50 nejoblíbenějších tipů, triků a tajemství aplikace Outlook

Když nejste u počítače, Outlook může automaticky odpovídat na příchozí poštu zprávou, která odesílatelům sděluje, kdy budete moci odpovídat jednotlivě.

Nastavte krátký text obsahující základní kontaktní informace, slogan nebo třeba reklamu nebo nabídku a vložte tyto informace do každého e-mailu, který odešlete z aplikace Outlook. Pokud s aplikací Outlook používáte několik e-mailových účtů, vytvořte několik e-mailových podpisů.

Vytvořte podpis, který se připojí k vašim odchozím e-mailům v Outlooku a díky přidání grafiky, animací a log bude bohatší.

Pokud chcete poslat e-mail skupině lidí, ale zachovat jejich e-mailové adresy skryté, odešlete jej v Outlooku „Nezveřejněným příjemcům“.

Winmail.dat je proprietární formát Windows pro přílohy, který využívá soubor .dat generické kódování. Pokud váš program Outlook odesílá přílohy jako Winmail.dat, může to příjemce zmást a znepokojit. Nakonfigurujte aplikaci Outlook, abyste se ujistili, že neposílá přílohy winmail.dat příjemcům pošty.

Své fotografie, náčrtky nebo jiné obrázky můžete zahrnout do těla e-mailových zpráv místo jako přílohy. Tato grafika se nazývá in-line obrázky a automaticky se zobrazí v těle e-mailové zprávy.

Použijte Microsoft Outlook k načítání a odesílání e-mailových zpráv prostřednictvím účtu Hotmail nebo Outlook.com snadno as veškerým výkonem a flexibilitou e-mailového klienta pro stolní počítače.

Je písmo, které Outlook používá, když píšete zprávu nebo čtete e-mail, příliš široké, vysoké, malé, velké nebo modré? Zadejte přesné písmo, styl a barvu, které se mají jako výchozí používat pro e-maily v Outlooku.

Je pro vás malé písmo používané v e-mailech příliš obtížné na čtení? Zvětšete velikost textu v e-mailových zprávách v aplikaci Outlook.

Dejte svým e-mailům barevné a originální pozadí v Outlooku. Někteří příjemci toto pozadí nemusí vidět, pokud je jejich e-mailový program nakonfigurován tak, aby nestahoval nebo nezobrazoval obrázky nebo speciální návrhy z internetu.

Slepé kopie se používají k odesílání kopií zprávy více příjemcům, aniž by došlo k odhalení některých z těchto příjemců. Tato technika umožňuje odesílat e-maily mnoha příjemcům, aniž by se jejich jména nebo e-mailové adresy zobrazovaly všem ostatním, kterým je zpráva odeslána.

Integrujte svůj kalendář Google nebo iPhone s informacemi z aplikace Outlook. Nastavte je tak, aby se synchronizovaly s kalendářem aplikace Outlook, aby všechna vaše zařízení zobrazovala stejné události a schůzky.

Vytvořte si vlastní seznamy adresátů v aplikaci Outlook a snadno posílejte zprávy skupinám lidí. Udělej si sám seznam funguje skvěle pro domácí uživatele, kteří nemají přístup k firemnímu distribučnímu seznamu.

Pokud jsou vaše e-maily, kontakty a kalendáře v Outlooku, vytvořte si zálohu těchto informací, abyste je neztratili, pokud váš pevný disk selže nebo Outlook přestane fungovat. Vytvořte záložní kopie souborů osobních složek (.pst) – souborů, kde jsou tyto informace uloženy. Vytvoření zálohy je stejně snadné jako zkopírování souboru do druhého umístění.

Když v aplikaci Outlook založíte novou zprávu, výchozí účet je ten, který automaticky určuje, která nastavení – například podpis a odesílací e-mailová adresa – budou použita. Nastavte výchozí účet, když máte k Outlooku připojeno více než jeden účet.

