K zadávání a úpravě dat použijte vstupní formuláře pro přístup

An Přístup k databázi sestává z jedné nebo více tabulek, které obsahují související informace. Jakmile vytvoříte takovou prázdnou databázi, můžete se propracovat všemi tabulkami a naplnit je informacemi.

To by však mohlo být únavné a matoucí. Je těžké sledovat vztahy mezi daty v tabulkách, když se pokoušíte zadávat data. Přístupové vstupní formuláře jsou k tomu cenným nástrojem. Můžete navrhnout vstupní formuláře, abyste mohli zadávat data v logickém formátu.

Začněme vytvořením několika jednoduchých tabulek a poté nad nimi vytvoříme vstupní formulář Accessu.

Vytváření tabulek v Accessu

Než budete moci vytvořit vstupní formulář Accessu, musíte vytvořit několik tabulek, do kterých budou data formuláře vstupovat.

Microsoft Access je skvělý pro malé podniky. Pro tento příklad tedy vytvoříte databázi Accessu pro sledování informací o prodeji.

Tato databáze bude obsahovat informace o vašich prodejních zaměstnancích, měsíčních prodejích a měsíčních výdajích.

Postup vytvoření tabulky v Accessu:

1. Spusťte v Accessu novou databázi. Uvidíte prázdnotu Stůl 1.

   

2. Vybrat Kliknutím přidátea přidejte pět polí. Vytvořte jeden krátký text, jeden dlouhý text, jedno velké číslo, jeden krátký text a dvě pole pro měnu.

   

3. Klikněte pravým tlačítkem na každé pole a vyberte Přejmenovat pole a zadejte nový název pole. Každé pole pojmenujte Jméno prodejce, Adresa, Telefonní číslo, Měsíc, Prodej a Výdaje.

   

4. Jakmile přejmenujete všechna pole, jste připraveni přejít k dalšímu kroku.

Nyní, když je vaše tabulka připravena pro data, je čas vytvořit formulář pro zadání všech dat.

Vytvořte vstupní formulář pro přístup

Začnete vytvořením jednoduchého formuláře, který vám umožní pracovat s Stůl 1 stůl.

Zde je postup krok za krokem k vytvoření nového vstupního formuláře:

1. Vybrat Vytvořit v nabídce a vyberte Průvodce formulářem.

   

2. Vybrat >> tlačítko pro výběr všech polí v tabulce.

   

3. Vybrat další tlačítko pro pokračování.

4. Vyberte rozvržení formuláře, které chcete. Zdůvodněné je dobrým, atraktivním výchozím bodem. Pamatujte, že toto je pouze výchozí bod. Skutečný vzhled formuláře můžete později v procesu upravit.

   

5. Vybrat další tlačítko pro pokračování.

6. Zadejte název formuláře a poté vyberte příslušný přepínač, abyste formulář otevřeli v režimu zadávání dat nebo v režimu rozvržení.

   

7. Vybrat Dokončit tlačítko pro vygenerování formuláře.

Pomocí formuláře

Jakmile vytvoříte formulář, můžete s ním pracovat, jak chcete.

Zobrazení rozložení umožňuje přizpůsobit vzhled konkrétních polí a samotného formuláře. Zobrazení zadávání dat umožňuje interakci s formulářem a zadávání dat.

Formulář funguje takto:

• Použijte > a < tlačítka pro pohyb vpřed a vzad v sadě záznamů.
• The > automaticky vytvoří nový záznam na konci aktuální sady záznamů.
• The Vyhledávání pole vám umožní najít konkrétní položky ve vaší tabulce.
• Použití Jít do v Domov pro procházení záznamů tabulky tam a zpět. Můžete také přejít na první nebo poslední záznam nebo vytvořit nový.

Nyní, když jste vytvořili tento první formulář, jste připraveni začít zadávat data.

Přístupový vstupní formulář pro zadávání dat

Nyní, když máte vytvořený formulář pro vaši tabulku, jste připraveni začít zadávat data.

Výhodou použití vašeho nového vstupního formuláře pro přístup je, že pro zadávání dat nemusíte hledat jednotlivá pole v tabulce. Při vkládání dat do jednoho pole můžete pouze vybírat Tab na klávesnici přejděte na další pole.

Jakmile stisknete tlačítko Tab zadejte poslední pole, uloží se poslední záznam, který jste upravovali, do tabulky a přesune se na další prázdný záznam.

Pomocí nového vstupního formuláře aplikace Access zadejte do tabulky několik záznamů.

Uvidíte, že pouhým zadáním údajů formuláře a stisknutím tabulátoru můžete do tabulky rychle zadat mnoho záznamů bez velkého úsilí.

Jak můžete vidět, zadávání dat pomocí vstupního formuláře aplikace Access je mnohem rychlejší než pokus o zadání dat přímo do tabulky aplikace Access.

Úprava dat tabulky

Kromě přidávání nových dat do tabulky vám vstupní formulář Accessu umožňuje upravit také data, která již v tabulce jsou.

Funguje to takto:

1. Procházejte záznamy tam a zpět pomocí < nebo > ikony nebo pomocí Vyhledávání pole pro vyhledání dat v libovolném poli v tabulce.

   

2. Vybrat Uložit ve skupině Záznamy v nabídce Domů. Nebo můžete stisknout tabulátor v posledním poli formuláře. Každá z těchto možností uloží vaši změnu.

3. Použijte > ikona s hvězdičkou napravo od ní pro okamžitý skok a zadání nového záznamu bez ohledu na to, který záznam právě prohlížíte.

   

4. Jakmile budete mít dostatek dat, můžete začít přidávat a propojovat nové tabulky a vytváření užitečných zpráv.

Microsoft Access je velmi výkonný nástroj pro sledování všeho od osobní knihovny knih až po celou vaši malou firmu. Formuláře vám poskytují mnohem snazší přístup ke všem datům, která jste uložili do přístupových tabulek.