6 způsobů, jak zabránit ztrátě dat v softwaru pro zpracování textu
Ztráta důležitých dokumentů, jejichž vytvářením jste strávili tolik času, je frustrující, zvláště pokud jste jako většina uživatelů, kteří vytvářejí dokumenty přímo na počítači a nemají výhodu ručně psaného textu kopírovat.
Zde je šest způsobů, jak udržet vaše textově zpracované dokumenty v bezpečí.
Nikdy neukládejte své dokumenty na disk s operačním systémem
Zatímco většina textových procesorů ukládá vaše soubory do složky Dokumenty, toto je pro ně nejhorší místo. Ať už se jedná o virus nebo selhání softwaru, většina problémů s počítačem ovlivňuje operační systéma často je jediným řešením přeformátování disku a přeinstalace operačního systému. V takovém případě bude vše na disku ztraceno.
Instalace druhého pevného disku do počítače je relativně levný způsob, jak tento problém vyřešit. Druhý interní pevný disk nebude ovlivněn, pokud je operační systém poškozen, a lze jej dokonce nainstalovat na jiný počítač, pokud si potřebujete koupit nový.
Pokud jste skeptičtí ohledně instalace druhého interního disku, externí pevný disk je vynikající volbou. Externí disk lze kdykoli připojit k libovolnému počítači připojením do a
Pravidelně zálohujte své soubory
Ukládání souborů na jiné místo, než je váš operační systém, nestačí; musíte vytvářet pravidelné zálohy souborů. Zvyšte své šance, že budete moci soubor získat, tím, že si vytvoříte jeho druhou zálohu. Pokud jsou data důležitá, zvažte uložení zálohy do ohnivzdorného trezoru.
Pozor na e-mailové přílohy
I když jste si jisti, že neobsahují virye-mailové přílohy mohou způsobit ztrátu dat. Pokud například obdržíte dokument se stejným názvem, jaký má na disku, a váš e-mailový software ano Pokud nastavíte ukládání příloh do stejného umístění, riskujete přepsání souboru, který již existuje tam. To se často stává, když spolupracujete na dokumentu a kolegové posílají aktualizace e-mailem.
Nastavte svůj e-mailový program tak, aby ukládal přílohy na jedinečné místo, nebo, pokud to není možné, dvakrát si to rozmyslete, než uložíte přílohu e-mailu na pevný disk.
Pozor na uživatelskou chybu
Využijte ochrany obsažené ve vašem textovém procesoru, jako jsou funkce pro správu verzí a sledované změny. Běžný způsob, jak uživatelé ztrácejí data, je, když upravují dokument a nechtěně smažou části. Po uložení dokumentu budou části, které byly změněny nebo odstraněny, ztraceny, pokud jste nepovolili funkce, které za vás ukládají změny.
Pokud se nechcete zabývat pokročilými funkcemi, použijte F12 než začnete pracovat na uložení souboru pod jiným názvem. Není to tak organizované jako některé jiné metody, ale je to užitečná metoda.
Přejděte do Cloudu
Ukládání souborů a jejich záloh v cloudu je stále běžnější. Cloudové úložiště nabízí mnoho výhod, jako jsou velkorysé prostory, snadné použití, přístup odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, které používáte, a spolehlivost.
Služby cloudového úložiště zálohují své servery, takže pro soubory uložené tímto způsobem existuje dvojitá vrstva ochrany. Z těchto důvodů je cloudové úložiště pro většinu lidí stále tou nejlepší volbou.
Existuje několik běžných bezplatných možností:
- Disk Google nabízí 15 GB s každým účtem Google.
- Uživatelé počítačů Mac získají 5 GB iCloud, který je zabudován do každého zařízení Apple.
- Microsoft poskytuje 5 GB prostoru s OneDrive, který je dodáván s účty Microsoft 365 a Xbox.
Pokud potřebujete více úložného prostoru, výše uvedené služby nabízejí placené možnosti, stejně jako ostatní společnosti cloudových úložišť.
Uschovejte si tištěné kopie dokumentů
Nezabrání vám to znovu psát a formátovat dokument, ale ponecháte si vytištěnou kopii dokumentu důležitý dokument alespoň zajistí, že budete mít obsah souboru, a to je lepší než nemít nic vůbec.