Jak používat Trello k udržení pořádku

Trello je a ve stylu kanbanu nástroj pro řízení projektů, který vizuálně představuje úkoly, které musíte vy nebo váš tým splnit. Umožňuje vám vidět, co všichni v týmu v daný čas dělají. Bezplatně je Trello přístupné skupinám a jednotlivcům, kteří podnikají nebo chtějí sledovat osobní úkoly.

Mezi mnoha dostupnými nástroji pro řízení projektů je Trello jedním z nejjednodušších používat a implementovat, ale jeho rozhraní s prázdným listem může být trochu skličující. Zde je několik tipů, které vám a vašemu týmu pomohou co nejlépe využít Trello, bez ohledu na to, jaký druh úkolů sledujete.

Co je Kanban?

Japonský výrobní proces, který Toyota zavedla koncem 40. let 20. století, představuje styl řízení projektů Kanban. Cílem bylo zvýšit efektivitu ve svých továrnách sledováním zásob v reálném čase pomocí karet, které si dělníci na podlaze předávají. Když konkrétní materiál došel, pracovníci to poznamenali pro dodavatele, který pak požadovanou položku odeslal do skladu. Tyto karty se často nazývaly Kanban, což v japonštině znamená nápis nebo billboard.

Software jako Trello přebírá tento koncept předávání karet a vkládá jej do vizuálního rozhraní. Úkoly jsou rozloženy na virtuální tabuli a přizpůsobeny pracovní kapacitě týmu. Ve své nejzákladnější podobě má deska tři části: dělat, dělat (nebo probíhá) a hotovo. Týmy však mohou tento nástroj používat jakýmkoli způsobem, který jim vyhovuje.

Začínáme s Trello

Trello používá nástěnky, seznamy a karty spolu se štítky, kategoriemi, štítky a barvami, které pomáhají udržovat je uspořádané a jejich stav aktuální.

Desky jsou základním organizačním nástrojem Trello, kde připínáte seznamy a karty. Jsou to obvykle projekty (například redesign webových stránek nebo rekonstrukce koupelny) a obsahují seznamy úkolů (jako je grafika a obklady) a karty (dílčí úkoly a možnosti, jako je najmutí designéra nebo rozhodování o velikostech a barvách dlaždic).

Jakmile se rozhodnete, jak své seznamy uspořádat, můžete přidat karty, které mohou mít kontrolní seznamy a štítky. Kontrolní seznamy jsou způsob, jak rozdělit úkoly na dílčí úkoly. Pokud například používáte Trello k plánování dovolené, můžete mít kartu do restaurace, kterou chcete vyzkoušet, s kontrolním seznamem, který zahrnuje rezervaci, zkoumání nejlepších jídel a kontrolu, zda je přátelský k dětem.

Štítky můžete použít k reprezentaci stavu karty (například schváleno nebo odesláno), kategorie (jako je věda, technologie nebo umění) nebo libovolné značky. Poté můžete provést vyhledávání, které zobrazí například všechny vědecké karty nebo všechny schválené karty. Nemusíte však přidávat název ke štítku; můžete je také použít pro barevné kódování (k dispozici je až 10 barev a barvoslepá varianta).

Při práci na úkolech a jejich plnění můžete karty snadno přetahovat z jednoho seznamu do druhého. Pokud by se rozhraní stalo nepraktickým, možná budete chtít archivovat karty a seznamy.

Oznámení Trello a mobilní aplikace

Uživatelé mohou přiřazovat karty členům týmu a přidávat komentáře, přílohy souborů, barevně odlišené štítky a termíny. Členové týmu mohou @ zmínit se ostatní v komentářích, abyste mohli zahájit konverzaci. Trello přijímá soubory z vašeho počítače a služby cloudového úložiště, jako je např Disk Google, Dropbox, Box a OneDrive.

Součástí je také šikovná integrace e-mailu. Každá nástěnka má jedinečnou e-mailovou adresu, kterou můžete použít k vytváření karet (úkolů). Na tuto e-mailovou adresu můžete také posílat přílohy. Když dostanete e-mailové upozornění, můžete na něj odpovědět přímo, místo abyste spouštěli Trello.

Oznámení, včetně zmínek a komentářů, jsou k dispozici v mobilních aplikacích, prohlížečích pro počítače a e-mailu. Trello má verze pro zařízení iOS a Android, včetně telefonů, tabletů, hodinek a Kindle Fire.

Verze zdarma, Business Class a Enterprise

Trello nabízí více než 30 doplňkových funkcí a integrací, nazývaných power-ups. Mezi příklady zapnutí patří zobrazení kalendáře, opakovač karet pro opakující se úkoly a integrace s jinými aplikacemi, jako je např. Evernote, Google Hangouts, Salesforce a další. Bezplatné účty zahrnují jedno zapnutí na desce.

Všechny základní funkce Trello jsou dostupné v bezplatné verzi. Od července 2021 jsou předplatné Business Class a Enterprise za 10 USD a 17,50 USD měsíčně, platí se ročně (o něco více při platbě měsíčně) a přidejte dlouhý seznam výhod jako více power-ups na desce, větší upload příloh, různé pohledy a další.