Не можете да останете фокусирани в отдалечени срещи? Не си сам

Ако работите дистанционно, има голям шанс да сте изпълнявали няколко задачи по време на среща през последната седмица - и едва ли сте сами.

Нова хартия пусната от Microsoft поставя числа за проблема. Макар че многозадачността беше рядкост при кратки малки срещи, тя нарасна до почти универсални нива при срещи, които се проточиха повече от час. Въпреки това, не всичко е лоши новини: документът, който се фокусира върху използването на Microsoft Teams, предлага няколко начина, по които работниците могат да подобрят фокуса си.

„FocusAssist за Windows вече е доставен и може да бъде огромна помощ тук“, каза по имейл д-р Мери Червински, партньор изследовател и мениджър изследвания в Microsoft. „Планиране на времето за фокусиране чрез Cortana е друга налична опция в Outlook.“

Какво трябва да прави отдалечен работник?

Многозадачността по време на среща често се разглежда като груба или контрапродуктивна и вестникът установи, че това понякога се оказва вярно. Изследователите обаче твърдят по-сложен въпрос. Не всяка многозадачност е отрицателна и могат да се използват инструменти за насочване на отдалечените работници към положителни резултати.

Участниците описаха подробно ползите от положителния мултитаскинг в анонимен дневник. „Бях по-малко разочарован от срещи, които не бяха много полезни за мен“, каза един.

Други казаха, че оценяват избора да обръщат голямо внимание, когато е необходимо, след което да се фокусират другаде, когато не е така. Участниците казаха, че многозадачността им е помогнала да намерят информация, като свързани файлове или обмен на имейли, свързана с среща.

Д-р Червински каза, че отдалечените работници, използващи Microsoft Teams или Windows, могат да се обърнат към Focus Assist и Фокусирайте време, за да премахнете разсейващите фактори, които не са от значение за срещата, и отделете време, за да се съсредоточите върху конкретни неща задачи. Документът предпочита всеки инструмент, който отблъсква външните изисквания към вниманието на работниците по време на среща.

Новите, по-добри функции в платформите за отдалечена работа биха могли да отидат още по-далеч, за да насърчат позитивната многозадачност. Документът предлага специфичен за срещата „режим на фокусиране“, за да помогне на работниците да изпълняват много задачи по начини, свързани със среща, като отваряне на имейли или файлове в интерфейса на срещата вместо в друг прозорец или програма. Това би насърчило позитивната многозадачност, като същевременно елиминира разсейващите фактори, намиращи се в други програми.

Изследователите също така предлагат подобрени инструменти за дневен ред, които позволяват на работниците да напуснат срещите по-рано или да се присъединят към средата на срещата, ако само части от срещата са подходящи. Това би могло да се бори с най-големия враг на всеки период на внимание: дълги, скучни срещи.

Отдалечени работници се свързват с дълги срещи

Многозадачността не беше особено често срещана, когато всички срещи бяха обобщени: около 30% от срещите включваха многозадачност по имейл, а приблизително 24% видяха многозадачност с файлове.

Но това се промени с продължителността. Не е изненадващо, че срещите по-кратки от 20 минути показаха няколко случая на многозадачност, но се увеличиха с шокираща скорост като лекарство за среща.

Среща с продължителност от 20 до 40 минути имаше почти два пъти по-голяма вероятност да изпрати участниците да се борят за други работа и предизвикващ стон 80-минутен маратон имаше над шест пъти по-голяма вероятност да види работниците разсеяни.

Размерът на срещата - например броят на присъстващите - също беше от решаващо значение. Срещите един на един насърчаваха най-малкото многозадачност, а трето лице почти не промени резултата. Но потапянето в други задачи стана вероятно, тъй като във видеообаждането се появиха повече лица. Многозадачността беше над два пъти по-вероятно при среща с 10 или повече души.

Един от участниците подробно описа свързана мотивация. „На големите срещи, като кметствата, съм склонен да спирам и всъщност да слушам, когато се говори нещо интересно“, каза участникът. "През останалото време изглежда изобщо не се фокусирам върху работата."

Данните включват друг по-слаб, но по-изненадващ резултат: насрочените срещи са лоша новина. Планирана среща е била около един и половина пъти по-вероятно да насърчи многозадачността, отколкото ad hoc среща. От планираните срещи, повтарящите се срещи бяха най-благоприятната основа за разсейване.

„Как се планират и структурират отдалечените срещи е значително свързано с това кога и до каква степен хората разделят вниманието си“, заключава документът. Така че, преди да натиснете изпращане на покана за едночасова среща, помислете отново – освен ако не искате да дадете време на колегите да изчистят входящата си кутия.