Jak archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Většina lidí, kteří používají e-mailové klienty, má tendenci nechat se e-maily hromadit ve své doručené poště, ale jakmile se tyto e-maily dají dohromady desítky tisíc, Outlook's výkon může utrpět.

Naštěstí se můžete naučit, jak archivovat e-maily v aplikaci Outlook a konečně spravovat tyto staré e-maily, buď ručně, nebo automaticky.

Jak ručně archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Pokud dáváte přednost tomu, abyste měli pod kontrolou, kdy jsou vaše staré e-maily archivovány a kde jsou archivovány, můžete to provést ručním postupem. E-mailové zprávy můžete ručně archivovat v libovolné složce.

1. Otevřete Outlook a vyberte Soubor > Info > Nástroje > Vyčistěte staré předměty.

   

2. Ve vyskakovacím okně Archiv vyberte Archivujte tuto složku a všechny podsložky a poté vyberte složku, kam chcete položky archivovat.

   

3. Vybrat Archivovat položky starší než rozevíracího seznamu a poté nastavte datum, po kterém chcete zprávy archivovat.

   Můžete také vybrat Procházet k identifikaci jednotlivce soubor PST chcete použít pro tento archiv. Nebo jej můžete ponechat jako výchozí název souboru.

   

4. Vybrat OK. Aplikace Outlook nyní archivuje zprávy v této složce podle nastavení, které jste nakonfigurovali.

   

5. Pokud byste raději archivovali zprávy ve všech složkách než v jednotlivých, vyberte Archivujte všechny složky podle jejich nastavení automatické archivace. Pokud zvolíte tuto možnost, budete se muset vrátit na kartu Domů, kliknout pravým tlačítkem na jednu ze složek, pro které chcete nastavit automatickou archivaci, a vybrat Vlastnosti.

   

6. V okně Vlastnosti vyberte Automatická archivace tab.

   

7. Vybrat Archivujte tuto složku pomocí těchto nastavenía poté nakonfigurujte nastavení na počet měsíců zpráv, které chcete uchovávat, a kam přesunout staré položky.

   Pomocí nastavení automatické archivace nakonfigurujte obojí jak se zprávy archivují kdy jste povolili automatickou archivaci, a také jak se archivují e-maily, když je archivujete ručně pomocí nastavení automatické archivace.

   

Jak ručně spustit automatickou archivaci

Automatickou archivaci můžete spustit ručně nebo automaticky. Pokud jste již provedli nastavení automatické archivace pro všechny své složky, jak je popsáno výše, můžete proces archivace spustit okamžitě.

Vybrat Soubor > Info > Nástroje > Vyčištění poštovní schránkya poté vyberte Automatická archivace ke spuštění archivačního procesu. Použije se nastavení automatické archivace, které jste nakonfigurovali pro každou složku pošty.

Jak automaticky spustit automatickou archivaci

Kromě ručního spuštění procedury archivace můžete také nastavit pravidelnou automatickou archivaci.

1. Vybrat Soubor > Možnosti > Pokročilý > Nastavení automatické archivace.

   

2. V okně Nastavení automatické archivace vyberte Každou spusťte automatickou archivaci a zadejte, jak často chcete spouštět automatickou archivaci.

   Můžete nakonfigurovat nastavení tak, aby se při spuštění automatické archivace zobrazila výzva, a nastavit ji tak, aby staré e-mailové zprávy odstranila nebo je přesunula do archivního souboru PST na tvém počítači.

   

3. Vybrat OK, a automatická archivace poběží ve vámi nastaveném intervalu, takže se nikdy nebudete muset bát, že by vaše doručená pošta zabírala příliš mnoho místa.

   

Použijte Outlook Sweep k automatické archivaci v aplikaci Outlook Web

V aplikaci Outlook Online je archivace zpráv ručním procesem. Funkce s názvem Outlook Sweep vám pomůže udržet vaši doručenou poštu čistou.

1. Otevřete doručenou poštu účtu, do které chcete archivovat e-mailové zprávy. Vyberte e-mail, který chcete archivovat, a poté vyberte Zametat z nabídky.

   

2. Na vyskakovací obrazovce vyberte Zprávy starší 10 dnů vždy přesouvejte ze složky INBOX.

   

3. Vybrat Přesunout do rozevírací nabídky a vyberte Archiv.