Přečtěte si, jak odstranit přebytečné mezery z Excelu pomocí TRIM
Při importu nebo kopírování textu data do Excelu pracovní list, často skončíte s mezerami navíc. Pomocí funkce TRIM aplikace Excel nebo klávesové zkratky pro spuštění funkce vyhledávání a nahrazování aplikace Excel můžete tyto zbytečné mezery snadno odstranit.
V případě funkce TRIM budete muset vytvořit nový sloupec v listu pro čistý text. Poté můžete čistý text zkopírovat a vložit zpět do původního sloupce.
Mnohem rychlejším trikem je použití CTRL+H klávesová zkratka pro vyhledání problémového sloupce a rychlé odstranění všech nadbytečných mezer.
Jak funguje funkce TRIM
Syntaxe funkce TRIM je:
=TRIM(Text)
Text v tomto případě odkazuje na data s mimořádnou mezerou. Tento argument může být:
- Skutečný text uzavřený v uvozovkách
- A odkaz na buňku na umístění textových dat v listu
Mnoho lidí si myslí, že funkce TRIM odstraní pouze mezery na začátku a na konci textu. Ve skutečnosti se zbaví všech nadbytečných mezer.
Pokud je například text v buňce A1:
Tohle je opravdu špatná věta.
Funkce Excel =TRIM(A1) poskytne následující výsledek:
Tohle je opravdu špatná věta.
Pomocí funkce TRIM
Chcete-li odstranit nadbytečné mezery pomocí funkce TRIM, postupujte takto:
- Klikněte na buňka A6 aby to bylo aktivní buňka – zde bude funkce pokračovat.
- Typ =TRIM(A4).
- lis Vstupte.
- Text z A4 s mezerami navíc se objeví v A6, ale všechny mezery navíc budou odstraněny.
Problém je v tomto okamžiku v tom, že na listu existují jak A4, tak A6, když chcete pouze čistý text (v A6) nahradit chaotický text (v A4).
Výměna obsahu z A6 na A4 je jednoduchá:
- Klikněte pravým tlačítkem na A6.
- Vybrat kopírovat.
- Klikněte pravým tlačítkem na A4.
- Vybrat Vložit speciální.
- Vybrat Hodnoty a poté klikněte OK.
- Smazat text z A6.
Nyní na listu existuje pouze čistý text bez mezer.
Pokud používáte Excel Online, ignorujte kroky 4 a 5 výše. Místo toho klepněte na šipka dolů pod Vložit na pásu karet Domů a poté vyberte Vložit hodnoty.
Odstranění nadbytečných mezer z celého sloupce
Výše uvedená metoda funguje dobře, pokud čistíte mezery pouze z jedné buňky, ale co když chcete odstranit mezery z celého sloupce?
Postup při práci se sloupcem se příliš neliší od práce s jednou buňkou. V tomto příkladu začíná sloupec s příliš mnoha mezerami A2.
- Vytvořte nový prázdný sloupec vedle sloupce, ze kterého chcete odstranit mezery (v tomto příkladu tento nový sloupec začíná B2).
- Klikněte na horní prázdnou buňku v novém sloupci (B2).
- Typ =TRIM(B2) a stiskněte Vstupte.
- Podržte tlačítko Posun a najeďte myší na spodní část buňky B2, dokud se kurzor nezmění na dvě vodorovné čáry se šipkou nad a pod nimi. (Tato funkce není dostupná v Excel Online; budete muset použít Plnicí rukojeť zkopírujte vzorec.)
- Poklepáním pravým tlačítkem myši automaticky vyplníte celý sloupec
Nyní budete mít sloupec A s mezerami navíc a sloupec B se stejným textem vyčištěný.
Proveďte stejný postup kopírování a vkládání (pouze hodnoty) v předchozím kroku, ale zkopírujte a vložte celé sloupce, nikoli pouze jednotlivé buňky.
Nakonec klikněte pravým tlačítkem na horní část sloupce B, abyste zvýraznili celý sloupec a smažte jej, přičemž všechny ostatní buňky v tabulce posunete doleva.
Pomocí klávesové zkratky Hledat a nahradit
Pokud má text ve sloupci v textu další mezery, nikoli těsně před nebo těsně za, můžete tento text rychle vyčistit pomocí funkce Hledat a nahradit v Excelu.
- Vyberte celý sloupec, který chcete vyčistit.
- zmáčkni CTRL+H zkratka pro otevření okna Excelu Hledat a nahradit.
- V Najít co zadejte dvě mezery.
- V Nahradit za zadejte jednu mezeru.
- Pokračujte stisknutím tlačítka Vyměnit vše dokud nezmizí všechna přebytečná místa.
Výhodou použití tohoto přístupu je, že nemusíte procházet celým postupem kopírování a vkládání, který potřebujete s funkcí TRIM.
Metoda, kterou použijete k odstranění nadbytečných mezer v Excelu, závisí na tom, jak vypadají vaše původní data a kde se mezery nacházejí.
Ať tak či onak, jedna z těchto dvou metod by měla dobře fungovat, aby vám pomohla vyčistit ten chaotický text v tabulce.