Jak používat skener k organizaci

Digitalizace papírových dokumentů může pomoci při organizaci vašich důležitých papírů. Digitální soubory, včetně PDFs, lze převést na prohledávatelné soubory pomocí software pro optické rozpoznávání znaků (OCR). který se obvykle dodává s tiskárnou. To znamená, že vaše informace nezabírají místo a je snazší je najít. Také můžete uložit své digitální soubory na CD nebo DVD, na flash disk, do online úložiště. Zde je návod, jak uspořádat naskenované dokumenty.

Jak používat skener k organizaci

Zde je několik kroků, které můžete podniknout k uspořádání své firmy nebo domova pomocí skeneru. Aby to fungovalo, budete potřebovat skener dokumentů. Nemusí to být drahé nebo luxusní. Pokud žádný nemáte, začněte s těmito

recenze skenerů fotografií a skenerů dokumentů za nejlepší nákupy.

1. Projděte si papíry a rozhodněte se, co můžete digitalizovat a co můžete bezpečně vyhodit.

   To bude pravděpodobně nějakou dobu trvat. V případě potřeby pracujte v malých krocích.

2. Před digitalizací souborů vytvořte složky a podsložky pro uložení souborů. Přemýšlejte o kategoriích, které potřebujete, a nastavte pro každou složku. Do jedné složky dejte účtenky z kreditní karty, do druhé papírování z pojištění auta. Účty za telefon, účtenky za potraviny, účty za domácí opravy a tak dále lze umístit do samostatných složek. V každé složce vytvořte podsložky pro každý rok (nebo měsíc). Je snazší začít s organizovaným systémem a přidat nové papíry do správného souboru, než přeuspořádat systém pokaždé, když je naskenována nová účtenka.

   Chcete-li vytvořit novou složku ve Windows, klepněte pravým tlačítkem na plochu a vyberte Nový > Složka. Opakujte tento krok v nové složce a vytvořte podsložku. Chcete-li vytvořit novou složku na Macu, vyberte Soubor > Nová složka, nebo stiskněte Posun+Příkaz+N.

3. Ujistěte se, že skener nebo tiskárna byly dodány se softwarem pro optické rozpoznávání znaků (OCR). To vám umožní skenovat dokumenty do formátu PDF a upravovat soubory. Je velká šance, že je na vašem počítači se systémem Windows nainstalován slušný software OCR.

   Pokud na vašem počítači není nainstalován software OCR, oblíbené jsou aplikace ABBYY FineReader a Adobe Acrobat Pro DC.

4. Je čas naskenovat dokumenty. Jak to přesně provedete, závisí na typu skeneru a softwaru, který používáte.

   Lifewire má vodítka pro skenování dokumentů Okna a Mac.

5. Až budete s digitalizací dokumentů hotovi, mějte přehled o fyzickém papírování. Ujistěte se, že automaticky skenujete dokumenty pokaždé, když dostanete nové účtenky nebo papírování. Jinak se papíry začnou znovu hromadit.