Nemusíte si vybírat svůj oblíbený formát zprávy pokaždé, když vytváříte novou zprávu. Nastavte svá oblíbená nastavení jako výchozí v Outlooku.

Pokud máte e-mailový účet, který používáte k zálohování zpráv, nebo pokud potřebujete někoho zkopírovat zprávu, kterou odešlete, může Outlook automaticky odeslat kopii každé zprávy, kterou napíšete, na jiný e-mail adresa.

Pokud odešlete zprávu s přílohou a Outlook vám ji nedovolí odeslat, protože příloha překračuje určitý limit, upravte limit velikosti přílohy Outlooku. Nastavte limit tak, aby odpovídal limitu vašeho e-mailového serveru, aby se e-maily nevracely jako nedoručitelné. Provedení této změny také pomůže vyhnout se zbytečným chybám aplikace Outlook.

Udržujte své kontakty, i když opustíte Outlook. Pokud si kontakty z Outlooku uložíte jako soubor CSV, můžete je snadno importovat jinam.

Import kontaktů do aplikace Outlook trvá jen několik kroků. Tyto kontakty pak můžete použít například k vytvoření základu pro seznam adresátů. Outlook podporuje importy, pokud je podkladový soubor podporovaného typu, jako je dokument CSV.

Možnosti vyhledávání v Outlooku usnadňují nalezení zprávy, když ji potřebujete. Vytvoření složky Všechny zprávy pro všechny zprávy to ještě zjednoduší – je to skvělý způsob, jak vytvořit jednotnou doručenou poštu v Outlooku.

Řekněte aplikaci Outlook, aby doručila zprávu k určitému datu nebo později. Zpožděné odeslání je skvělé pro upomínky, přání k narozeninám a podobné položky, které plánujete dnes, ale odešlete je až někdy v budoucnu.

Umožněte aplikaci Outlook zachovat původní zdroj zpráv, když načítá e-maily z internetu. Úplné hlavičky jsou užitečné při řešení problému nebo pokud potřebujete prokázat nějakou skutečnost o přijetí zprávy.

Outlook usnadňuje úpravu přijatých e-mailů. Tuto techniku ​​použijte k úpravě řádků předmětu a dalších důležitých informací.

Přepošlete celý e-mail a ve stavu, v jakém jste jej obdrželi jako přílohu EML v aplikaci Outlook. Tím se zachovají všechna metadata původní zprávy, což je užitečné zejména při řešení problémů nebo v právních kontextech.

K oddělení více příjemců e-mailu ve zprávě použijte čárky. Ve výchozím nastavení Outlook používá středníky, ale pokud chcete, můžete oddělovač změnit na čárky.

Pokud jste trvale neodstranili zprávu, Outlook uchová všechny zprávy od určitého odesílatele ve složce. Pomocí této funkce je rychle najdete pro referenci.

Pokud si Outlook pamatuje e-mailovou adresu, kterou jste zadali špatně, nebo pokud se chcete zbavit zastaralého jména, vymažte nechtěné položky ze seznamu automatického dokončování, který se zobrazí, když zadáte e-mailovou adresu do pole Komu pole.

Obnovte zprávy, adresář, kalendář a další důležitá data aplikace Outlook ze záložní kopie. Obnovte tyto důležité e-mailové informace z uložené verze vašeho souboru PST.

Pokud dostáváte e-maily od konkrétního odesílatele, které potřebujete archivovat pro budoucí použití, nastavte Outlook tak, aby tyto zprávy odesílal do konkrétní složky, jakmile je obdrží. Začněte zprávou a poté nastavte filtr Outlooku, který automaticky přesune všechny budoucí e-maily odesílatele do konkrétní složky.

Chcete trvale odstranit zprávu v aplikaci Outlook, ale nevyprázdnit složku Odstraněná pošta? Učit se jak obnovit smazané e-maily aplikace Outlook.

Prohledejte text ve zprávě v Outlooku a najděte konkrétní slovo nebo frázi.

