Автоматичните папки са новото тайно оръжие на Dropbox

Dropbox ще автоматично организира вашите папки вместо вас, преименуване, преместване и дори превод на всичко, което пуснете там.

Има много начини за автоматизиране на папките във вашия Dropbox – в края на краищата това е просто папка, пълна с файлове, но наличието на вграден инструмент може да предложи няколко предимства по отношение на удобство, сигурност и надеждност. И все още можете да използвате всички онези инструменти на трети страни, които харесвате. И така, защо автоматизираните папки са толкова страхотна идея и какво могат да направят за вас?

„[Автоматизираните папки са] невероятно лесен начин за управление на всякакъв вид голям, многофайлов проект с множество участници,“ Девън Фата, главен изпълнителен директор на компанията за уеб разработчици Pixoul, каза пред Lifewire по имейл. „Създаването на добра организационна система, която работи за всички, е постоянна битка във всякакъв вид работа, базирана на проекти, и това може да спести много време в тези области.“

Краят на подаване

Папките често са бъркотия. Изхвърляме файлове в папка, за да почистим, да речем, нашите настолни компютри, след което изхвърляме някои от тези файлове в подпапка, за да почистим първата папка. Представете си, ако тези файлове могат да се организират сами.

Дори тези от нас, които държат всичко настрани, могат да се възползват от автоматичното подаване. А с Dropbox скоро ще бъде лесно. Просто трябва да настроите правилата си за автоматизация веднъж, след което Dropbox върши цялата работа.

Например, можете да създадете правило, което автоматично поставя вашите файлове в папки въз основа на датата. Пуснете куп файлове във вашия Dropbox и той ще създаде папки за януари, февруари и така нататък и ще постави вашите файлове в тях. Бъдещите файлове, добавени към основната папка, ще бъдат автоматично преместени в тези подпапки. Идеален е за съхраняване на разписки за вашите данъци, например.

Това е хубаво и вече доста мощно, но така става много по-добре. Dropbox също може автоматично да преименува файлове и снимки, може би въз основа на датата, на която са създадени/заснети. Той също така може да маркира вашите файлове и дори да ги конвертира в други формати. Например, можете да имате папка, която преобразува всичко в PDF или такава, която автоматично разархивира zip файлове.

Хубавото е, че тези действия се задействат чрез преместване на файлове в папки, което може да се направи на всяко свързано устройство.

Алтернативи

Автоматизацията на папки Dropbox в крайна сметка идва за всички, но в момента се разпространява само за бизнес клиенти. Все пак има много още по-мощни опции за автоматизиране на вашите Dropbox папки или всякакви други папки.

Има две основни категории за автоматизиране на папки. Едната е уеб-базирана услуга като Zapier или IFTTT (Ако това, тогава онова). Другият е инструмент, който работи локално на вашия компютър, като отличния Хейзъл за Mac. След това има повече услуги с една цел като Преобразуване в облак, който ще наблюдава папка Dropbox и ще преобразува всичко, което добавите. Той е мощен и лесен за използване.

Предимството на уеб-базирания инструмент е, че може да се свързва с други уеб услуги. IFTTT може да направи някои диви неща. Можете например да накарате вашата интелигентна крушка да мига в червено всеки път, когато има нова статия, публикувана тук в Lifewire News. Zapier предлага още по-дълбоки — макар и много по-сложни за настройка — автоматизации, които се задълбочават във вашите Gmail, Slack, Twitter, Trello, и още.

Недостатъкът на тези онлайн инструменти е, че личните ви данни трябва да напуснат компютъра ви, за да направят своето. От друга страна, голяма част от тези данни така или иначе вече са някъде в облака.

Местни

Ако искате да се заемете наистина сериозно с автоматизацията на вашия компютър, има много инструменти. На Mac и iOS можете да използвате вграденото приложение Shortcuts, което идва с галерия от предварително направени автоматизации. Някои от тях работят и с Dropbox.

За автоматизиране на папки опитайте Hazel. Това следи папките за нови файлове и действа върху тях.

Едно правило на Hazel, което използвам, гледа на работния ми плот за изображения. Той преоразмерява екранните снимки до 2000 пиксела широки, така че мога да ги използвам за онлайн статии като тази. Друго правило взема webp изображения и ги превръща в JPG. Имам и правило, което копира песни в приложението, известно преди като iTunes.

Hazel предлага свой собствен набор от вградени действия, но можете да го използвате и за стартиране на Shortcuts, AppleScripts, Automator действия и дори да пишете свои собствени скриптове на езика за програмиране по ваш избор. Тази модулност го прави едновременно изключително лесен за започване, но и неограничен в неговия потенциал. И, разбира се, може да действа във всяка папка във вашия Dropbox.

Новата вградена автоматизация на Dropbox изглежда страхотно и покрива основите, но се надяваме, че ще предизвика интерес и към по-мощни автоматизации. Защото какъв е смисълът на компютъра, ако той не може да се погрижи за цялата натоварена работа вместо вас?