Výhody a nevýhody WebEx Online Meeting Tool

WebEx, výrobce Systémy Cisco, je jedním z nejpoužívanějších online nástroje pro schůzky po celém světě. Jedná se o funkčně bohatý nástroj, který uživatelům umožňuje setkávat se přes internet a zároveň sdílet obrazovky a mluvit prostřednictvím telefonu nebo VoIP. Jde o robustní program, který dobře funguje na Windows, Mac a dokonce i na chytrých telefonech a tabletech a dává účastníkům flexibilitu účastnit se schůzek z preferovaného zařízení.

WebEx ve zkratce

Není divu, že WebEx je jedním z nejpoužívanějších nástrojů pro online schůzky, protože uživatelům poskytuje dostatek funkcí k vytvoření online schůzky, díky které se účastníci budou cítit jako ve společnosti zasedací místnost. Funguje dobře na Windows a Mac a je skvělou volbou pro ty, kteří se rádi účastní schůzek na cestách ze svých chytrých telefonů nebo tabletů.

Výhody a nevýhody

Profesionálové: WebEx má jednoduché uživatelské rozhraní, i když je o něco méně intuitivní než GoToMeeting. Uživatelé mohou snadno sdílet své pracovní plochy, stejně jako dokumenty nebo jakoukoli aplikaci na svém počítači. Výměna prezentujících, vytváření tabulí a ovládání klávesnice a myši je rychlé a snadné, takže schůzky budou bezproblémové.

Nevýhody: Výchozí prohlížeč zvolený společností WebEx je internet Explorer, takže pokud dáváte přednost použití Firefox nebo Chrome, budete muset před kliknutím na odkaz sdílený prostřednictvím nástroje změnit nastavení prohlížeče.

WebEx začíná na 49 USD měsíčně za neomezené schůzky s až 25 účastníky na každém (v době psaní tohoto článku). To je srovnatelné s GoToMeeting, který za stejnou cenu umožňuje až 15 účastníků na schůzku. Uživatelé mají také možnost platit za použití.

Vytvoření a připojení ke schůzce

Vytvoření schůzky pomocí WebEx je jednoduché, jakmile je dokončen proces počátečního nastavení a centrum schůzek je načteno do hostitelského počítače. WebEx je webový online nástroj pro schůzky, což znamená, že není nutné žádné stahování a vše, co potřebuje, je webový prohlížeč, jako je Firefox, Internet Explorer nebo Chrome.

Hostitelé mohou pozvat účastníky e-mailem, Rychlá zpráva nebo dokonce na chatu. Pozvánka obsahuje odkaz, který účastníky rychle přenese přímo na schůzku a dá jim pokyn, aby se připojili přes svou telefonní linku nebo přes VoIP. K dispozici jsou bezplatná čísla a čísla pro volání do několika zemí, takže účastníci, kteří pracují v zahraničí, nemusí platit poplatky za mezinárodní hovory, aby se mohli schůzky zúčastnit.

Sdílení prezentací a aplikací

Přestože sdílení obrazovky je základní funkcí většiny online nástrojů pro schůzky, WebEx’s jde dále v tom, že hostitelům poskytuje kontrolu panel, který jim umožňuje soukromě chatovat nebo převzít kontrolu nad schůzkou, protože tento panel nevidí žádní jiní účastníci. Ukončení sdílení obrazovky je snadné a provede se jedním kliknutím.

Uživatelé, kteří nechtějí sdílet svou obrazovku, ale chtěli by projít online prezentací schůzky, mají možnost možnost sdílení aplikace, jako je PowerPoint nebo dokonce pouze jeden soubor prezentace z jejich počítač. Soubor nebo aplikace se poté zobrazí na obrazovce schůzky.

Aplikace mohou účastníci vidět a ovládat na dálku, pokud to hostitel povolí. Pokud pracujete na excelovská tabulkamůžete například nechat své účastníky, aby během schůzky zadávali svá vlastní data. WebEx má také funkci tabule, která uživatelům umožňuje kreslit nebo psát na tabuli, jako by to dělali na osobní schůzce.

Sdílení videí

WebEx dokáže zjistit, zda má účastník schůzky a webová kamera, takže pokud se účastník rozhodne být před kamerou, stačí kliknout na tlačítko fotoaparátu na ovládacím panelu a jeho obraz se objeví, kdykoli promluví. To spolu s funkcí živé spolupráce skutečně pomáhá účastníkům cítit, že všichni pracují společně ve stejné místnosti.

WebEx je jedním z mála nástrojů pro online schůzky, které nabízejí tuto možnost, což z něj činí základní nástroj, který je třeba zvážit, pokud se domníváte, že prvek face-time je při online schůzkách důležitý.

Psát si poznámky

WebEx má praktickou funkci, která umožňuje organizátorovi schůzky buď přidělit vyhrazeného zapisovatele, nebo nechat všechny účastníky zapisovat poznámky přímo v softwaru pomocí aplikace na psaní poznámek. Jakmile schůzka skončí, poznámky lze uložit do počítače každého pisatele poznámek, což značně usnadňuje sledování online schůzky.

Poznámky lze také sdílet s účastníky během schůzky, takže je snadné vrátit se k bodu, o kterém se diskutovalo, nebo k otázce, která byla v případě potřeby položena.

Řada užitečných nástrojů

Jak již bylo zmíněno, WebEx je nástroj bohatý na funkce, díky kterému se online schůzky podobají osobním setkáním. Hostitel schůzky může například vytvářet ankety a rozhodnout, zda si účastníci mohou vybrat jednotlivé odpovědi, více odpovědí nebo dokonce krátké odpovědi. Odpovědi na anketu lze poté uložit do hostitelského počítače pro budoucí analýzu. WebEx má také chatovací zařízení, kde mohou účastníci spolu chatovat buď veřejně, nebo soukromě, v závislosti na tom, jaká omezení chatu hostitel zavedl.

Hostitelé mají schůzku zcela pod kontrolou a mohou rozhodnout, zda účastníků můžete uložit, vytisknout nebo vytvořit anotaci sdíleného dokumentu. Mohou také ztlumit všechny účastníky při vstupu nebo dokonce ztlumit vybrané účastníky uprostřed schůzky. Hostitelé navíc mohou schůzku kdykoli omezit, což může například pomoci zabránit tomu, aby ji narušili uživatelé, kteří se ke schůzce pokusí připojit pozdě.

Celkově je WebEx skvělým nástrojem pro ty, kteří chtějí na svých schůzkách na dálku pocit zasedací místnosti. Tento nástroj je plný užitečných funkcí, které nejenže poskytují hostitelům úplnou kontrolu nad jejich schůzkami, ale také pomáhají účastníkům spolupracovat v reálném čase.