Způsoby, jak mít své dokumenty Word uspořádané

Pokud strávíte více času hledáním soubory Microsoft Word než pracujete na svých dokumentech, využijte organizační funkce, které Word a váš počítač nabízejí.

Uložit všechny soubory aplikace Word s miniaturami

Ukládání souborů aplikace Word pomocí a náhled obrázku nebo miniatury usnadňuje identifikaci požadovaného dokumentu bez jeho otevírání.

Chcete-li uložit všechny dokumenty aplikace Word s náhledem nebo miniaturou:

1. V aplikaci Microsoft Word otevřete prázdný nebo existující dokument a přejděte na Soubor tab.

   

2. Vybrat Info.

   

3. Vybrat Vlastnosti rozbalovací šipku a vyberte Pokročilé vlastnosti.

   

4. V Vlastnosti v dialogovém okně přejděte na souhrn tab.

   

5. Vybrat Uložit miniatury pro všechny dokumenty aplikace Word zaškrtávací políčko.

   

6. Vybrat OK.

   

Aktualizujte vlastnosti dokumentu aplikace Word

Pokud pracujete s několika dokumenty aplikace Word, které mají podobné názvy a umístění, použijte dokument aplikace Word vlastnosti.

1. Otevřete dokument, ke kterému chcete přidat popisné vlastnosti, a přejděte na Soubor tab.

   

2. Vybrat Info.

   

3. Vybrat Vlastnosti rozbalovací šipku a vyberte Pokročilé vlastnosti.

   

4. V Vlastnosti v dialogovém okně přejděte na souhrn tab.

   

5. Zadejte komentáře, klíčová slova, kategorie, název a informace o předmětu, které vám pomohou rozlišit vaše soubory.

   

6. Vybrat OK aplikujte změny a zavřete dialogové okno. Když přijde čas na hledání, Word najde přesně to, co potřebujete.

Vytvářejte složky v počítači a používejte je

Nastavte si jednu složku pro své dokumenty Word a pojmenujte ji něčím, na co nezapomenete, jako např MyWordDocs. Naplňte jej složkami pojmenovanými způsobem, který vám dává smysl, a použijte tyto složky k ukládání a třídění souborů aplikace Word. Pokud například vytváříte týdenní poznámky ze schůzek, vytvořte pro tyto poznámky složku a zahrňte do ní další složky na měsíce nebo roky.

Pokud máte v počítači dokumenty Wordu za roky a nemáte čas každý z nich otevřít a rozhodnout se, zda si je ponechat nebo ne, vytvořte složku pro každý rok a dokumenty do těchto složek přesuňte. Je to dobrý způsob, jak ukládat starší soubory, dokud nebudete mít čas je uspořádat způsobem, který vám vyhovuje.

Použijte konzistentní systém pojmenování souborů

Vytvořte systém pojmenování rychle najít požadované soubory. Existuje mnoho způsobů, jak pojmenovat soubory. Vyberte si systém pojmenování a používejte jej důsledně.

Zde je několik návrhů:

• Do názvu souboru zahrňte typ dokumentu, například smlouva, leasing nebo zpravodaj. Tímto způsobem se můžete podívat na název souboru a najít soubor.
• Název souboru začněte jménem klienta (nebo příjmením příjemce, pokud jsou dokumenty tvořeny písmeny).
• Do názvu souboru zahrňte datum.

Nepospíchej

Pokud je na pevném disku vašeho počítače málo místa, neřešte organizační úkoly najednou. Rozdělte práci na zvládnutelné části a věnujte jí 15 minut denně.

Při organizování souborů aplikace Word v počítači umístěte každý soubor do jedné ze složek, které jste vytvořili, vytvořte novou složku nebo odstraňte soubory, které již nepotřebujete. Pokud si nejste jisti, co se souborem dělat, vložte jej do složky s názvem HoldUntilDate a vyberte si datum v budoucnu, že pokud složku do té doby neotevřete, můžete ji klidně smazat.

Ať už vytvoříte jakýkoli typ složek, umístěte tyto složky do hlavní složky aplikace Word, abyste věděli, kde je hledat.