fil, multi-bidragyder projekt," Devon Fata, CEO for web-udviklervirksomheden Pixoul, fortalte Lifewire via e-mail. "At etablere et godt organisationssystem, der fungerer for alle, er en konstant kamp i enhver form for projektbaseret arbejde, og det kan spare meget tid på de områder."

Slutningen af ​​arkivering

Mapper er ofte noget rod. Vi dumper filer i en mappe for at rydde op, f.eks. vores desktops, og derefter dumper vi nogle af disse filer i en undermappe for at rydde op i den første mappe. Tænk, hvis disse filer kunne organisere sig selv.

Selv de af os, der holder alt på plads, kan drage fordel af automatisk arkivering. Og med Dropbox bliver det snart nemt. Du skal bare opsætte dine automatiseringsregler én gang, så klarer Dropbox alt arbejdet.

For eksempel kan du oprette en regel, der automatisk placerer dine filer i mapper baseret på datoen. Slip en masse filer i din Dropbox, og den opretter mapper til januar, februar og så videre, og gemmer dine filer ind i dem. Fremtidige filer, der føjes til hovedmappen, flyttes automatisk til disse undermapper. Den er ideel til for eksempel at opbevare kvitteringer for dine skatter.

Det er dejligt og allerede ret kraftfuldt, men det bliver meget bedre. Dropbox kan også automatisk omdøbe filer og billeder, måske baseret på den dato, de blev oprettet/taget. Det kan også mærke dine filer og endda konvertere dem til andre formater. For eksempel kan du have en mappe, der konverterer alt til en PDF eller en, der automatisk udpakker zip-filer.

Den pæne del er, at disse handlinger udløses ved at flytte filer til mapper, hvilket kan gøres på enhver tilsluttet enhed.

Alternativer

Dropbox-mappeautomatisering kommer efterhånden til alle, men den ruller i øjeblikket kun ud til erhvervskunder. Alligevel er der masser af endnu mere kraftfulde muligheder for at automatisere dine Dropbox-mapper – eller andre mapper.

Der er to hovedkategorier til automatisering af mapper. Den ene er en webbaseret tjeneste som Zapier eller IFTTT (Hvis dette så det). Den anden er et værktøj, der kører lokalt på din computer, ligesom det fremragende Hazel til Mac. Så er der flere single-purpose tjenester som Cloud Konverter, som overvåger en Dropbox-mappe og konverterer alt, hvad du tilføjer. Den er kraftfuld og nem at bruge.

Fordelen ved et webbaseret værktøj er, at det kan oprette forbindelse til andre webtjenester. IFTTT kan nogle vilde ting. Du kan for eksempel få din smarte pære til at blinke rødt, hver gang der er en ny artikel postet her på Lifewire News. Zapier tilbyder endnu dybere – selv om det er meget mere komplekst at konfigurere – automatiseringer, der graver ind i din Gmail, Slack, Twitter, Trello, og mere.

Ulempen ved disse onlineværktøjer er, at dine private data skal forlade din computer, for at de kan gøre deres ting. På den anden side er meget af den data alligevel allerede et sted i skyen.

Lokal

Hvis du vil gøre dig virkelig seriøs omkring automatisering på din computer, er der mange værktøjer. På Mac og iOS kan du bruge den indbyggede genvejsapp, som kommer med et galleri af forudlavede automatiseringer. Nogle af disse fungerer også med Dropbox.

For at automatisere mapper, prøv Hazel. Dette overvåger mapper for nye filer og handler på dem.

En Hazel-regel, jeg bruger, urer mit skrivebord til billeder. Den ændrer størrelsen på skærmbilleder til 2.000 pixels bred, så jeg kan bruge dem til onlineartikler som denne. En anden regel tager webp-billeder og forvandler dem til JPG'er. Jeg har også en regel, der kopierer sange ind i den app, der tidligere hed iTunes.

Hazel tilbyder sit eget sæt af indbyggede handlinger, men du kan også bruge det til at køre genveje, AppleScripts, Automator-handlinger og endda skrive dine egne scripts i det programmeringssprog, du vælger. Denne modularitet gør det både ekstremt nemt at komme i gang, men også ubegrænset i sit potentiale. Og selvfølgelig kan den virke på enhver mappe i din Dropbox.

Dropbox's nye indbyggede automatisering ser godt ud og dækker det grundlæggende, men forhåbentlig vil det også vække interesse for mere kraftfulde automatiseringer. For hvad er meningen med en computer, hvis den ikke kan klare alt det travle arbejde for dig?