Pokud obdržíte e-mail s více přílohami, neukládejte je jednotlivě. Místo toho uložte všechny soubory připojené k e-mailu do složky najednou.

Pokud chcete, aby nepřečtené zprávy vynikly, zvýrazněte nepřečtenou poštu v Outlooku pomocí speciálních písem, barev a dalších.

Nastavte svou výchozí adresu pro odpověď pro e-mailový účet v Outlooku. Tato technika je užitečná, když dostáváte e-maily z několika e-mailových adres spojených se stejným účtem.

Aplikace Adresář OS X importuje kontakty aplikace Outlook pro použití v Mac OS X Mail.

Pokud své kontakty kategorizujete, proměňte své kontakty aplikace Outlook na elegantní, flexibilní a stabilní seznamy adresátů pomocí kategorií namísto distribučních seznamů.

Pokud chcete spolu s e-mailem odeslat soubor pomocí aplikace Microsoft Outlook, připojte soubor k e-mailové zprávě.

Když odstraníte e-mail v aplikaci Outlook s určitými druhy účtů, může se smazaná zpráva zobrazit šedě a přes ni může být čára. Chcete-li jej trvale smazat, vymažte zprávy označené k odstranění ve složce IMAP.

Chcete-li se odhlásit ze seznamů nevyžádaných adresátů, možná budete muset odeslat e-mail se starou e-mailovou adresou, kterou jste přestali používat před lety. Když už nemáte přístup ke staré e-mailové adrese, odešlete e-mail z libovolné adresy v Outlooku.

K rychlému přesunu e-mailů použijte klávesové zkratky. Je snadné nastavit zástupce pro ukládání pošty v aplikaci Outlook.

Nechcete, aby se zprávy automaticky otevíraly? Líbí se vám tok seznamu zpráv bez podokna náhledu? Zde jsou dva způsoby, jak deaktivovat podokno čtení aplikace Outlook – pro všechny složky a ve výchozím nastavení.

Změňte styl písma a velikost seznamu zpráv v Outlooku tak, aby vyhovovaly vaší módě a potřebám. Tato úprava pomáhá, pokud se vám lépe pracuje s větším písmem.

Používejte své e-mailové účty AOL s aplikací Outlook. Zde je návod, jak nastavit přezdívku AOL jako e-mailové účty IMAP v aplikaci Outlook.

Pokud nechcete neustále odstraňovat smazané zprávy z doručené pošty IMAP v Outlooku a nechcete vidět zprávy, které by měly být pryč, skryjte zprávy označené ke smazání ze zobrazení.

Nastavte Outlook, aby vám zobrazoval celkový počet zpráv ve složce. Ve výchozím nastavení vám poskytuje počet nepřečtených zpráv, ale místo toho můžete zobrazit celkový počet zpráv.

Použijte Outlook pro všechny své e-mailové úkoly tím, že nakonfigurujete Windows tak, aby rozpoznal Outlook jako váš výchozí e-mailový program. Tímto způsobem se při příštím kliknutí na odkaz pro odeslání pošty otevře Outlook.

Vytvářejte své e-maily se stylem a bohatým formátováním v aplikaci Outlook a ujistěte se, že lidé, kteří preferují nebo potřebují verzi ve formátu prostého textu, ji automaticky získají. S tolika viry a malwarem, které se šíří prostřednictvím RTF nebo HTML zpráv, není spoléhat se na prostý text pro všechny vaše odchozí e-maily špatný nápad.

Chcete-li v aplikaci Outlook jednotlivě a automaticky přeposílat několik e-mailů, potřebujete složku a pravidlo. Podle těchto pokynů nastavte složku a pravidlo pro automatické přeposílání více e-mailů jednotlivě.

Váš účet Yahoo Mail není vytvořen pouze pro web. Stáhněte si poštu z bezplatné poštovní adresy Yahoo do aplikace Outlook. A poslat přes Yahoo! Mail taky.